Raport sald palet pokazuje, ile nośników podmiot jest winien firmie i ile firma jest winna podmiotowi, liczone wyłącznie z zatwierdzonych dokumentów. W Studio PWS.net służą do tego cztery raporty z grupy Raporty sald w menu oraz raport Stan na dzień z grupy Magazyn. Poniżej opisujemy, który raport odpowiada na które pytanie, i wskazujemy, czego program w tym obszarze nie robi. Raporty czytają salda palet prowadzone osobno dla każdego kontrahenta i przewoźnika.
W skrócie
Raporty sald w Studio PWS.net to Salda bieżące, Salda na dzień, Obroty sald za okres i Obroty kierowców. Piąty raport, Stan na dzień, leży w menu Magazyn i pokazuje stan palet w lokalizacjach, a nie salda podmiotów. Wszystkie liczą z dokumentów zatwierdzonych, więc dokument w buforze niczego w nich nie zmienia. Każdy raport można pobrać jako PDF z tymi samymi parametrami, które ustawiono w podglądzie. Saldo dodatnie oznacza, że podmiot jest winien firmie palety.
Który raport odpowiada na które pytanie
Pytanie o saldo na dziś kieruje do raportu Salda bieżące, pytanie o saldo w przeszłości do raportu Salda na dzień, pytanie o zmiany w okresie do raportu Obroty sald za okres, pytanie o pracę kierowcy do raportu Obroty kierowców, a pytanie o liczbę palet w magazynie do raportu Stan na dzień. Schemat zestawia je obok siebie.
Dwie wielkości łatwo pomylić: stan i saldo. Stan mówi, ile palet leży w lokalizacjach magazynu, i jest liczony dla każdego zestawu lokalizacja + typ palety + klasa jakości. Saldo mówi, ile palet rozliczamy z konkretnym podmiotem, i jest liczone osobno dla każdej roli, czyli dla kontrahenta albo dla przewoźnika. Wydanie palet kontrahentowi zmniejsza stan magazynu i zwiększa saldo kontrahenta, bo to on jest wtedy winien palety firmie. Zgodność obu wielkości z dokumentami sprawdza kontrola zgodności stanu palet, a ten artykuł zajmuje się samymi raportami.
Salda bieżące: rozliczenia na dziś
Salda bieżące to raport o sumie palet wydanych i przyjętych oraz o saldzie każdego podmiotu, policzonych ze wszystkich zatwierdzonych dokumentów firmy, w której pracujesz. Ekran tego raportu widać w nagłówku tej strony.
Najpierw wybiera się stronę salda, czyli Kontrahenci albo Przewoźnicy, a potem opcjonalnie konkretny podmiot i typ palety. Pole Szczegółowość ma w demo wartość „Podmiot i typ palety”, więc każdy podmiot występuje osobno dla każdego typu palety. Pole wyboru Pokaż salda zerowe jest domyślnie wyłączone, dzięki czemu rozliczone podmioty nie zaśmiecają listy. Po kliknięciu Pokaż tabela zawiera kolumny Kod, Podmiot, NIP, Typ palety, Wydano, Przyjęto, Saldo i Limit. Zrzut powstał przed tym kliknięciem, dlatego tabela jest pusta, a program podpowiada, by ustawić parametry i kliknąć Pokaż.
Dwuklik w wierszu otwiera ruchy salda podmiotu, czyli historię dokumentów z saldem narastającym, a przycisk PDF pobiera ten sam raport do wydruku. Raport salda przewoźnika to ten sam ekran z przełącznikiem Przewoźnicy: po wskazaniu przewoźnika i kliknięciu PDF otrzymujesz zestawienie, które można położyć przed rozmową z firmą transportową. Dokument zmienia saldo tylko jednej strony, kontrahenta albo przewoźnika, dlatego saldo przewoźnika nie sumuje się z saldem handlowym kontrahenta tych samych dostaw.
Dla porównania: widok Salda kontrahentów pokazuje w danych demonstracyjnych 12 podmiotów, które łącznie są winne firmie 1270 palet, a firma jest winna im 1031 palet. Te same salda wydrukujesz z raportu, już z wybranymi parametrami.
Salda na dzień i stan na dzień: widok z przeszłości
Salda na dzień i Stan na dzień odpowiadają na pytanie, jak było w konkretnym dniu: liczą dokumenty zatwierdzone z datą operacji do wskazanego dnia włącznie.
Raport ma cztery parametry: datę, typ palety, strefę oraz szczegółowość. Opis ekranu zaznacza, że dla dnia dzisiejszego wynik równa się bieżącemu stanowi magazynu, a przycisk PDF pobiera raport z tymi samymi parametrami.
W raporcie Stan na dzień tabela pokazuje lokalizację, jej nazwę, strefę, typ palety, klasę i stan na wskazany dzień, a przyciski Pokaż i PDF obsługują podgląd oraz wydruk, natomiast przycisk Historia otwiera historię pozycji. Na zrzucie raport czeka na kliknięcie Pokaż. To raport o paletach w magazynie, więc pasuje do pracy opisanej na stronie o magazynie palet.
Liczy się data operacji, a nie data wpisania dokumentu. Dokument zatwierdzony dziś z datą sprzed tygodnia wchodzi więc do wyniku za dzień sprzed tygodnia. Program nie pozwala zatwierdzać dokumentów z datą z przyszłości ani z datą w okresie zamkniętym, dlatego wynik za miesiąc po jego zamknięciu przestaje się zmieniać. Zasady zamykania opisuje artykuł o okresach rozliczeniowych palet.
Raport Salda na dzień działa według tej samej reguły dla podmiotów. W widoku Salda kontrahentów ta zasada jest opisana wprost: puste pole Saldo na dzień oznacza saldo bieżące, a wpisana data oznacza saldo z dokumentów do tego dnia włącznie. Raport przydaje się przy uzgadnianiu sald na koniec miesiąca, bo odpowiada na pytanie, jakie saldo miał podmiot w ostatnim dniu okresu, niezależnie od późniejszych dokumentów.
Obroty sald za okres i równanie sprawdzane w każdym wierszu
Obroty sald za okres pokazują dla każdego podmiotu i typu palety saldo początkowe, wydania i przyjęcia w okresie, korekty oraz saldo końcowe, a program sprawdza w każdym wierszu, czy te liczby się zgadzają.
Opis nad parametrami podaje regułę kontrolną: saldo początkowe + wydano - przyjęto + korekty = saldo końcowe. Korekty mają własną kolumnę, więc widać, ile zmiany salda pochodzi z wydań i przyjęć, a ile z dokumentów korygujących.
Parametry to strona salda, podmiot, typ palety oraz daty operacji od i do. Kolumny tabeli to Kod, Podmiot, Typ palety, Saldo początkowe, Wydano, Przyjęto, Korekty (KS, ST), Saldo końcowe i Kontrola. Taki raport jest naturalnym materiałem do rozmowy z kontrahentem o okresie, bo pokazuje, ile wynosi saldo i z czego powstało w danym miesiącu. Gdy wynik budzi wątpliwości, dwuklik w wierszu otwiera ruchy salda z listą dokumentów, a z niej przechodzi się do samego dokumentu przyciskiem Otwórz dokument.
Obroty kierowców: raport informacyjny
Obroty kierowców to raport o przyjęciach PZ i wydaniach WZ rozliczanych z przewoźnikiem, zsumowanych dla kierowcy w wybranym okresie. Nie jest saldem kierowcy, bo saldo należy do przewoźnika.
Raport ma parametry data od, data do, przewoźnik i kierowca oraz przyciski PDF i Dokumenty. Kierowca jest w programie polem dokumentu wybieranym z kartoteki przewoźnika, więc raport zbiera dokumenty, w których wpisano danego kierowcę. Pomaga w dwóch sytuacjach: gdy przewoźnik pyta, ile przewozów rozliczono na jego kierowcy, i gdy w saldzie przewoźnika pojawia się różnica, którą trzeba przypisać do konkretnych dokumentów. W obu przypadkach odpowiedź jest zapisana w dokumentach, a raport tylko je grupuje. Samego kierowcę zapisuje blok TRANSPORT na kwicie paletowym, a jego dane pochodzą z kartoteki przewoźników i podmiotów.
Co robi system, a co pracownik
System liczy salda i obroty z zatwierdzonych dokumentów, a pracownik odpowiada za to, żeby dokumenty były zatwierdzone i żeby wnioski z raportu zamieniły się w rozmowę z podmiotem.
| Zadanie | Co robi system | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Liczenie salda | Sumuje wydania i przyjęcia z dokumentów zatwierdzonych, osobno dla każdej roli i typu palety. | Zatwierdza dokumenty z bufora. Dopóki są w buforze, bufor nie zmienia żadnego raportu. |
| Parametry | Podpowiada szczegółowość „Podmiot i typ palety” i domyślnie ukrywa salda zerowe. | Wybiera stronę salda, podmiot, typ palety i daty. |
| Kontrola wiersza | Liczy w każdym wierszu: saldo początkowe + wydano - przyjęto + korekty = saldo końcowe. | Otwiera ruchy salda w wierszach, których wynik budzi wątpliwości. |
| Wydruk | Generuje PDF z tymi samymi parametrami co podgląd. | Decyduje, komu przekazać wydruk i co zrobić z różnicą. |
| Poprawka | Pokazuje ruchy salda z saldem narastającym. | Ocenia przyczynę i wystawia dokument korygujący KS, jeśli ma do tego rolę koordynatora rozliczeń lub administratora. |
Czego raporty sald nie robią
Raporty sald w Studio PWS.net nie obejmują wyciągów sald do potwierdzenia przez partnera, wiekowania sald ani raportu wartości sald w złotych.
Cena ewidencyjna typu palety istnieje w kartotece, ale raportu wartości sald nie ma; o roli ceny pisze strona o wycenie palet. Nie ma też alertów e-mail ani SMS o saldach i limitach. O przekroczeniu limitu informują wskaźniki na pulpicie i kolumna Limit salda w widoku Salda kontrahentów, a zasady limitu opisuje artykuł o limicie salda palet. Szerszy obraz rozliczeń daje strona o tym, jak działa program do rozliczania palet, a miejsce raportów w całości opisuje gospodarka paletowa w Studio PWS.net.
Uzgodnienie salda z partnerem odbywa się więc poza programem: raport PDF jest materiałem do rozmowy, a nie dokumentem, który partner potwierdza w systemie.