Gospodarka paletowa to ewidencja palet i innych nośników zwrotnych w magazynie oraz rozliczanie ich z kontrahentami i przewoźnikami, którym nośniki wydano albo od których je przyjęto. Zarządzanie paletami, zarządzanie obiegiem palet i zarządzanie pulą palet opisują ten sam proces z różnych stron: ile palet jakiego typu i jakiej jakości leży w magazynie, którędy przechodzą i kto ile jest komu winien. Studio PWS.net prowadzi ten proces w przeglądarce, na jednym zestawie dokumentów.
W skrócie
Gospodarka paletowa w Studio PWS.net opiera się na dokumentach, stanie magazynu i saldach podmiotów. Każdy ruch palet jest dokumentem (PZ, WZ, ZL, PW, RW albo KS), który najpierw trafia do bufora, a dopiero po przycisku Zatwierdź dostaje numer i zmienia stan oraz saldo. Stan liczy się osobno dla każdej pary lokalizacja, typ palety i klasa jakości, a saldo osobno dla kontrahenta i przewoźnika. Program działa w przeglądarce, nie ma aplikacji mobilnej ani wbudowanej integracji z ERP, a wdrożenie trwa 3-8 tygodni od podpisania umowy.
Czym jest gospodarka paletowa i czym różni się od zarządzania pulą palet
Gospodarka paletowa to prowadzenie obiegu nośników: ewidencja ich stanu w magazynie i rozliczanie z podmiotami, które je dostały albo oddały. Zarządzanie paletami zaczyna się od pytania, ile sztuk danego typu leży w magazynie i w jakim są stanie. Zarządzanie obiegiem palet dotyczy drogi nośnika od przyjęcia, przez magazyn, po wydanie i zwrot. Zarządzanie pulą palet obejmuje cały zbiór nośników, którymi firma obraca: własnych, wymiennych i najmowanych od operatora puli.
W programie każde z tych pytań ma swój ekran. Poniższa tabela pokazuje, gdzie szukać odpowiedzi i skąd system bierze liczbę.
| Pytanie | Ekran w menu | Skąd liczba |
|---|---|---|
| Ile palet jakiego typu i klasy jest w magazynie? | Magazyn, Stany, Stan magazynu | Zatwierdzone dokumenty, osobno dla lokalizacji, typu i klasy |
| Ile palet zostało u kontrahentów i przewoźników? | Rozliczenia, Salda kontrahentów i Salda przewoźników | Zatwierdzone dokumenty podmiotu |
| Z jakiego dokumentu wynika dana liczba? | Przycisk Ruchy salda lub Historia | Lista ruchów z saldem narastającym |
| Czy stan i salda zgadzają się z dokumentami? | Raporty, Kontrola, Zgodność stanu z ruchami | Porównanie stanu i sald z sumą ruchów |
| Czy liczba w systemie zgadza się z tym, co leży na placu? | Magazyn, Inwentaryzacja | Ilość policzona na każdej pozycji |
Saldo i jego limity opisuje strona o saldach palet, a ostrzeżenie lub blokadę przy wydaniu - strona o limitach sald paletowych. Zgodność stanu z dokumentami sprawdza kontrola zgodności stanu i sald.
Obieg palety i dokumentu w programie
Paleta przechodzi przez Studio PWS.net tak samo jak przez magazyn: przyjęcie od kontrahenta lub przewoźnika (PZ), ewentualne przesunięcie albo zmiana klasy jakości (ZL) i wydanie (WZ). Każdy z tych ruchów jest osobnym dokumentem i dotyka dwóch liczb: stanu magazynu oraz salda podmiotu.
Saldo dodatnie oznacza, że podmiot jest winien nam palety. Wydanie zwiększa saldo podmiotu, a przyjęcie je zmniejsza. Dokument zmienia saldo jednej strony: kontrahenta albo przewoźnika. Druga strona jest informacją o transporcie, dlatego przy każdym dokumencie wybiera się stronę salda. Kierowca jest polem dokumentu, a nie podmiotem z własnym saldem.
Poza PZ, WZ i ZL program ma jeszcze PW i RW (ruchy wewnętrzne, bez kontrahenta), KS (korekta salda, używana także przy bilansie otwarcia), INW (inwentaryzacja) i ST (storno). Każdy opisuje strona o dokumentach magazynowych palet, a zasady bufora, zatwierdzenia i storno - strona o buforze dokumentu magazynowego.
Rejestr Bufor (do zatwierdzenia) zbiera dokumenty, które nie zmieniły jeszcze ani stanu, ani sald. Widać w nim typ, rodzaj, stronę salda i podmiot, a przycisk Zatwierdź działa na zaznaczonym wierszu.
Sześć grup menu i sześć obszarów gospodarki paletowej
Menu Studio PWS.net ma sześć grup roboczych: Dokumenty, Magazyn, Rozliczenia, Kartoteki, Raporty i Administracja. Osobno stoi Pulpit z kafelkami: dokumenty w buforze, stan magazynu, typy poza progami, lokalizacje przepełnione i salda ponad limit. Menu zależy od roli, a rola PWS - biuro widzi całość. Każda grupa ma swoją stronę opisową.
Dokumenty
Menu Nowy dokument zawiera sześć typów (PZ, WZ, ZL, PW, RW, KS), a rejestry pokazują bufor, przyjęcia, wydania i wszystkie dokumenty. Cykl życia opisuje strona o buforze, zatwierdzeniu i storno, a wydruk dla kierowcy - strona o kwicie paletowym, który drukuje się po polsku, angielsku albo niemiecku. Układ kwitu w obu wersjach językowych pokazuje strona wzór kwitu paletowego.
Magazyn
Stan magazynu i Stan na dzień oraz Inwentaryzacja. Stan jest liczony osobno dla lokalizacji, typu palety i klasy jakości, co opisują strony o magazynie palet i klasach jakości palet. Zmianę miejsca lub klasy rejestruje dokument ZL, opisany na stronie o przesunięciach palet, a spis - inwentaryzacja palet.
Rozliczenia
Salda kontrahentów i Salda przewoźników z kolumną limitu. Liczenie sald omawia strona o saldach palet, a kontrolę przy wydaniu - limity sald paletowych.
Kartoteki
Podmioty (kontrahenci, przewoźnicy, kierowcy), typy palet, lokalizacje i import z bilansem otwarcia. Relacje między kartotekami wyjaśnia strona kartoteki palet i podmiotów, a start na danych z arkusza - import bilansu otwarcia palet.
Raporty
Raporty sald (salda bieżące, salda na dzień, obroty sald za okres, obroty kierowców) oraz Kontrola. Opisują je strony raporty sald paletowych i kontrola zgodności stanu i sald.
Administracja
Ustawienia obejmują okresy rozliczeniowe, słowniki i rodzaje dokumentów. Zamykanie miesiąca opisuje strona okresy rozliczeniowe palet.
Grupa Rozliczenia pokazuje, ile palet podmiot wziął, ile oddał i czy mieści się w limicie. W danych demonstracyjnych 12 kontrahentów jest winnych nam razem 1270 szt., a my im 1031 szt.
Trzy rodzaje obiegu nośnika w kartotece
Każdy typ palety w kartotece ma przypisany obieg: Wymienna, Najmowana albo Własna. Wymienna to palety EUR i EPAL wymieniane z kontrahentem w relacji sztuka za sztukę, najmowana to nośnik pożyczany od operatora puli, na przykład CHEP lub LPR, a własna to nośnik należący do firmy, jak skrzynka E2 w danych demonstracyjnych.
Obieg jest atrybutem typu palety, a saldo liczy się ilościowo dla każdego typu osobno. Uzgadniania stanu z operatorem puli program nie wykonuje: rozliczenie z CHEP czy LPR odbywa się poza Studio PWS.net. Różnice między wymianą a poolingiem opisuje strona pooling palet a wymiana palet, a model, w którym nośniki krążą tylko między firmą i stałymi odbiorcami - strona o zamkniętym obiegu palet. Zasady samej wymiany na rampie wyjaśnia poradnik o wymianie palet.
Co robi system, a co robi pracownik
System liczy i pilnuje, pracownik wprowadza fakty z rampy. Podział jest taki sam przy każdym dokumencie.
| Zadanie | Pracownik | System |
|---|---|---|
| Przyjęcie dostawy | Wybiera rodzaj dokumentu i stronę salda, wpisuje pozycje (typ, klasa, lokalizacja, ilość) i numer kwitu partnera | Przy zatwierdzeniu sprawdza, czy dokument ma pozycję i czy data nie jest z przyszłości ani z okresu zamkniętego |
| Numeracja | Nie wpisuje numeru | Nadaje numer z licznika w chwili zatwierdzenia, bez luk w numeracji |
| Saldo podmiotu | Nie liczy ręcznie | Liczy je z zatwierdzonych dokumentów, osobno dla roli kontrahenta i przewoźnika |
| Limit salda | Ustala limit i działanie (Ostrzeżenie albo Blokada) w kartotece podmiotu | Po zatwierdzeniu WZ ostrzega albo odmawia, jeśli saldo przekracza limit |
| Poprawa błędu | Wystawia storno i podaje powód (min. 5 znaków) | Tworzy osobny dokument ST, a oryginał oznacza jako Anulowany |
| Liczenie palet | Liczy palety na lokalizacjach zakresu | Wymaga ilości policzonej na każdej pozycji, zanim zatwierdzi inwentaryzację |
Czego Studio PWS.net nie robi
Studio PWS.net to ewidencja i rozliczanie nośników, a nie system magazynowy, platforma integracyjna ani narzędzie do komunikacji z operatorem puli. Poniższe rzeczy nie są jego funkcjami.
Nie ma aplikacji mobilnej, terminala rampy ani pracy offline. Układ jest czytelny na tablecie, ale telefon nie jest głównym nośnikiem pracy.
Program nie obsługuje RFID ani skanowania kodów EAN, SSCC i GS1 przy przyjęciu. Identyfikator nośnika na pozycji dokumentu jest polem informacyjnym.
Nie ma wbudowanej integracji z ERP, WMS ani SAP; ewentualne prace są osobne, a zakres ustala się przed wyceną. Nie ma alertów e-mail ani SMS, stany i limity widać na pulpicie i w tabelach.
Nie ma wyciągów sald, potwierdzania salda przez partnera w podstawowej ewidencji palet, uzgadniania z operatorem puli ani fakturowania kaucji i najmu palet. W module dla centrów logistycznych partner potwierdza saldo albo zgłasza rozbieżność w portalu partnera, a Centrum rozstrzyga zgłoszenie. Nie ma też podpisu na ekranie i załączników do dokumentu PZ lub WZ; podpis na ekranie i zdjęcia ma tylko kwit bramy w module dla centrów logistycznych.
Arkusz kalkulacyjny czy program do gospodarki paletowej
Arkusz wystarcza, dopóki jedna osoba pilnuje kilku kontrahentów. Przy wielu podmiotach i lokalizacjach zaczyna brakować tego, co daje dokument z pełnym cyklem życia, od bufora do storna.
| Obszar | Arkusz kalkulacyjny | Studio PWS.net |
|---|---|---|
| Zapis ruchu | Wpis w komórce, bez statusu | Dokument z buforem i zatwierdzeniem, numer bez luk |
| Poprawa błędu | Nadpisanie komórki, bez śladu | Storno z powodem albo korekta, oryginał pozostaje widoczny |
| Saldo podmiotu | Wzór, który można zmienić | Liczone z zatwierdzonych dokumentów, z historią w Ruchach salda |
| Stan | Suma w kolumnie | Stan osobno dla lokalizacji, typu i klasy, z kontrolą zgodności z ruchami |
| Limit salda | Pamięć pracownika | Limit w kartotece podmiotu, ostrzeżenie albo blokada przy WZ |
| Zamknięcie miesiąca | Kopia pliku | Okres rozliczeniowy: po zamknięciu nie zatwierdza się ani nie stornuje dokumentów z datą w okresie |
Wdrożenie i przejście z arkusza
Wdrożenie Studio PWS.net trwa 3-8 tygodni od podpisania umowy, a wycena jest indywidualna: cen nie publikujemy, a czynniki wyceny opisuje strona cennik. Dane startowe wprowadza się w menu Kartoteki, Import: kontrahentów i przewoźników, typy palet i lokalizacje, a potem Bilans otwarcia.
Bilans otwarcia działa przez szablon z wierszami STAN (lokalizacja, typ palety, klasa, ilość) i SALDO (podmiot, rola, typ, klasa, ilość). Błąd w jednym wierszu odrzuca cały plik, a poprawny import tworzy dokumenty KS w buforze. Dopiero ich zatwierdzenie zmienia stan i salda. Cały przebieg opisuje strona o imporcie bilansu otwarcia palet.
Zmiany dla użytkowników poprzedniej wersji
Nowa wersja Studio PWS.net na platformie GT ma inne menu i słownictwo niż poprzednia: dokument zatwierdza się przyciskiem Zatwierdź, a przycisk Zapisz zachowuje tylko bufor. Zestawienie zmian znajdziesz na stronie nowa wersja Studio PWS.net, a pełną listę wymagań technicznych w specyfikacji.
Tematy pokrewne: eCMR a rozliczenie palet, PPWR a opakowania zwrotne, ewidencja palet przy doładunkach i drobnicy i potwierdzenie salda paletowego z przewoźnikiem.
Jak gospodarka paletowa wygląda w codziennej pracy działu rozliczeń, pokazuje artykuł dzień z życia specjalisty ds. rozliczeń palet.