Limit salda palet to największe saldo, jakie firma toleruje u danego podmiotu, zanim Studio PWS.net zareaguje przy wydaniu. Limit wpisuje się w kartotece podmiotu razem z akcją: Ostrzeżenie prosi o potwierdzenie, a Blokada odmawia zatwierdzenia wydania WZ. Podmioty bez limitu mają w widoku sald oznaczenie Bez limitu.
Limit salda jest przypisany do podmiotu i ma akcję: Ostrzeżenie albo Blokada. Przy zatwierdzaniu wydania WZ program porównuje saldo podmiotu z limitem - ostrzeżenie wymaga potwierdzenia, blokada kończy się odmową. Zatwierdzenie mimo blokady jest możliwe tylko z uprawnieniem kierownika albo koordynatora i z podaniem powodu. Dokumenty KS i ST oraz bufory nie podlegają kontroli. Podmioty ponad limit widać w kolumnach Limit i Limit salda, w filtrze Tylko ponad limit oraz na kafelku Pulpitu Salda ponad limit.
Czym jest limit salda palet i kogo dotyczy
Limit salda to wartość w sztukach palet, którą przypisuje się podmiotowi w kartotece. Wyznacza granicę, po której przekroczeniu program reaguje przy wydaniu palet: ostrzega albo odmawia. Kartoteka Podmiot obejmuje zarówno kontrahentów, jak i przewoźników, więc limit jest atrybutem podmiotu, a nie osobnym ustawieniem w module rozliczeń.
Saldo dodatnie oznacza, że podmiot jest nam winien palety. Wydanie zwiększa saldo podmiotu, a przyjęcie je zmniejsza, dlatego limit chroni firmę przed sytuacją, w której kolejne wydania powiększają zadłużenie paletowe bez zwrotów. Jak saldo jest liczone z dokumentów, opisuje strona o saldach palet.
W danych demonstracyjnych Agrohurt Wielkopolska ma saldo 240 palet przy limicie 200, więc widok Salda kontrahentów oznacza go jako Ponad limit. Browar Kujawski ma saldo -137 przy limicie 300 i jest W limicie: ujemne saldo ma kierunek Winni im, czyli to my jesteśmy winni podmiotowi palety. Chemia Opole, Dystrybucja Śląsk i Hurtownia Bałtyk nie mają limitu i widnieją jako Bez limitu.
Ostrzeżenie i blokada przy zatwierdzaniu wydania WZ
Przy zatwierdzaniu WZ program porównuje saldo podmiotu z limitem. Gdy saldo mieści się w limicie, dokument zatwierdza się normalnie. Gdy jest ponad limit, reakcja zależy od akcji zapisanej przy limicie.
Akcja Ostrzeżenie pokazuje komunikat i prosi o potwierdzenie. Pracownik, który zna kontekst, na przykład wie, że kontrahent odeśle palety następnego dnia, może potwierdzić i zatwierdzić WZ. Akcja Blokada kończy się odmową zatwierdzenia. Zatwierdzenie mimo blokady jest możliwe tylko z uprawnieniem kierownika albo koordynatora i wymaga podania powodu.
Do zatwierdzenia dokument WZ jest buforem, więc kontrola nie przeszkadza w przygotowaniu wydania. Dopiero przycisk Zatwierdź uruchamia porównanie z limitem. Poza kontrolą pozostają dokumenty KS (korekta salda), ST (storno) i wszystkie bufory. Cykl życia dokumentu od bufora po storno opisuje strona o buforze, zatwierdzeniu i storno dokumentu.
Co zrobić, gdy program odmawia zatwierdzenia wydania
Odmowa zatwierdzenia nie kasuje dokumentu: WZ zostaje buforem i można do niego wrócić. Pracownik ma wtedy dwie drogi. Pierwsza to wyjaśnienie salda: w widoku Ruchy salda sprawdza, ile palet podmiot rzeczywiście jest winien i czy któryś zwrot nie czeka jeszcze na wprowadzenie jako dokument PZ. Przyjęcie zmniejsza saldo, więc po zatwierdzeniu zaległego PZ saldo może zejść poniżej limitu, a WZ przejdzie bez wyjątku.
Druga droga to decyzja kierownika. Osoba z odpowiednim uprawnieniem zatwierdza WZ mimo blokady i wpisuje powód, na przykład pilną dostawę uzgodnioną z kontrahentem. Na wydrukowanym kwicie paletowym pojawia się wtedy saldo podmiotu po dokumencie, więc kierowca i odbiorca widzą, jaki stan zostawia wydanie.
Gdzie widać podmioty ponad limit
Podmioty ponad limit widać w menu Rozliczenia, w widokach Salda kontrahentów i Salda przewoźników. Zrzut w nagłówku tej strony pokazuje pierwszy z nich: kolumny Wydano, Przyjęto, Saldo, Kierunek, Limit, Limit salda i Ostatni ruch, a nad tabelą filtry Saldo na dzień, Pokaż rozliczone oraz Tylko ponad limit.
Kolumna Limit salda przyjmuje trzy wartości: Ponad limit, W limicie i Bez limitu. Zaznaczenie pola Tylko ponad limit zostawia w tabeli wyłącznie podmioty, które przekroczyły ustaloną granicę. Pasek nad tabelą pokazuje liczbę podmiotów oraz sumy Winni nam razem i Winni im razem - w danych demonstracyjnych 12 podmiotów, 1270 palet winnych nam i 1031 palet, które my jesteśmy winni.
Ten sam sygnał jest na Pulpicie w kafelku Salda ponad limit, a tabele Największe salda kontrahentów i przewoźników otwierają dwuklikiem ruchy salda wybranego podmiotu. Przycisk Ruchy salda w widoku Salda kontrahentów pokazuje historię z saldem narastającym od salda na początek okresu, więc widać, które wydanie przesunęło podmiot ponad limit. Zestawienia do druku, w tym Salda bieżące i Salda na dzień, opisuje strona o raportach sald paletowych.
Gdzie ustawia się limit w kartotece podmiotu
Limit ustawia się w kartotece Podmiot, w menu Kartoteki, Podmioty, Kontrahenci albo Przewoźnicy. Formularz ma sekcje Identyfikacja, Role w rozliczeniach (Kontrahent i Przewoźnik), Adres oraz Kontakt i korespondencja, a limit salda należy do atrybutów podmiotu. W siatce kartoteki limit pojawia się w kolumnie z wartością i akcją, na przykład 200 · Blokada albo 300 · Ostrzeżenie.
Na zrzucie otwarty jest formularz Podmiot dla Agrohurtu Wielkopolskiej z kodem AGRO-WLKP, rolą Kontrahent, NIP-em i adresem. Za oknem, w siatce kartoteki, widać kolumnę limitów: 200 · Blokada, 300 · Ostrzeżenie, 150 · Ostrzeżenie i 50 · Blokada. Przycisk Pobierz z rejestru pozwala po wpisaniu NIP pobrać nazwę, adres, REGON i status VAT z rejestrów publicznych.
Podmiotu, który ma ruchy, nie usuwa się, tylko dezaktywuje, więc limit i historia salda pozostają dostępne po wycofaniu kontrahenta z obrotu. Wszystkie kartoteki, od typów palet po lokalizacje, omawia strona o kartotekach palet i podmiotów.
Jak dobrać wysokość limitu
Limit ma sens wtedy, gdy odpowiada rzeczywistej rotacji palet u podmiotu. Zbyt niski blokowałby zwykłe wydania i zmuszał do ciągłego potwierdzania wyjątków, a zbyt wysoki nigdy by się nie uruchomił. Dobry punkt wyjścia to saldo, które podmiot zwykle utrzymuje między kolejnymi zwrotami, powiększone o jedno typowe wydanie. Raporty Ruchy salda i Obroty sald za okres pokazują historię, na której można tę wartość oprzeć.
Akcję Ostrzeżenie warto wybrać dla stałych partnerów, u których saldo naturalnie się waha. Blokadę lepiej zachować dla podmiotów, u których przekroczenie powinno być wyjątkiem wymagającym decyzji kierownika. Przy rozliczeniach po zamknięciu miesiąca przyda się też strona o okresach rozliczeniowych palet.
Podział pracy - co robi system, a co pracownik
Limit przenosi decyzję o wydaniu na kierownika dopiero wtedy, gdy saldo wychodzi poza ustaloną granicę.
| Etap | Co robi pracownik | Co robi system |
|---|---|---|
| Ustalenie limitu | Wpisuje wartość limitu i akcję (Ostrzeżenie albo Blokada) w kartotece Podmiot. | Zapisuje limit przy podmiocie i pokazuje go w kolumnach Limit oraz Limit salda. |
| Wydanie palet | Przygotowuje WZ w buforze i klika Zatwierdź. | Porównuje saldo podmiotu z limitem. Przy Ostrzeżeniu prosi o potwierdzenie, przy Blokadzie odmawia. |
| Wyjątek | Kierownik albo koordynator z uprawnieniem zatwierdza mimo blokady i podaje powód. | Dopuszcza zatwierdzenie mimo blokady tylko z uprawnieniem i powodem. |
| Przegląd sald | Otwiera Salda kontrahentów i zaznacza Tylko ponad limit albo patrzy na kafelek Pulpitu. | Pokazuje podmioty ponad limit, kierunek salda i datę ostatniego ruchu. |
| Wyjaśnianie przyczyn | Otwiera Ruchy salda wybranego podmiotu i szuka dokumentu, który przesunął saldo. | Pokazuje historię salda z saldem narastającym i pozwala otworzyć dokument. |
Czego limit salda w Studio PWS.net nie robi
Limit nie wysyła alertów e-mailem ani SMS-em: przekroczenie widać wyłącznie w kolumnach, w filtrze Tylko ponad limit i na kafelku Pulpitu. Program nie ma też wyciągów sald wysyłanych kontrahentom ani potwierdzania salda przez partnera. Brakuje w nim wiekowania zadłużenia paletowego, a wartości sald w złotych nie są dostępne jako raport. Kontrola dotyczy zatwierdzania wydań WZ i nie obejmuje KS, ST ani buforów, więc saldo może znaleźć się ponad limitem także po korekcie.