Kartoteki palet i podmiotów - typy palet, kontrahenci, przewoźnicy i lokalizacje

Kartoteka typów palet i kontrahentów w Studio PWS.net to dane, z których składa się każdy dokument: typy palet z obiegiem i operatorem puli, podmioty z rolami kontrahenta i przewoźnika oraz lokalizacje magazynowe ze strefą i pojemnością. Kartoteki znajdują się w menu Kartoteki, razem z kreatorami importu. Poniżej opisujemy, co zawiera każda z nich i jak zależą od siebie.

W skrócie

Kartoteki dzielą się w menu na dwie grupy: Podmioty (Kontrahenci, Przewoźnicy, Kierowcy) oraz Palety i lokalizacje (Typy palet, Lokalizacje). Kontrahent i przewoźnik to ten sam rekord Podmiot z rolami, a saldo liczy się osobno dla każdej roli. Typ palety ma kategorię, obieg (Wymienna, Najmowana albo Własna), operatora puli i wymiary. Lokalizacja należy do strefy Plac, Hala albo Rampa i ma pojemność. Rekordów, na których są ruchy, nie usuwa się, tylko dezaktywuje.

Typy palet i ich obieg

Typ palety to rekord opisujący rodzaj nośnika, który program liczy w magazynie i na saldach. Ma kod, nazwę, kategorię, obieg, operatora puli i wymiary. Kategorie to Paleta EUR / EPAL, Skrzynka / pojemnik, Skrzyniopaleta (Gitterbox), Paleta plastikowa, Półpaleta / ćwierćpaleta i Paleta przemysłowa, więc pojemniki zwrotne liczy się tak samo jak palety, ilościowo, na tych samych saldach (zob. pojemniki zwrotne i IBC).

Ekran w nagłówku tej strony to kartoteka Typy palet z danych demonstracyjnych: 9 rekordów, między innymi EPAL 1200x800, CHEP B1208A, LPR, skrzynka E2 600x400, Gitterbox, półpaleta 800x600, paleta przemysłowa 1200x1000 i paleta plastikowa H1. Siatka pokazuje kolumny Kod, Nazwa, Kategoria, Obieg, Operator puli, Wymiary [mm], Cena, Waluta, Stan w magazynie i Aktywne, a rekord dodaje się przyciskiem Dodaj, zmienia przyciskiem Edytuj, a dla rekordu bez ruchów jest też przycisk Usuń.

Obieg ma trzy wartości: Wymienna, Najmowana i Własna. Paleta wymienna wraca w ramach wymiany, najmowana pochodzi z puli operatora, a własna należy do firmy. W danych demonstracyjnych EPAL jest wymienna, CHEP B1208A i LPR są najmowane z operatorami CHEP i LPR, a skrzynka E2 własna. Program traktuje pooling jako rodzaj obiegu w kartotece i jako saldo podmiotu na danym typie palety; uzgadniania z wyciągiem operatora puli nie ma, więc rozliczenie z operatorem prowadzi się poza programem. Różnice między obiegami opisuje artykuł o poolingu palet a wymianie palet, a obieg własny odpowiada tematowi zamkniętego obiegu palet.

Formularz typu palety zawiera też jednostkę, pole kodu kreskowego lub QR, wymiary oraz masę, a do tego trzy progi stanu: minimum, optimum i maksimum. Progi zasilają kafelek Typy poza progami na pulpicie, który liczy typy ze stanem poniżej minimum albo powyżej maksimum. Program nie wysyła przy tym alertów e-mail ani SMS, bo informacją jest sam wskaźnik na pulpicie. Cena i waluta są ceną ewidencyjną z kartoteki, a ceny w danych demonstracyjnych są przykładowe; rolę ceny opisuje strona o wycenie palet.

Podmioty: jedna kartoteka dla kontrahentów i przewoźników

Kontrahenci i przewoźnicy tworzą w Studio PWS.net jedną kartotekę Podmiot, w której rolę ustawia się polami Kontrahent i Przewoźnik, a podmiot może mieć obie role.

Formularz Podmiot ma sekcje Identyfikacja (kod, nazwa skrócona, pełna nazwa, kraj w kodzie ISO i NIP), Role w rozliczeniach, Adres oraz Kontakt i korespondencja. Przycisk Pobierz z rejestru skraca wprowadzanie: po wpisaniu NIP nazwę, adres, REGON oraz status VAT można pobrać z rejestrów publicznych, a dla firm z innych krajów UE numer VAT jest sprawdzany w VIES.

Podmiot ma też miejsca dostawy, a kierowcy należą do przewoźnika: w dokumencie kierowcę wybiera się z kartoteki przewoźnika albo wpisuje jako kierowcę spoza kartoteki. Saldo liczy się dla kontrahenta albo przewoźnika, nigdy dla kierowcy; dla kierowcy istnieje tylko informacyjny raport Obroty kierowców, opisany w artykule o raportach sald palet. Siatka podmiotów pokazuje m.in. role w osobnych kolumnach, saldo w sztukach oraz kolumnę z limitem i reakcją, na przykład „200 · Blokada” albo „300 · Ostrzeżenie”. Limit i jego działanie przy zatwierdzaniu WZ opisuje artykuł o limicie salda palet. Język korespondencji strony salda decyduje o języku wydruku kwitu paletowego: polskim, angielskim albo niemieckim.

Lokalizacje: strefy i blokada do wydań

Lokalizacja to miejsce składowania palet w magazynie; ma kod, nazwę, strefę (Plac, Hala albo Rampa), pojemność i znacznik blokady do wydań.

Siatka pokazuje typ lokalizacji (Regał, Kwarantanna, Strefa napraw, Pole odkładcze), rząd i pozycję, stan, pojemność oraz zapełnienie w procentach. Zapełnienie to relacja stanu do pojemności, a lokalizacje o stanie większym niż pojemność liczy kafelek Lokalizacje przepełnione na pulpicie. Strefy mają znaczenie także poza kartoteką: przy tworzeniu inwentaryzacji wybiera się całe strefy, a stan w raportach można filtrować po strefie. O stanie lokalizacji pisze strona o magazynie palet, a o liczeniu strona o inwentaryzacji palet.

Blokada do wydań dotyczy lokalizacji takich jak kwarantanna i strefa napraw. Z lokalizacji zablokowanej nie można wydać palet dokumentem WZ, a wyjście prowadzi przez dokument ZL albo RW. Jak ZL zmienia lokalizację i klasę, opisuje artykuł o klasach jakości palet.

Jak kartoteki łączą się w dokumencie

Dokument bierze pola opisowe z kartotek: nagłówek wskazuje podmiot (kontrahenta albo przewoźnika), kierowcę i miejsce dostawy, a każda pozycja wskazuje typ palety, klasę, lokalizację i ilość.

Ponieważ dokument wybiera te dane z kartotek, stan i saldo opierają się na jednej definicji każdego rekordu. Ten sam podmiot występuje jako jeden rekord, więc jego saldo nie rozbija się na dwa, a pozycje stanu mają jednoznaczny typ i lokalizację. Zgodność tego, co wynika z dokumentów, sprawdza kontrola zgodności stanu palet.

Import kartotek

Menu Import zawiera cztery kreatory: Import kontrahentów i przewoźników, Import typów palet, Import lokalizacji oraz Bilans otwarcia.

Kolejność odpowiada kolejności prac przy starcie: najpierw kartoteki, na końcu bilans otwarcia, który odwołuje się do lokalizacji, typów palet i podmiotów. Przygotowanie pliku bilansu i zasady odrzucania błędnych wierszy opisuje artykuł o imporcie bilansu otwarcia palet. Wdrożenie trwa od 3 do 8 tygodni od podpisania umowy, a kartoteki są jego elementem, bo bez nich nie powstanie żaden dokument.

Dezaktywacja zamiast usuwania

Podmiotu, typu palety ani lokalizacji, na których są ruchy, nie usuwa się, tylko dezaktywuje.

Powód jest prosty: dokumenty oraz wyliczane z nich stany i salda odwołują się do tych rekordów, więc usunięcie zniszczyłoby historię. W danych demonstracyjnych typ EUR-OLD, czyli Paleta EUR stara (wycofana), jest oznaczony w kolumnie Aktywne jako nieaktywny i ma stan zero.

Co robi system, a co pracownik

System pilnuje powiązań między kartotekami a dokumentami, a pracownik decyduje, co w kartotekach ma się znaleźć.

Czego kartoteki nie obejmują

Kartoteka typu palety opisuje rodzaj nośnika, a nie pojedynczy egzemplarz: program liczy palety ilościowo, a jedynym śladem pojedynczej sztuki jest informacyjne pole Identyfikator nośnika na pozycji dokumentu.

Pole kodu kreskowego lub QR w typie palety istnieje, ale program nie skanuje kodów EAN, SSCC ani GS1 przy przyjęciu i nie obsługuje RFID. Kontrahentów nie pobiera się z ERP automatycznie: wbudowanej integracji nie ma, a ewentualne prace osobne ustala się przed wyceną. Kartotekę uzupełnia ręczny wpis, przycisk Pobierz z rejestru albo kreator importu. Rozliczenia oparte na kartotekach opisuje strona o saldach palet i o gospodarce paletowej w Studio PWS.net.

Dyscyplina w kodach i rolach ma więc znaczenie: skoro dokument zawsze odwołuje się do jednego rekordu kartoteki, błąd w kartotece powiela się w każdym dokumencie, który z niego korzysta.