Bilans otwarcia palet to stan magazynu i salda kontrahentów oraz przewoźników na dzień startu systemu. W Studio PWS.net wprowadza się go z pliku w kreatorze Bilans otwarcia (menu Kartoteki, grupa Import), a jego efektem są dokumenty w buforze, które zmieniają stan i salda dopiero po zatwierdzeniu. Firma przechodząca z arkusza ma dzięki temu od pierwszego dnia pracy w programie te same liczby, które miała w arkuszu, tyle że ułożone w dokumenty.
W skrócie
Bilans otwarcia to jednorazowe wprowadzenie stanu palet w lokalizacjach oraz sald podmiotów na dzień startu. Opis na ekranie Bilans otwarcia wymienia cztery czynności: pobranie szablonu i wypełnienie wierszy STAN oraz SALDO, import pliku, sprawdzenie dokumentów w buforze i ich zatwierdzenie. Błąd w jednym wierszu odrzuca cały plik. Dokumenty bilansu zmieniają stan i salda dopiero po zatwierdzeniu. Wiersze odwołują się do lokalizacji, typów palet i podmiotów, więc te kartoteki palet i podmiotów powinny istnieć przed importem.
Po co bilans otwarcia i co się dzieje bez niego
Bilans otwarcia daje programowi punkt startowy: bez niego stan magazynu i saldo każdego podmiotu zaczynają się od zera. Skutki są dwa. Wydanie WZ jest możliwe tylko ze stanu zatwierdzonego, a bufor nie zwiększa dostępności, więc palet, których program nie widzi, nie da się z niego wydać. Historyczne zadłużenie paletowe kontrahentów nie istnieje w programie, dopóki nie zostanie wpisane jako saldo początkowe.
Bilans powstaje jako dokumenty, a nie jako osobna tabela liczb. Na zrzucie z danych demonstracyjnych dokumenty bilansu sald kontrahentów noszą nazwę „KS - bilans otwarcia salda kontrahent”, mają numery od KS/2026/00001, datę operacji 2026-05-01 i status Zatwierdzony. Oznacza to, że obowiązują je zwykłe zasady dokumentów: numer nadawany przy zatwierdzeniu, zmiana tylko w buforze i poprawka zatwierdzonego dokumentu stornem albo korektą. Mechanizm opisuje artykuł o buforze dokumentu magazynowego i storno.
Cztery czynności z opisu na ekranie
Ekran Bilans otwarcia opisuje cztery czynności: pobranie szablonu z wypełnieniem wierszy, import pliku, sprawdzenie dokumentów w buforze i ich zatwierdzenie. Schemat pokazuje ich kolejność i zawartość pliku.
Szablon i dwa rodzaje wierszy
Szablon pobiera się w kreatorze importu i wypełnia dwoma rodzajami wierszy. Wiersz STAN opisuje, ile palet leży w danym miejscu: lokalizacja, typ palety, klasa jakości i ilość. Wiersz SALDO opisuje rozliczenie z podmiotem: podmiot, rola oznaczona literą K albo P, typ palety, klasa i ilość. Litera K oznacza rolę kontrahenta, litera P rolę przewoźnika. Saldo podmiotu jest w programie liczone osobno dla każdej roli, więc firma będąca jednocześnie kontrahentem i przewoźnikiem może mieć dwa osobne wiersze SALDO. Klasa pochodzi ze słownika klas jakości (Nowa, A, B, C, Nieposortowana, Uszkodzona, Do złomowania), opisanego w artykule o klasach jakości palet.
Import pliku i zasada odrzucenia całości
Plik wczytuje przycisk Importuj plik. Zasada z opisu na ekranie jest prosta: błąd w jednym wierszu odrzuca cały plik. W praktyce nic nie wchodzi częściowo, a po poprawieniu wiersza plik importuje się od nowa. Chroni to przed sytuacją, w której połowa sald jest już w programie, a druga połowa czeka na poprawkę i nikt nie wie, które podmioty zostały wczytane.
Dokumenty w buforze
Po udanym imporcie w rejestrze bilansu pojawiają się dokumenty w buforze. Bufor jest dokumentem roboczym, który nie zmienia stanu ani sald, więc dokumenty można spokojnie porównać z arkuszem źródłowym. Dwuklik otwiera pozycje dokumentu. Na pasku narzędzi są przyciski Otwórz, Zatwierdź, Zatwierdź wszystkie z bufora i Usuń bufor, przy czym usuwać można tylko dokument, który jest jeszcze w buforze.
Zatwierdzenie
Dopiero zatwierdzenie zmienia stan i salda. Przycisk Zatwierdź działa na wskazanym dokumencie, a Zatwierdź wszystkie z bufora na całej paczce. W chwili zatwierdzenia dokument dostaje numer z licznika (w demo KS/2026/00001) i przestaje być edytowalny. Data operacji nie może być z przyszłości ani przypadać w okresie zamkniętym, dlatego bilans otwarcia zatwierdza się, zanim zamknie się okres z jego datą. Reguły zamykania opisuje artykuł o okresach rozliczeniowych palet.
Co pokazuje ekran Bilans otwarcia po imporcie
Ekran Bilans otwarcia, widoczny w nagłówku tej strony, ma pięć liczników: W buforze, Zatwierdzone, Stan [szt.], Salda kontrahentów [szt.] i Salda przewoźników [szt.]. W danych demonstracyjnych wskazują one 0 dokumentów w buforze, 18 zatwierdzonych, 1703 szt. stanu, 770 szt. sald kontrahentów i 30 szt. sald przewoźników. Po zatwierdzeniu paczki liczniki dają prostą kontrolę: sumy z arkusza źródłowego można porównać z sumami w programie.
Widok Salda kontrahentów pokazuje w danych demonstracyjnych 12 podmiotów. Bilans otwarcia jest w tych saldach pierwszym dokumentem, a dalej dochodzą wydania i przyjęcia z bieżącej pracy.
Po zatwierdzeniu bilans staje się częścią salda. W ruchach salda podmiotu bilans widać jako pierwszy dokument typu KS po wierszu Saldo na początek okresu, a dalej idą wydania i przyjęcia z bieżącej pracy. Dzięki temu saldo narastające każdego podmiotu da się odtworzyć od dnia startu, a o jego raportowaniu pisze artykuł o raportach sald palet.
Co robi system, a co pracownik
System pilnuje formy pliku i statusu dokumentów, a pracownik odpowiada za treść: za to, że liczby w pliku są prawdziwe.
| Zadanie | Co robi system | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Dane źródłowe | Nie ma ich skąd wziąć: program nie czyta stanu z żadnego innego systemu. | Liczy palety w lokalizacjach i uzgadnia salda z podmiotami, a wyniki wpisuje do wierszy STAN i SALDO. |
| Szablon | Udostępnia szablon w kreatorze importu. | Wypełnia go zgodnie z opisem wierszy. |
| Walidacja | Sprawdza plik i przy błędzie w jednym wierszu odrzuca całość. | Poprawia wiersz i importuje plik ponownie. |
| Dokumenty | Tworzy dokumenty w buforze, które nie zmieniają stanu ani sald. | Sprawdza je, otwierając pozycje. |
| Zatwierdzenie | Nadaje numery z licznika i zmienia stan oraz salda. | Zatwierdza dokumenty. Korektę salda KS tworzy koordynator rozliczeń lub administrator. |
Jak przygotować dane z arkusza przed importem
Przed importem trzeba mieć dwie rzeczy: policzony stan palet na dzień startu i uzgodnione salda z podmiotami.
Stan na dzień startu najlepiej ustalić fizycznym liczeniem, bo arkusz pokazuje to, co ktoś w nim zapisał, a nie to, co leży na placu. Dla każdego miejsca składowania zapisuje się typ palety, klasę i ilość. Jeśli palety nie były dotąd sortowane, trzeba zdecydować, czy wpisać je jako Nieposortowane, czy ocenić podczas liczenia; ten wybór przesądza, ile palet będzie potem czekać na sortowanie dokumentem ZL. Saldo początkowe jest tak wiarygodne, jak jego źródło. Program nie potwierdza sald z partnerem, dlatego uzgodnienie z kontrahentem przed importem odbywa się poza systemem.
Kolejność kreatorów w menu Import odpowiada kolejności prac: najpierw kontrahenci i przewoźnicy, typy palet oraz lokalizacje, na końcu Bilans otwarcia, który się do nich odwołuje. Wdrożenie trwa od 3 do 8 tygodni od podpisania umowy, a kartoteki i bilans należą do prac, które wykonuje się przed startem w programie. Fizyczne liczenie warto potraktować jak inwentaryzację palet, tyle że wykonaną raz, przed uruchomieniem systemu.
Poprawianie bilansu zatwierdzonego z błędem
Błąd w zatwierdzonym bilansie poprawia się tak jak w każdym zatwierdzonym dokumencie: stornem albo dokumentem korygującym, ponieważ zatwierdzonego dokumentu się nie edytuje.
Storno wymaga podania powodu (co najmniej pięć znaków), jest osobnym dokumentem ST, a oryginał dostaje status Anulowany. W ruchach salda widać wtedy oba dokumenty, które się znoszą. Po poprawce warto uruchomić kontrolę zgodności stanu palet, która sprawdza, czy stan i salda nadal zgadzają się z dokumentami.
Czego import bilansu otwarcia nie obejmuje
W menu Import są cztery kreatory: kontrahentów i przewoźników, typów palet, lokalizacji oraz bilansu otwarcia. Żaden z nich nie wczytuje historii dokumentów PZ i WZ.
Starsze operacje zostają więc w dotychczasowym arkuszu, a program zaczyna od jednego dnia startu. Nie ma też wbudowanej integracji z ERP ani WMS, która dostarczałaby stan i salda automatycznie; ewentualne prace w tym zakresie ustala się osobno, przed wyceną. Stary arkusz pozostaje archiwum okresu sprzed startu, a wszystko po dniu startu, aż po wydruk kwitu paletowego, jest w programie.