Kontrola zgodności stanu palet w Studio PWS.net to ekran Zgodność stanu z ruchami w menu Kontrola. Sprawdza dwie rzeczy: czy stan każdej pozycji magazynu równa się sumie ruchów zatwierdzonych dokumentów oraz czy salda zgadzają się z dokumentami, z których powstały. Wynikiem są dwa komunikaty, „Stan zgodny z dokumentami.” i „Salda zgodne z dokumentami.”, a przycisk Sprawdź ponownie powtarza kontrolę na żądanie.
W skrócie
Ekran Zgodność stanu z ruchami zawiera dwie kontrole. Pierwsza porównuje stan każdej pozycji (lokalizacja + typ palety + klasa) z sumą ruchów zatwierdzonych dokumentów; korekty salda KS nie zmieniają stanu i nie biorą w niej udziału. Druga sprawdza, czy każdy ruch salda ma podmiot z tej firmy i czy dokument anulowany razem ze swoim stornem zeruje saldo. Pole wyboru Wszystkie magazyny firmy obejmuje kontrolą magazyny całej firmy. Kontrola porównuje liczby z dokumentami, a z rzeczywistym stanem palet na placu porównuje je dopiero inwentaryzacja.
Skąd bierze się stan i saldo, które kontrola sprawdza
Stan i salda nie są wpisywane ręcznie, tylko wynikają z zatwierdzonych dokumentów: stan z ruchów palet między lokalizacjami i na zewnątrz firmy, saldo z ruchów rozliczanych z podmiotem.
Stan zmieniają zatwierdzone dokumenty PZ, WZ, PW i RW oraz przesunięcia ZL i ich storna, natomiast korekty salda KS zmieniają wyłącznie saldo podmiotu. Dokument w buforze nie zmienia żadnej z tych wielkości. Dopiero zatwierdzenie nadaje numer i zmienia stan oraz saldo, o czym szerzej pisze artykuł o buforze dokumentu magazynowego i storno. Skoro obie liczby wynikają z dokumentów, ich zgodność da się sprawdzić mechanicznie i właśnie to robi ekran kontroli. Przy audycie ewidencji palet, własnym albo prowadzonym przez klienta, daje to szybką odpowiedź na pytanie, czy liczby w programie wynikają z dokumentów.
Kontrola stanu a ruchy dokumentów
Pierwsza kontrola sprawdza, czy stan każdej pozycji, czyli zestawu lokalizacja + typ palety + klasa, równa się sumie ruchów zatwierdzonych dokumentów dotyczących tej pozycji.
Opis na ekranie dodaje wyjątek: korekty salda KS nie zmieniają stanu i nie biorą udziału w tej kontroli. Korekta KS poprawia rozliczenie z podmiotem, a nie liczbę palet w lokalizacji. Ekran w nagłówku tej strony pokazuje wynik z danych demonstracyjnych: komunikat „Stan zgodny z dokumentami.” w zielonej ramce, a nad nim czas ostatniego sprawdzenia, w demo 2026-11-02 10:04.
Ponieważ stan jest liczony osobno dla każdej pozycji, kontrola dotyczy każdej z nich z osobna. W danych demonstracyjnych widok Stan magazynu ma 16 wierszy i łącznie 3308 szt., a każdy z tych wierszy jest jedną pozycją, którą kontrola zestawia z dokumentami. Historię jednej pozycji można prześledzić na ekranie Pozycje dokumentów, który otwiera przycisk Historia w widoku Stan magazynu; opisuje go strona o magazynie palet.
Kontrola sald a dokumenty
Druga kontrola sprawdza dwie reguły: każdy ruch salda musi mieć podmiot z tej firmy, a dokument anulowany razem ze swoim stornem musi zerować saldo.
Druga reguła wynika z tego, jak program poprawia zatwierdzone dokumenty. Dokument zatwierdzony nie ma edycji: poprawia się go stornem, czyli osobnym dokumentem ST z powodem o długości co najmniej pięciu znaków, a oryginał dostaje status Anulowany. W ruchach salda oba dokumenty są widoczne, ale się znoszą, więc suma po obu jest zerowa. Kontrola potwierdza, że tak jest dla wszystkich podmiotów. W danych demonstracyjnych saldo mają 12 podmiotów: łącznie są winne firmie 1270 palet, a firma jest winna im 1031 palet. Każdy z tych podmiotów podlega drugiej kontroli.
W danych demonstracyjnych podmiot AGRO-WLKP ma 47 pozycji historii. Pierwszy wiersz to Saldo na początek okresu, potem idą dokumenty z datą operacji, numerem, typem (KS, WZ), rodzajem, typem palety i klasą.
Ekran Ruchy salda pokazuje, jak wygląda saldo rozłożone na dokumenty. Pasek wartości nad listą podaje w demo wydano 710, przyjęto 470 i saldo na koniec okresu 240, a kolumny Wydano (+), Przyjęto (-) i Saldo narastająco pozwalają prześledzić, jak ta liczba powstała. Każde saldo da się więc rozłożyć na dokumenty, a kontrola sprawdza, czy ta suma jest spójna. Jak raporty czytają te same dane, opisuje artykuł o raportach sald palet.
Kiedy uruchamiać kontrolę
Najlepszy moment na kontrolę to chwila przed zamknięciem okresu rozliczeniowego, bo po zamknięciu nie można zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą w tym okresie.
Poprawka po zamknięciu wymagałaby ponownego otwarcia okresu, a to możliwe tylko dla ostatniego zamkniętego okresu, z powodem i z rolą administratora. Zasady opisuje artykuł o okresach rozliczeniowych palet. Drugi moment to dzień po imporcie bilansu otwarcia i po zatwierdzeniu inwentaryzacji: oba zdarzenia wprowadzają do programu wiele dokumentów naraz, a kontrola pozwala od razu sprawdzić, czy stan i salda z nimi się zgadzają. Szczegóły importu opisuje strona o bilansie otwarcia palet, a liczenie opisuje strona o inwentaryzacji palet.
Kontrolę opłaca się też uruchomić przed rozmową z kontrahentem o saldzie. Jeśli potwierdza zgodność, spór nie dotyczy już ewidencji w programie, lecz tego, co zapisano w dokumentach: brakującego kwitu albo niewpisanego zwrotu. Takie rozmowy ułatwia kwit paletowy wydrukowany z zatwierdzonego dokumentu.
Co robi system, a co pracownik
System sprawdza spójność liczb z dokumentami, a pracownik odpowiada za to, żeby dokumenty odzwierciedlały rzeczywistość.
| Zadanie | Co robi system | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Liczenie stanu i sald | Wylicza je z zatwierdzonych dokumentów. | Zatwierdza dokumenty z bufora. |
| Porównanie | Porównuje stan każdej pozycji z sumą ruchów i sprawdza ruchy sald oraz parę dokument + storno. | Uruchamia ekran i w razie potrzeby przycisk Sprawdź ponownie, a pole Wszystkie magazyny firmy zaznacza, gdy chce objąć całą firmę. |
| Wynik | Pokazuje komunikat dla każdej kontroli i czas sprawdzenia. | Czyta komunikaty i decyduje, czy działać. |
| Poprawka | Wymaga storna z powodem albo dokumentu korygującego, bo zatwierdzonego dokumentu nie ma jak edytować. | Ustala przyczynę i wystawia właściwy dokument. |
| Zgodność z rzeczywistością | Nie sprawdza jej, bo nie widzi palet na placu. | Liczy palety w inwentaryzacji. |
Czego kontrola nie sprawdza
Kontrola nie sprawdza zgodności programu z rzeczywistością: porównuje liczby z dokumentami, a nie z paletami na placu.
Paletę, której nikt nie zarejestrował, kontrola nie zobaczy, a dokument z błędną ilością przejdzie ją bez uwag, jeśli stan i saldo wynikają z niego poprawnie. Nie sprawdza też salda po stronie kontrahenta: program nie ma wyciągów sald ani potwierdzania salda przez partnera, więc uzgodnienie odbywa się poza programem. Nie wysyła alertów e-mail ani SMS o niezgodnościach; wynik widać na ekranie po jego otwarciu lub po kliknięciu Sprawdź ponownie. Dokumenty w buforze są poza kontrolą, bo nie zmieniają stanu ani sald, dlatego ich zatwierdzenie warto zrobić przed uruchomieniem kontroli. Kartoteki, na których opierają się dokumenty, opisuje artykuł o kartotekach palet i podmiotów, a całość rozliczeń strona o saldach palet.
Zgodność z dokumentami nie oznacza więc zgodności z rzeczywistością. Od porównania z rzeczywistością jest inwentaryzacja, a kontrola zgodności daje jej solidny punkt wyjścia: skoro liczby w programie wynikają z dokumentów, każdą różnicę wykrytą przy liczeniu można przypisać do konkretnej pozycji.