Manko paletowe to różnica między liczbą palet, którą kontrahent lub przewoźnik powinien oddać według ewidencji, a liczbą, która faktycznie wróciła do firmy. Powstaje, gdy zwrot nie ma pokrycia w dokumentach albo gdy ewidencja zawiera błąd, a odzyskuje się je uzgodnieniem opartym na kwitach i raportach sald, nie samym telefonem do partnera. Ten tekst pokazuje, jak manko policzyć z danych i jak prowadzi się je w Studio PWS.net.
Manko paletowe to saldo należne według ewidencji pomniejszone o palety faktycznie zwrócone. Liczy się je z ekranów Salda kontrahentów i Ruchy salda, a stan własnego magazynu sprawdza inwentaryzacja. Zatwierdzonego dokumentu w Studio PWS.net się nie edytuje - poprawia się go stornem albo korektą salda KS. Odzyskiwanie opiera się na uzgodnieniu z partnerem na podstawie kwitów i raportu PDF, a notę obciążeniową wystawia się poza programem, bo Studio PWS.net nie wystawia not ani faktur.
Czym jest manko paletowe
Manko paletowe to różnica między saldem należnym a stanem faktycznie zwróconym: tyle palet, ile według ewidencji powinien oddać kontrahent lub przewoźnik, minus tyle, ile naprawdę wróciło do magazynu. Dodatnie saldo oznacza, że podmiot jest nam winien palety, a manko jest tą częścią salda, której nie wyjaśnia ani dokument zwrotu, ani błąd w zapisach.
Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo dodatnie saldo samo w sobie manka nie jest. Kontrahent, który odebrał palety wczoraj, ma saldo dodatnie zgodnie z planem. Manko pojawia się dopiero wtedy, gdy palety powinny już wrócić, a po sprawdzeniu dokumentów różnica zostaje. Do tego momentu mówi się o saldzie otwartym, nie o stracie. Pierwsze pytanie przy każdym spornym saldzie brzmi więc: które palety są jeszcze w obiegu, a które zniknęły z niego bez śladu w dokumentach.
Skąd bierze się manko palet
Manko ma pięć typowych źródeł, opisanych poniżej. Dwa z nich, brak kwitu i błąd w dokumencie, dają manko pozorne, bo palety są, a brakuje zapisu albo zapis jest błędny.
Palety fizycznie wróciły, ale nie ma dokumentu, który to potwierdza. Saldo w ewidencji zostaje otwarte, a żadna ze stron nie ma czym wykazać zwrotu.
Oddano mniej palet, niż odebrano, a różnicę zapisano ustnie albo w uwagach, nie w dokumencie.
Liczba się zgadza, ale zwrócone palety są uszkodzone albo nieposortowane. Saldo ilościowe tego nie pokaże, widać to w kolumnie Klasa na pozycjach dokumentów.
Palety zostały na naczepie, w innym kursie albo w innym magazynie. Saldo przewoźnika rośnie, a kontrahent twierdzi, że swoje oddał.
Zły typ palety albo pomyłka w ilości zniekształcają saldo. Dokument wpisany na złą stronę salda przenosi różnicę do niewłaściwego podmiotu.
W Studio PWS.net dokument zmienia saldo jednej strony: kontrahenta albo przewoźnika, a druga strona jest tylko informacją o transporcie. Jeśli wymiana na rampie została zapisana na kontrahenta, a palety odebrał przewoźnik, jego saldo nie zmieni się wcale, choć palety wyjechały naczepą. To prosty sposób na manko pozorne i dlatego strona salda jest pierwszym polem do sprawdzenia przy każdej rozbieżności.
Pozostałe przyczyny to manko rzeczywiste albo jakościowe. Przy palecie niższej klasy ilość się zgadza, więc rozbieżność dotyczy wartości nośnika, a nie liczby sztuk. O tym, jak klasy jakości wpływają na wymianę, piszemy na stronie o klasach jakości palet. Dopóki nie wykluczy się przyczyn dokumentowych, nie ma sensu zgłaszać partnerowi roszczenia: pierwsze, co zrobi druga strona, to wskaże brakujący kwit.
Jak policzyć manko z sald i ruchów
Punktem wyjścia jest saldo podmiotu na wybrany dzień, a wynikiem ta część salda, której nie wyjaśniają ruchy w zatwierdzonych dokumentach. W Studio PWS.net saldo to różnica między liczbą palet wydanych a przyjętych, liczona osobno dla kontrahenta i dla przewoźnika, więc saldo dodatnie oznacza, że podmiot jest winien nam palety.
Na ekranie Salda kontrahentów (i analogicznie Salda przewoźników) każdy podmiot ma kolumny Wydano, Przyjęto, Saldo, Kierunek (Winni nam albo Winni im), Limit, Limit salda i Ostatni ruch. W danych demonstracyjnych kontrahent Agrohurt Wielkopolska ma wydane 710 palet, przyjęte 470, czyli saldo 240 szt. w kierunku Winni nam, przy limicie 200 oznaczonym jako Ponad limit. Podsumowanie nad tabelą pokazuje 12 podmiotów, 1270 palet należnych firmie i 1031 palet, które firma jest winna partnerom.
Skąd wzięło się saldo 240, pokazuje przycisk Ruchy salda (działa też dwuklik w wierszu). Ekran otwiera historię salda podmiotu: datę operacji, numer dokumentu, typ (KS, WZ, PZ), rodzaj, typ palety, klasę, ilość wydaną i przyjętą oraz saldo narastające, liczone od wiersza Saldo na początek okresu. W danych demonstracyjnych dla tego kontrahenta lista ma 47 ruchów, a pierwszymi wierszami są dokumenty KS z bilansu otwarcia i wydania WZ.
Wydano 710, przyjęto 470, saldo 240 w danych demonstracyjnych. Wiersz po wierszu widać, który dokument zmienił saldo i o ile.
Zanim różnica zostanie nazwana mankiem, trzeba sprawdzić jeszcze jedno miejsce: bufor. Dokument w buforze jest roboczy, nie ma numeru i nie zmienia ani stanu, ani salda. Zwrot palet wpisany, ale niezatwierdzony, nie obniży więc salda, choć w rzeczywistości sprawa jest załatwiona. Pulpit pokazuje kafelek Dokumenty w buforze, a zasady zatwierdzania opisuje strona o buforze, zatwierdzeniu i storno. W danych demonstracyjnych w buforze czeka 8 dokumentów.
| Pytanie | Ekran lub raport | Co pokazuje |
|---|---|---|
| Ile palet podmiot jest winien dziś? | Salda kontrahentów, Salda przewoźników | Wydano, Przyjęto, Saldo i Kierunek dla każdego podmiotu; puste pole Saldo na dzień oznacza saldo bieżące |
| Ile był winien w dniu spornej wymiany? | Salda na dzień, pole Saldo na dzień | Saldo z dokumentów z datą operacji do wskazanego dnia włącznie |
| Z jakich dokumentów powstało saldo? | Ruchy salda | Numer, typ, rodzaj, typ palety, klasa, ilości i saldo narastające od wiersza Saldo na początek okresu |
| Co działo się w wybranym okresie? | Obroty sald za okres | Obroty sald w wybranym przedziale dat |
| Który kierowca przewoził palety? | Obroty kierowców | Przyjęcia PZ i wydania WZ rozliczane z przewoźnikiem oraz obrót kierowcy w okresie; raport informacyjny, bo saldo należy do przewoźnika |
Ruchy salda mają też filtry daty od i do oraz typu palety, a podsumowanie Wydano w okresie, Przyjęto w okresie i Saldo na koniec okresu pozwala porównać dwa przedziały dat bez liczenia ręcznego. Każdy z raportów drukuje się do PDF z tymi samymi parametrami co podgląd, a ich rolę w rozliczeniach opisujemy na stronie o raportach sald paletowych. Szersze tło, czyli to, jak powstaje saldo, znajdziesz w opisie modułu salda palet.
Jak sprawdzić własny stan inwentaryzacją
Inwentaryzacja sprawdza stan palet w Twoim magazynie, a nie u kontrahenta, więc wyjaśnia manko tylko w tej części, w której ubytek mógł powstać u Ciebie. Jeśli policzone palety zgadzają się z ewidencją, a saldo partnera nadal budzi spór, przyczyny trzeba szukać w dokumentach albo po jego stronie.
W Studio PWS.net inwentaryzację zaczyna się od ekranu Nowa inwentaryzacja. W kroku pierwszym wybiera się zakres: całe strefy (Plac, Hala, Rampa, z wszystkimi lokalizacjami strefy, także pustymi) albo pojedyncze lokalizacje, a przycisk Utwórz arkusz generuje arkusz liczenia. Od utworzenia arkusza do zatwierdzenia albo usunięcia inwentaryzacji nie można zatwierdzać ruchów palet na lokalizacjach z zakresu, więc stan nie zmienia się w trakcie liczenia. Ta sama lokalizacja może być jednocześnie w zakresie tylko jednej inwentaryzacji w buforze.
Komunikat nad formularzem przypomina, że do zatwierdzenia inwentaryzacji ruchy palet na wybranych lokalizacjach są zablokowane.
Zatwierdzenie wymaga ilości policzonej na każdej pozycji; puste pole trzeba świadomie uzupełnić zerami. Inwentaryzacja jest dokumentem INW z własnym numerem i widnieje na liście Inwentaryzacje, a różnice między stanem policzonym a księgowym rozlicza się dokumentami przy jej zatwierdzeniu. Więcej o tym procesie jest na stronie o inwentaryzacji palet. Zgodność samej ewidencji sprawdza osobny ekran Zgodność stanu z ruchami, który porównuje stan każdej pozycji z sumą ruchów zatwierdzonych dokumentów i kontroluje, czy salda zgadzają się z dokumentami - opisujemy go w tekście o kontroli zgodności stanu i sald.
Korekta salda KS i storno zamiast edycji dokumentu
Błąd w zatwierdzonym dokumencie poprawia się stornem albo korektą salda KS, bo edycji zatwierdzonego dokumentu w Studio PWS.net nie ma. Zmieniać i usuwać można wyłącznie dokument w buforze, a po zatwierdzeniu zapis zostaje w ewidencji razem ze śladem poprawki.
Storno jest osobnym dokumentem ST. Wymaga powodu (co najmniej 5 znaków), dotyczy tylko dokumentu zatwierdzonego i może zostać wystawione tylko raz do danego dokumentu. Po stornie oryginał dostaje status Anulowany. W Ruchach salda widać oba dokumenty, ale razem się one zerują, więc historia pozostaje czytelna, a saldo wraca do stanu sprzed pomyłki. Dalej wprowadza się poprawny dokument.
Korekta salda KS służy do zmiany salda bez dokumentu źródłowego, na przykład po uzgodnieniu z partnerem, że część palet uznajemy za rozliczoną. Dokument KS jest dostępny dla koordynatora rozliczeń i administratora, a uruchamia się go przyciskiem Korekta salda na liście sald. Tym dokumentem wprowadza się też bilans otwarcia. KS zmienia saldo, ale nie zmienia stanu palet w magazynie. Ponieważ zeruje ślad różnicy, powinien powstawać dopiero po uzgodnieniu, a nie zamiast niego.
Poprawki podlegają też okresowi rozliczeniowemu: po jego zamknięciu nie można zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą w tym okresie. Zasady zamykania opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet.
Jak odzyskać manko od kontrahenta lub przewoźnika
Manko odzyskuje się uzgodnieniem salda na podstawie dokumentów: najpierw wyklucza się manko pozorne, potem partner zwraca palety albo strony rozliczają różnicę finansowo, notą obciążeniową wystawianą poza programem. Studio PWS.net dostarcza do tego dane, a rozmowę i decyzję prowadzi pracownik.
- Ustal saldo na dzień spornej wymiany (pole Saldo na dzień) i otwórz Ruchy salda tego podmiotu, z filtrem typu palety, jeśli spór dotyczy jednego typu.
- Wyklucz manko pozorne: dokumenty zwrotu w buforze, zapis na złą stronę salda, brak numeru kwitu partnera na dokumencie.
- Wyślij partnerowi raport PDF (Salda bieżące albo Salda na dzień) razem z kwitami spornych wymian i poproś o potwierdzenie albo o wskazanie dokumentu, którego brakuje.
- Rozlicz potwierdzoną różnicę: zwrotem palet, który wprowadzasz dokumentem przyjęcia PZ (na przykład z rodzajem Zwrot palet przez kontrahenta), albo notą obciążeniową.
Kwit paletowy jest dowodem ruchu, więc to na nim opiera się uzgodnienie. Studio PWS.net drukuje kwit z rejestru dokumentów w języku korespondencji strony salda, po polsku, angielsku albo niemiecku, w jednym do trzech egzemplarzy, i umieszcza na nim saldo podmiotu po dokumencie. Numer kwitu partnera wpisuje się ręcznie w polu tekstowym dokumentu, podobnie jak numer zlecenia w polu Zlecenie / awizacja. Budowę kwitu opisuje strona o kwicie paletowym, a zasady uzgadniania salda z przewoźnikiem tekst o potwierdzeniu salda paletowego.
Nota obciążeniowa to dokument finansowy, który wystawia się w programie księgowym albo ERP. Studio PWS.net nie wystawia not ani faktur i nie liczy wartości sald w złotych, a cena w kartotece typu palety ma charakter ewidencyjny. Hasło nota obciążeniowa za palety znajdziesz w słowniku. Jeśli sporne palety pochodzą z puli CHEP albo LPR, pamiętaj, że pooling to system najmu, a uzgodnień z operatorem puli program nie prowadzi - różnice z tego obiegu opisuje strona o poolingu a wymianie palet.
Jak to ewidencjonuje Studio PWS.net
Studio PWS.net ewidencjonuje zatwierdzone przyjęcia i wydania palet, liczy z nich salda kontrahentów i przewoźników osobno dla każdej roli i pokazuje, z jakich dokumentów powstało każde saldo. Ocenę różnicy i rozmowę z partnerem prowadzi pracownik.
| Obszar | Co robi system | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Saldo | Liczy Wydano, Przyjęto i Saldo z zatwierdzonych dokumentów, pokazuje Kierunek | Ocenia, czy saldo jest otwarte, czy zaległe |
| Historia | Udostępnia Ruchy salda z saldem narastającym; dokument anulowany i storno są widoczne | Wyklucza manko pozorne: bufor, zła strona salda, brak kwitu |
| Limit | Przy zatwierdzaniu WZ ostrzega albo blokuje, gdy saldo przekracza limit podmiotu | Ustala limit w kartotece podmiotu i decyduje o wyjątkach |
| Raport | Drukuje PDF z tymi samymi parametrami co podgląd | Przekazuje raport partnerowi i prowadzi uzgodnienie |
| Poprawka | Zapisuje storno ST albo korektę KS ze śladem w historii | Wprowadza poprawkę po uzgodnieniu; notę wystawia poza programem |
Studio PWS.net nie wystawia not obciążeniowych ani faktur, nie liczy wartości sald w złotych, nie wysyła partnerowi wyciągów sald i nie rejestruje jego potwierdzenia. Nie wiekuje sald ani nie wysyła alertów e-mail o przekroczeniu limitu: o limicie informują kolumny w tabelach i wskaźniki na pulpicie.
Jak ograniczyć manko, zanim powstanie
Manko najłatwiej ograniczyć dokumentem przy każdej wymianie i regularnym uzgadnianiem sald z partnerem. Im krótszy odstęp między wymianą a zapisem w ewidencji, tym mniej spornych przypadków trafia do rozliczania. Praktyki wymiany opisuje poradnik o tym, jak poradzić sobie z wymianą palet.
Przy rozliczeniach z kontrahentami pomaga limit salda: po zatwierdzeniu WZ, które przekroczyłoby limit podmiotu, program wyświetla ostrzeżenie z potwierdzeniem albo odmawia zatwierdzenia, zależnie od ustawionej akcji (Ostrzeżenie albo Blokada). Mechanizm opisuje strona o limitach sald paletowych. Dokumenty wprowadzone w terminie opisują dokumenty magazynowe palet, a poprawność kartotek (podmioty, typy palet, lokalizacje) - strona o kartotekach palet i podmiotów.
Wreszcie zamknięcie okresu rozliczeniowego domyka miesiąc: po zamknięciu nie zatwierdzi się ani nie ustornuje dokumentów z datą w tym okresie bez ponownego otwarcia go przez administratora z podaniem powodu. Dla spornych sald to ostatnie zabezpieczenie, bo uzgodniony miesiąc przestaje być terenem dalszych poprawek, a każda kolejna różnica ma wyraźny punkt początkowy.