Bufor to status roboczy dokumentu magazynowego w Studio PWS.net. Dokument w buforze nie ma numeru, nie zmienia stanu magazynu i nie zmienia salda kontrahenta ani przewoźnika - robi to dopiero przycisk Zatwierdź. Zatwierdzonego dokumentu nie edytuje się: błąd poprawia się stornem albo korektą salda, dzięki czemu w ewidencji zostaje ślad każdej zmiany.
Każdy dokument PZ, WZ, ZL, PW, RW i KS powstaje jako bufor: roboczy, bez numeru, bez wpływu na stan i saldo. Przycisk Zatwierdź nadaje numer z licznika i wymaga co najmniej jednej pozycji, a stan oraz saldo zmieniają się dopiero po nim. Zatwierdzonego dokumentu nie ma jak edytować - cofa go storno (osobny dokument ST, powód co najmniej 5 znaków, jedno storno na dokument), a samo saldo poprawia korekta KS. Usunięty bufor nie zostawia luki w numeracji.
Czym jest bufor dokumentu w ewidencji palet
Bufor to etap życia dokumentu, w którym jest on jeszcze roboczy: można go swobodnie zmieniać albo usunąć, a ewidencja traktuje go jak szkic. Dokument w buforze nie ma numeru (w kolumnie Numer widać słowo BUFOR), nie przesuwa palet w stanie magazynu i nie zmienia salda żadnej ze stron.
Każdy nowy dokument zaczyna jako bufor, niezależnie od typu: PZ, WZ, ZL, PW, RW oraz KS. Zrzut w nagłówku tej strony pokazuje formularz przyjęcia zewnętrznego z tytułem PZ - przyjęcie zewnętrzne · BUFOR. Rodzaj dokumentu to Wymiana na rampie - przyjęcie od przewoźnika, data operacji to 2026-10-25, a w polu Strona salda zaznaczono Przewoźnik. Formularz przypomina zasadę, na której opiera się cała ewidencja: dokument zmienia saldo jednej strony, kontrahenta albo przewoźnika, a druga strona jest tylko informacją o transporcie.
Na dole formularza jest pasek z przyciskami Zapisz, Zatwierdź, Drukuj, Kopiuj do nowego, Usuń bufor i Zamknij. Zapisz zachowuje bufor w stanie roboczym i niczego nie zatwierdza. Użytkownicy poprzedniej wersji programu, działającej na platformie RS, powinni zapamiętać tę różnicę: w Studio PWS.net na platformie GT dokument zatwierdza się przyciskiem Zatwierdź, a nie Zapisz.
Wszystkie dokumenty czekające na decyzję zbiera rejestr Bufor (do zatwierdzenia) w grupie menu Dokumenty, w części Rejestry. Na Pulpicie ten sam zbiór pokazują kafelki Dokumenty w buforze oraz Mój bufor.
W danych demonstracyjnych w buforze czeka osiem dokumentów z datą operacji 2026-10-25: korekta salda KS, trzy wydania WZ, jedno sortowanie ZL i trzy przyjęcia PZ. Każdy ma numer BUFOR i status Bufor, a dokument ZL ma w kolumnie Strona salda wartość Bez salda. Nad tabelą są przyciski Otwórz, Drukuj, Kopiuj do nowego, Zatwierdź, Storno i Odśwież.
Co zmienia się w stanie i saldzie na każdym etapie
Dokument ma trzy statusy: Bufor, Zatwierdzony i Anulowany. Stan magazynu i saldo zmieniają się dopiero w statusie Zatwierdzony, a storno cofa ten skutek bez usuwania dokumentu z rejestru.
Numer nadawany jest przy zatwierdzeniu, w tej samej transakcji, w której zmieniają się stan i saldo. Dlatego w numeracji danego rodzaju dokumentu nie ma luk: numer widoczny w rejestrze oznacza dokument, który rzeczywiście wpłynął na ewidencję. Bufor usunięty przed zatwierdzeniem nie dostaje numeru i nie zostawia dziury w liczniku.
Bufor nie jest jednak niewidoczny. W widoku Stan magazynu kolumny W buforze wydań i W buforze przyjęć pokazują ilości z dokumentów jeszcze niezatwierdzonych, a ekran przypomina, że te ilości są informacyjne i że do wydania dostępny jest tylko stan. W danych demonstracyjnych przy stanie 3308 sztuk w buforze wydań było 180 sztuk, a w buforze przyjęć 140. Magazynier widzi więc, co jest w drodze, ale nie może wydać palet z przyjęcia, które nadal czeka w buforze.
Tak samo działa saldo. Widok Salda kontrahentów i raporty liczą wyłącznie dokumenty zatwierdzone, więc wydanie WZ, które leży w buforze, nie zmienia jeszcze salda kontrahenta. Zmieni je dopiero zatwierdzenie.
Zatwierdzenie dokumentu PZ i WZ
Zatwierdzenie to jednorazowa operacja, w której program sprawdza dokument, nadaje mu numer i zapisuje skutki w stanie i saldzie. Wykonuje się ją przyciskiem Zatwierdź w formularzu dokumentu albo w rejestrze Bufor (do zatwierdzenia), po zaznaczeniu wiersza.
Program nie zatwierdzi dokumentu bez co najmniej jednej pozycji. Pozycja opisuje typ palety, klasę jakości, lokalizację i ilość; dodatkowo można wpisać identyfikator nośnika i uwagi. Data operacji nie może wypadać w przyszłości ani w okresie rozliczeniowym, który biuro już zamknęło - zasady zamykania opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet.
Wydanie WZ zatwierdza się wyłącznie ze stanu zatwierdzonego, więc palety z przyjęcia czekającego w buforze nie wchodzą do puli dostępnej do wydania. Przy zatwierdzaniu WZ program sprawdza też saldo podmiotu względem ustalonego limitu: zależnie od ustawienia pokazuje ostrzeżenie do potwierdzenia albo odmawia zatwierdzenia. Ten mechanizm opisuje strona o limicie salda palet.
Po zatwierdzeniu dokument ma numer i status Zatwierdzony, a z rejestru można wydrukować kwit paletowy. Na wydruku widnieje numer dokumentu, saldo podmiotu po dokumencie oraz adnotacja, kto dokument zatwierdził i kiedy. Przegląd wszystkich typów dokumentów znajdziesz w opisie dokumentów magazynowych palet.
Storno dokumentu magazynowego zamiast usuwania
Storno to osobny dokument typu ST, który cofa skutek zatwierdzonego dokumentu. Oryginał dostaje status Anulowany i zostaje w rejestrze razem ze swoim numerem, a stan i saldo przestają zawierać jego skutek.
Zasady są ścisłe. Stornować można tylko dokument zatwierdzony - bufor się usuwa, a nie stornuje. Storno wymaga powodu wpisanego tekstem, o długości co najmniej pięciu znaków. Do jednego dokumentu można wystawić jedno storno. Nie można też stornować dokumentu, którego data operacji wypada w okresie rozliczeniowym zamkniętym.
W rejestrach dokumentów wystarczy zaznaczyć wiersz i kliknąć Storno. Dokumenty ST zbiera rejestr Korekty sald i storna. W widoku Ruchy salda oryginał i storno są widoczne obok siebie, ale ich skutki się znoszą, więc historia salda pokazuje, że błąd wystąpił i jak go poprawiono. Poprawny dokument wprowadza się od nowa jako nowy bufor, a przycisk Kopiuj do nowego oszczędza ponownego wpisywania pozycji.
Zgodność tego mechanizmu sprawdza kontrola Zgodność stanu z ruchami: dokument anulowany razem ze stornem musi zerować saldo, a stan każdej pozycji musi równać się sumie ruchów zatwierdzonych dokumentów. Opisuje ją strona o kontroli zgodności stanu i sald.
Korekta salda KS zamiast edycji i audytowalność ewidencji
Storno cofa cały dokument. Gdy trzeba zmienić samo saldo podmiotu, wystawia się dokument KS, czyli korektę salda. KS zmienia saldo, nie zmienia stanu magazynu i jest dostępny dla koordynatora rozliczeń oraz administratora. Tym samym typem dokumentu wprowadza się bilans otwarcia przy wdrożeniu, co opisuje strona o imporcie bilansu otwarcia palet.
Brak edycji zatwierdzonych dokumentów ma konkretny skutek dla audytu. Każda zmiana liczby palet, w stanie albo w saldzie, ma własny dokument z numerem i datą operacji, a każdy dokument ma status i historię. Nie da się po cichu poprawić liczby z poprzedniego miesiąca tak, żeby raport na dzień sprzed zmiany pokazał inną wartość niż wtedy. Formularz dokumentu ma sekcję Historia, a przycisk Historia na ekranie Stan magazynu otwiera listę pozycji dokumentów dla wybranego typu palety, lokalizacji i klasy.
Podobnie działają kartoteki: podmiot, typ palety albo lokalizacja, dla których są już ruchy, nie są usuwane, tylko dezaktywowane. Dzięki temu stary dokument zawsze wskazuje rekord, który nadal istnieje. Tak zbudowana ewidencja jest podstawą sald palet i uzgodnień z kontrahentami.
Podział pracy - co robi system, a co pracownik
Podział pracy przy zatwierdzaniu jest prosty: pracownik decyduje o treści dokumentu, a program pilnuje reguł.
| Etap | Co robi pracownik | Co robi system |
|---|---|---|
| Wprowadzenie dokumentu | Wybiera rodzaj dokumentu, datę operacji, stronę salda i podmiot, dodaje pozycje. | Tworzy dokument o statusie Bufor, bez numeru. Stan i saldo się nie zmieniają. |
| Poprawa przed zatwierdzeniem | Zmienia pozycje, kopiuje dokument do nowego albo usuwa bufor. | Pozwala zmieniać i usuwać tylko dokument w buforze. |
| Zatwierdzenie | Klika Zatwierdź. | Sprawdza pozycje, datę operacji i okres, nadaje numer z licznika, zmienia stan i saldo. |
| Błąd po zatwierdzeniu | Zaznacza dokument, klika Storno i wpisuje powód (co najmniej 5 znaków). | Tworzy dokument ST, nadaje oryginałowi status Anulowany i znosi skutek w stanie i saldzie. |
| Zmiana samego salda | Koordynator rozliczeń albo administrator wystawia korektę KS. | Zapisuje korektę jako osobny dokument i zmienia saldo, nie zmieniając stanu. |
| Kontrola | Uruchamia Zgodność stanu z ruchami. | Porównuje stan z sumą ruchów zatwierdzonych dokumentów i sprawdza, czy salda zgadzają się z dokumentami. |
Czego bufor w Studio PWS.net nie robi
Bufor nie wysyła przypomnień e-mailem ani SMS-em: o dokumentach czekających na decyzję informują wyłącznie kafelki Pulpitu i rejestr Bufor (do zatwierdzenia). Dokument nie ma też podpisu składanego na ekranie ani załączników, a zatwierdzonego dokumentu nie da się otworzyć do edycji. Jeśli firma potrzebuje dodatkowych mechanizmów, na przykład wymiany danych z systemem ERP, zakres takich prac ustala się osobno przed wyceną.