Okres rozliczeniowy w Studio PWS.net to miesiąc kalendarzowy z własnym statusem: Otwarty albo Zamknięty. Po zamknięciu okresu nie można zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą operacji w tym miesiącu, więc saldo i stan na koniec miesiąca przestają się zmieniać. Okres zamyka się dopiero wtedy, gdy nie ma w nim dokumentów w buforze, a poprzedni okres jest już zamknięty.
Okresy rozliczeniowe są w menu Administracja, w części Ustawienia. Okres można zamknąć, gdy nie ma buforów z datą w tym miesiącu i poprzedni okres jest zamknięty. Po zamknięciu nie zatwierdza się ani nie stornuje dokumentów z datą w okresie. Ponownie otworzyć można tylko ostatni zamknięty okres, z podaniem powodu, i robi to administrator. Ekran pokazuje, kto zamknął okres, kiedy, ile dokumentów czeka w buforze i jaki był powód ostatniej zmiany.
Czym jest okres rozliczeniowy palet w Studio PWS.net
Okres rozliczeniowy to jeden miesiąc kalendarzowy, dla którego program pamięta, czy ewidencja jest jeszcze otwarta na zmiany. Lista okresów znajduje się w menu Administracja, w części Ustawienia, jako Okresy rozliczeniowe, i obejmuje ostatnie 24 miesiące firmy, w której pracuje użytkownik.
Zrzut w nagłówku tej strony pokazuje tę listę. Kolumny to Okres, Od, Do, Status, Zamknął, Kiedy, W buforze oraz Powód ostatniej zmiany, a przycisk Szczegóły otwiera szczegóły wybranego okresu. W danych demonstracyjnych miesiące od 2026-05 do 2026-08 zamknięto 2026-10-25, a powód ostatniej zmiany to Zamknięcie okresu. Starsze miesiące mają status Zamknięty (przed startem) i puste pola Zamknął oraz Kiedy. Trzy ostatnie miesiące, od września do listopada 2026, są otwarte, a październik ma w kolumnie W buforze wartość 8.
Kiedy można zamknąć okres rozliczeniowy
Okres można zamknąć, gdy spełnione są dwa warunki: w okresie nie ma dokumentów w buforze z datą operacji w tym miesiącu, a poprzedni okres jest już zamknięty. Okresy zamyka się więc po kolei, od najstarszego otwartego.
W danych demonstracyjnych wrzesień spełnia oba warunki: nie ma w nim buforów, a sierpień jest zamknięty. Październik ma 8 dokumentów w buforze, więc najpierw trzeba je zatwierdzić albo usunąć. Listopad musi poczekać, bo październik jest jeszcze otwarty. Zasady zatwierdzania i usuwania buforów opisuje strona o buforze, zatwierdzeniu i storno dokumentu.
Liczba 8 w kolumnie W buforze dla okresu 2026-10 odpowiada rejestrowi Bufor (do zatwierdzenia): wszystkie osiem dokumentów ma datę operacji 2026-10-25, czyli wypada w październiku. Zanim ten miesiąc da się zamknąć, każdy z nich trzeba zatwierdzić albo usunąć.
Co blokuje zamknięty okres
Po zamknięciu okresu nie można zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą operacji w tym okresie. Dotyczy to każdego dokumentu, także korekty salda KS. Dzięki temu saldo palet na ostatni dzień miesiąca przestaje się zmieniać, a raport Salda na dzień dla tej daty pokaże zawsze te same liczby.
Reguła działa w obie strony. Przy zatwierdzaniu program odrzuca datę operacji z zamkniętego miesiąca, podobnie jak datę z przyszłości, a storno błędnego dokumentu z tego miesiąca jest niemożliwe. Okresu starszego od ostatniego zamkniętego nie da się otworzyć, dlatego błędy w ewidencji lepiej wychwycić przed zamknięciem. Pomaga w tym kontrola opisana na stronie o kontroli zgodności stanu i sald.
Data operacji decyduje o przynależności do okresu
O tym, do którego okresu należy dokument, decyduje jego data operacji, a nie dzień wpisania w program. Dokument wprowadzony z opóźnieniem, na przykład przyjęcie z końca października zapisane w listopadzie, zatwierdza się z jego prawdziwą datą tak długo, jak październik pozostaje otwarty.
Po zamknięciu października takie przyjęcie nie przejdzie zatwierdzenia. Jeśli ewidencja ma je uwzględnić, administrator musi ponownie otworzyć ostatni zamknięty okres, podając powód. Dlatego dokumenty z końca miesiąca opłaca się wprowadzać na bieżąco, a wydania WZ podlegają przy zatwierdzaniu kontroli opisanej na stronie o limicie salda palet.
Ponowne otwarcie okresu
Ponownie otworzyć można tylko ostatni zamknięty okres. Wymaga to podania powodu i roli administratora. Powód zapisuje się w kolumnie Powód ostatniej zmiany, a kolumny Zamknął i Kiedy pokazują, kto i kiedy zamknął okres. Po otwarciu okres znów przyjmuje zatwierdzanie i storno dokumentów z datą w tym miesiącu, a ponowne zamknięcie wymaga spełnienia tych samych warunków.
Saldo i stan na koniec miesiąca
Ponieważ po zamknięciu nie da się zatwierdzić ani stornować dokumentu z datą w okresie, saldo na ostatni dzień miesiąca przestaje się zmieniać. Odczytuje się je w widoku Salda kontrahentów, wpisując datę w polu Saldo na dzień (puste pole oznacza saldo bieżące), albo w raporcie Salda na dzień. Stan palet na ten dzień daje widok Stan na dzień, liczony z zatwierdzonych dokumentów z datą operacji do wskazanego dnia włącznie.
Przepływy w miesiącu pokazuje raport Obroty sald za okres, a obroty poszczególnych kierowców raport Obroty kierowców. Raporty drukują się do PDF z tymi samymi parametrami co podgląd. Pełny przegląd zestawień znajdziesz na stronie o raportach sald paletowych.
Zamknięcie okresu nie zastępuje uzgodnienia z kontrahentem. Program nie wysyła wyciągów sald ani nie potwierdza salda z partnerem, a zadłużenia nie wiekuje, więc wydruk salda na koniec miesiąca trzeba przekazać kontrahentowi własnym kanałem. Sposób liczenia samego salda opisuje strona o saldach palet.
Jak przygotować zamknięcie miesiąca
Zamknięcie okresu cofa tylko administrator, więc przed nim warto wykonać cztery czynności:
- Zatwierdzić albo usunąć wszystkie dokumenty w buforze z datą w miesiącu - pomaga rejestr Bufor (do zatwierdzenia) z filtrem Data operacji oraz kafelek Dokumenty w buforze na Pulpicie.
- Uruchomić kontrolę Zgodność stanu z ruchami i sprawdzić, czy obie kontrole kończą się komunikatem o zgodności.
- Odczytać Salda na dzień dla ostatniego dnia miesiąca oraz Obroty sald za okres.
- Zamknąć okres w Ustawieniach, w części Okresy rozliczeniowe, po upewnieniu się, że poprzedni okres jest zamknięty.
Czynność drugą warto wykonać zawsze. Zgodność stanu z ruchami ma dwie kontrole: stan a ruchy dokumentów oraz salda a dokumenty, a każda kończy się komunikatem o zgodności, jeśli ewidencja jest spójna. Dopiero taki wynik daje pewność, że zamykany miesiąc nie niesie rozbieżności, których po zamknięciu nie da się poprawić stornem. Obie kontrole opisuje strona o kontroli zgodności stanu palet.
Podział pracy - co robi system, a co pracownik
Zamykanie miesiąca jest decyzją pracownika, a program pilnuje, żeby nikt nie zmienił zamkniętej ewidencji.
| Etap | Co robi pracownik | Co robi system |
|---|---|---|
| Przygotowanie | Zatwierdza albo usuwa bufory z datą w miesiącu. | Pokazuje liczbę dokumentów w buforze w kolumnie W buforze. |
| Zamknięcie | Zamyka okres w Ustawieniach, w części Okresy rozliczeniowe. | Sprawdza brak buforów i zamknięcie poprzedniego okresu, zapisuje kto i kiedy zamknął okres oraz powód. |
| Praca po zamknięciu | Wprowadza dokumenty z datą w okresie otwartym. | Nie pozwala zatwierdzić ani stornować dokumentu z datą w okresie zamkniętym. |
| Błąd w zamkniętym okresie | Administrator ponownie otwiera ostatni zamknięty okres i podaje powód. | Zapisuje powód i zmienia status okresu na Otwarty. |
| Uzgodnienie salda | Drukuje Salda na dzień i przekazuje kontrahentowi. | Nie wysyła wyciągów sald i nie potwierdza salda z partnerem. |
Czego okresy rozliczeniowe nie robią
Okresy nie rozliczają palet między stronami, tylko zamykają ewidencję na zmiany. Program nie ma wyciągów sald, a wartości sald w złotych nie są dostępne jako raport. O dokumentach czekających na decyzję informuje Pulpit oraz kolumna W buforze na liście okresów, bez powiadomień e-mailem. Reguła pozostaje więc prosta: bufory muszą zniknąć, zanim okres się zamknie.