eCMR a rozliczenie palet - gdzie w liście przewozowym są nośniki

eCMR to elektroniczna postać listu przewozowego CMR, ale to, że list jest cyfrowy, nie zmienia zasad rozliczania palet: nośniki nadal potwierdza osobny dokument wymiany i nadal liczy się dla nich osobne saldo. Studio PWS.net nie ma integracji z eCMR, dlatego powiązanie listu z kwitem paletowym robi się ręcznie, przez numer wpisany w pole dokumentu. Ten artykuł wyjaśnia, co o eCMR mówią przepisy, gdzie w liście pojawiają się palety i jak uporządkować dokumentację, gdy część przewozów jest papierowa, a część elektroniczna.

Co przepisy mówią o eCMR i czy przewoźnik musi go stosować

Przewoźnik w Polsce nie ma obowiązku stosowania eCMR, a papierowy list przewozowy CMR nie jest zakazany. eCMR opiera się na Protokole dodatkowym do Konwencji CMR dotyczącym elektronicznego listu przewozowego, sporządzonym w Genewie 20 lutego 2008 r. W Polsce protokół obowiązuje od 11 września 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1487). Przyznaje on listowi elektronicznemu taką samą moc dowodową jak papierowemu, ale w praktyce krajowej jego stosowanie zależy od tego, czy obie strony mają dostęp do systemów, które taki list obsługują. Nie należy więc zakładać, że każdy partner transportowy go używa.

Drugi akt, który pojawia się w rozmowach o eCMR, to rozporządzenie (UE) 2020/1056 (eFTI). Obowiązek, który ustanawia, dotyczy organów kontrolnych: od 9 lipca 2027 r. muszą one akceptować dane przewozowe udostępniane elektronicznie przez certyfikowane platformy eFTI. Rozporządzenie nie nakłada na przewoźników obowiązku używania eCMR, a papierowy CMR pozostaje dopuszczalny. Aktualny stan wdrożeń i terminy opisuje Linkway w artykule o elektronicznym liście przewozowym eCMR, do którego odsyłamy zamiast powielać go tutaj.

Gdzie w liście przewozowym pojawiają się palety

List przewozowy opisuje przesyłkę, a palety występują w nim w dwóch rolach: jako opakowanie towaru, które wchodzi do opisu ładunku, oraz jako nośnik, który ma wrócić do obiegu i dlatego wymaga adnotacji. W papierowym liście są rubryki opisujące liczbę i rodzaj opakowań oraz miejsce na uwagi i zastrzeżenia; w eCMR te same informacje zapisuje się w polach dokumentu elektronicznego. Numerów rubryk nie podajemy, bo układ zależy od wzoru listu albo systemu, z którego korzysta firma.

Adnotacja o paletach może mieć postać krótkiego zapisu o wymianie 1:1 na rampie, z liczbą palet i numerem kwitu. Dla kierowcy ma wartość dowodową, bo powstaje w chwili załadunku, ale nie zastępuje dokumentu rozliczeniowego, ponieważ list nie prowadzi salda żadnego z kontrahentów. Rozbieżność między zapisem w liście a kwitem paletowym jest jednym z typowych źródeł manka, które opisujemy w artykule o manku paletowym i sposobach jego odzyskania, a zasady samej wymiany w poradniku jak sobie poradzić z wymianą palet.

Jak ręcznie powiązać eCMR z kwitem paletowym w Studio PWS.net

Numer listu przewozowego wpisuje się w dokumencie PZ lub WZ w polu Zlecenie / awizacja albo Nr kwitu partnera, a po zatwierdzeniu dokumentu program drukuje kwit paletowy, który uzupełnia dokumentację przewozu. Oba pola są tekstowe i wypełnia je pracownik, więc firma powinna przyjąć jedną zasadę. Na przykład: w polu Zlecenie / awizacja numer zlecenia transportowego lub listu, a w polu Nr kwitu partnera numer kwitu wystawionego przez drugą stronę. Wyszukiwarka w rejestrze dokumentów (pole Szukaj: numer, kwit, zlecenie, rejestracja) pozwala potem odnaleźć dokument po każdym z tych numerów.

Dokument zawiera też dane, które pokrywają się z treścią listu: przewoźnika, kierowcę (z kartoteki albo spoza niej) oraz numery rejestracyjne ciągnika i naczepy. Warto wpisywać je tak samo jak w liście, bo wtedy kwit i list opisują ten sam transport. Strona salda decyduje, czyje saldo zmienia dokument: kontrahenta albo przewoźnika, a druga strona jest informacją o transporcie. Kierowców i przewoźników prowadzi się w kartotekach palet i podmiotów.

Dokument powstaje najpierw w buforze, który nie zmienia ani stanu, ani salda. Dopiero przycisk Zatwierdź nadaje numer i zmienia saldo. Błędny numer listu w zatwierdzonym dokumencie poprawia się stornem i nowym dokumentem, a nie edycją; mechanizm opisuje artykuł o buforze, zatwierdzeniu i storno. Jeśli data operacji wypada w okresie, który został już zamknięty, storno nie jest możliwe, dlatego błędne numery warto wychwycić przed zamknięciem miesiąca - zasady opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet.

Po zatwierdzeniu dokumentu drukuje się kwit: w rejestrze zaznacza się dokument, wybiera Drukuj i w oknie Drukuj kwit ustawia 1, 2 albo 3 egzemplarze (oryginał, oryginał i kopia, oryginał i dwie kopie). Kwit powstaje w języku korespondencji strony salda: po polsku, angielsku albo niemiecku, a niemiecki wydruk nosi nagłówek PALETTENSCHEIN. W bloku TRANSPORT są dane przewoźnika i kierowcy, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz kwit partnera, a pod tabelą pozycji linia z saldem po dokumencie. Układ i pola omawia strona o kwicie paletowym i DPL Schein, a gotowy wzór PL i DE znajdziesz na stronie wzór kwitu paletowego.

Co robi program, a co zostaje po stronie pracownika

Program ewidencjonuje palety i liczy saldo, a list przewozowy oraz jego numer zostają poza nim. Poniższa tabela rozdziela te role dla firmy, która wozi towar zarówno na papierowych listach, jak i na eCMR.

Saldo z takich dokumentów można zestawić w raportach: Salda bieżące, Salda na dzień i Obroty sald za okres, a po stronie przewoźnika także Obroty kierowców. Pytanie, który raport odpowiada na które, rozwiązuje strona o raportach sald paletowych.

Czego Studio PWS.net nie robi w obszarze eCMR

Studio PWS.net nie ma integracji z eCMR ani z modułem linkway.eCMR i nie przenosi adnotacji o nośnikach z elektronicznego listu do dokumentu. Program nie odczytuje listu, nie wysyła kwitu e-mailem, nie ma podpisu na ekranie ani załączników na dokumencie: kwit drukuje się do PDF i podpisuje na wydruku albo przekazuje dalej poza programem. Przewoźnik, który jednocześnie wystawia eCMR i rozlicza palety w ewidencji, prowadzi dziś dwa niezależne zapisy o tym samym przewozie.

Linkway to osobna witryna, a moduł linkway.eCMR jest opisany na stronie linkway.eCMR. Działa dziś w wersji demonstracyjnej, a pilotaż jest planowany w 2027 r., więc nie traktujemy go jako gotowego rozwiązania produkcyjnego i nie obiecujemy jego połączenia ze Studio PWS.net.

Jak rozliczać palety, gdy część listów jest elektroniczna

Rozliczenie palet nie zależy od formy listu: każda wymiana kończy się dokumentem w ewidencji i kwitem, a saldo liczy się tak samo dla przewozu papierowego i elektronicznego. Zmienia się tylko miejsce, w którym kierowca i rampa widzą numer listu. Przy eCMR numer odczytuje się z platformy, z której korzysta firma, i przepisuje do bufora w chwili przyjęcia albo wydania palet, a nie po tygodniu, gdy nikt już nie pamięta, który transport miał który numer.

Przed przejściem na eCMR z konkretnym partnerem warto ustalić dwie rzeczy: gdzie zapisywana jest adnotacja o wymianie palet i czy kwit paletowy nadal wystawia się osobno. Jeśli partner uznaje tylko adnotację w liście elektronicznym, a firma rozlicza się kwitami, powstają dwa zapisy o tym samym ruchu i wcześniej czy później się rozejdą. Różnicę widać wtedy w saldzie, a w razie sporu pomaga zestawienie kwitów i raportu, o którym piszemy w artykule o potwierdzeniu salda paletowego z przewoźnikiem. Zgodność stanu i sald z dokumentami sprawdza raport kontrolny opisany na stronie o kontroli zgodności stanu i sald.

Palety najmowane w puli (CHEP, LPR) rozlicza się z operatorem puli poza programem, bo uzgadniania z operatorem Studio PWS.net nie ma; różnice między wymianą a najmem opisuje artykuł o poolingu palet a wymianie palet. Dopóki eCMR nie ma integracji z ewidencją, jedynym łączem między listem a saldem jest numer wpisany w dokument, więc jego poprawność sprawdza się równie starannie jak liczbę palet.