Potwierdzenie salda paletowego to formalne uzgodnienie z przewoźnikiem, ile palet jedna strona jest winna drugiej na wskazany dzień. W Studio PWS.net przygotowuje się do niego raport salda w PDF, ruchy salda jako załącznik i kwity jako dowód pojedynczych ruchów, a samo uzgodnienie odbywa się poza programem, mailem albo przez podpis na raporcie.
Uzgodnienie salda z przewoźnikiem opiera się na raporcie Salda bieżące (Strona salda: Przewoźnicy) albo Salda na dzień, pobranym jako PDF. Ruchy salda służą jako załącznik, a kwity paletowe w języku polskim, angielskim albo niemieckim jako dowód ruchów. Studio PWS.net nie wysyła wyciągów sald i nie rejestruje potwierdzenia partnera, więc zgodę zbiera się poza programem. Poprawki po uzgodnieniu wprowadza się stornem albo korektą salda KS, a okres rozliczeniowy zamyka się, żeby zapisy z uzgodnionego miesiąca nie zmieniały się dalej.
Na czym polega potwierdzenie salda paletowego
Potwierdzenie salda paletowego to ustalenie z przewoźnikiem, ile palet na wskazany dzień jedna strona jest winna drugiej, zakończone zgodą obu stron na ten sam wynik. Uzgodnienie prowadzi się zwykle po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a jego efektem jest saldo, które obie ewidencje pokazują tak samo.
Przewoźnika uzgadnia się osobno, bo jego saldo liczy się inaczej niż saldo kontrahenta handlowego. W Studio PWS.net dokument zmienia saldo jednej strony: kontrahenta albo przewoźnika, a druga strona jest tylko informacją o transporcie. Saldo należy więc do przewoźnika, nie do kierowcy. Kierowca jest polem dokumentu, a raport Obroty kierowców ma charakter informacyjny: pokazuje obrót, nie saldo kierowcy. Taki podział ułatwia rozmowę, bo przewoźnik odpowiada za palety wszystkich swoich kierowców naraz.
Trzeba od razu wskazać granicę programu. Studio PWS.net przygotowuje dane do uzgodnienia, ale go nie przeprowadza: nie wysyła wyciągów sald, nie ma potwierdzania salda online po stronie partnera ani rejestru sporów. Zgodę przewoźnika zbiera się mailem albo podpisem na wydrukowanym raporcie, a jej kopię przechowuje poza programem.
Jakie raporty przygotować przed uzgodnieniem
Podstawą uzgodnienia jest raport Salda bieżące ze Stroną salda ustawioną na Przewoźnicy, a gdy uzgadnia się stan z wcześniejszej daty, raport Salda na dzień. Oba drukują się do PDF z tymi samymi parametrami co podgląd, więc dokument przekazany partnerowi pokazuje dokładnie to, co widzi pracownik na ekranie.
W raporcie Salda bieżące ustawia się stronę salda (Kontrahenci albo Przewoźnicy), podmiot, typ palety i szczegółowość, na przykład Podmiot i typ palety, oraz opcję Pokaż salda zerowe. Przyciski Pokaż i PDF otwierają podgląd albo plik, a dwuklik w wierszu przechodzi do ruchów salda podmiotu. Saldo jest liczone z wszystkich zatwierdzonych dokumentów firmy; saldo dodatnie oznacza, że podmiot jest winien nam palety, a ujemne, że to my jesteśmy winni podmiotowi.
Ten sam obraz daje ekran Salda przewoźników. W danych demonstracyjnych znajduje się na nim 5 przewoźników: łącznie 295 palet jest należnych firmie, a 195 firma jest winna przewoźnikom. Express Wisła ma wydane 330 palet i przyjęte 170, czyli saldo 160 w kierunku Winni nam przy limicie 100 oznaczonym jako Ponad limit, a Kamtrans Jan Kamiński saldo minus 100 w kierunku Winni im.
Kolumna Kierunek mówi, kto jest komu winien palety, a Limit salda zaznacza podmioty ponad limitem. Przycisk Ruchy salda otwiera dokumenty, z których saldo powstało.
Do uzgodnienia przydają się też pozostałe raporty z grupy Raporty sald. Obroty sald za okres pokazują, ile palet wydano i przyjęto między dwoma uzgodnieniami, a Ruchy salda wyjaśniają każdą rozbieżność dokument po dokumencie, od wiersza Saldo na początek okresu, z saldem narastającym. Szczegółowy opis każdego z raportów znajdziesz na stronie o raportach sald paletowych.
| Materiał | Gdzie w programie | Rola w uzgodnieniu |
|---|---|---|
| Saldo bieżące przewoźnika | Raporty sald, Salda bieżące (Strona salda: Przewoźnicy), PDF | Główny dokument uzgodnienia: stan na dziś |
| Saldo na wskazany dzień | Raporty sald, Salda na dzień | Stan na ostatni dzień uzgadnianego okresu |
| Obroty w okresie | Raporty sald, Obroty sald za okres | Ile palet wydano i przyjęto między uzgodnieniami |
| Historia salda | Ruchy salda | Załącznik wyjaśniający każdą różnicę dokument po dokumencie |
| Kto wykonywał ruchy | Obroty kierowców | Informacja pomocnicza, bo saldo należy do przewoźnika |
| Dowód pojedynczego ruchu | Rejestr dokumentów, Drukuj kwit | Kwit w języku polskim, angielskim albo niemieckim |
Jak przebiega uzgodnienie salda z przewoźnikiem
Uzgodnienie przebiega w czterech etapach: zestawienie zatwierdzonych dokumentów, raport salda, wymiana z partnerem poza programem i wynik, który kończy się zamknięciem okresu albo poprawką. Jeśli poprawka jest potrzebna, po niej generuje się nowy raport i uzgodnienie wraca do punktu drugiego.
Po wysłaniu raportu przewoźnik porównuje go ze swoją ewidencją i odsyła potwierdzenie albo listę rozbieżności. Najprościej wskazać je po numerach dokumentów, bo każdy zatwierdzony dokument ma numer z licznika, na przykład PZ/2026/00197, a w Ruchach salda otwiera się go przyciskiem Otwórz dokument. Potwierdzenie partnera przechowuje się poza programem, ponieważ dokument w Studio PWS.net nie ma załączników.
Kwity paletowe jako dowód ruchów
Kwit paletowy jest dowodem pojedynczego ruchu, a raport salda sumą ruchów, więc rozbieżność w saldzie rozstrzyga się kwitami. Studio PWS.net drukuje kwit z rejestru dokumentów: zaznacza się dokument, wybiera Drukuj, w oknie Drukuj kwit wskazuje liczbę egzemplarzy (jeden oryginał, oryginał i kopia albo oryginał i dwie kopie) i pobiera PDF.
Język kwitu wynika ze strony salda dokumentu: wydruk jest po polsku, angielsku albo niemiecku, a wersja niemiecka nosi nagłówek PALETTENSCHEIN. To ważne przy przewoźnikach zagranicznych, bo partner dostaje dokument w języku swojej korespondencji. Na kwicie znajduje się blok transportu (przewoźnik, kierowca, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, numer kwitu partnera), tabela pozycji i linia Saldo po dokumencie, która pokazuje saldo podmiotu po tym konkretnym ruchu. Dzięki niej przewoźnik może porównać saldo z kwitu z własną ewidencją jeszcze przed końcem okresu.
Numer kwitu partnera jest polem tekstowym dokumentu, wpisywanym ręcznie, więc w uzgodnieniu stanowi łącznik między kwitem przewoźnika a dokumentem w Twojej ewidencji. Układ kwitu i różnice względem DPL Schein opisuje strona o kwicie paletowym, a wzór obu wersji językowych, polskiej i niemieckiej, znajdziesz na stronie wzór kwitu paletowego (PDF).
Zamknięcie okresu rozliczeniowego po uzgodnieniu
Po uzgodnieniu salda okres rozliczeniowy zamyka się w Ustawieniach, żeby nikt nie zatwierdził ani nie ustornował dokumentu z datą w uzgodnionym miesiącu. Zamknięcie zabezpiecza własną ewidencję, ale nie jest potwierdzeniem partnera: program nie rejestruje zgody przewoźnika.
Okres zamyka się, gdy nie ma w nim dokumentów w buforze, a poprzedni okres jest już zamknięty. Ponownie otworzyć można tylko ostatni zamknięty okres, z podaniem powodu, i robi to administrator. Lista okresów pokazuje status (Otwarty albo Zamknięty), osobę, która zamknęła okres, datę zamknięcia, liczbę dokumentów w buforze i powód ostatniej zmiany. W danych demonstracyjnych okresy od 2026-05 do 2026-08 są zamknięte, od 2026-09 otwarte, a okres 2026-10 ma w buforze 8 dokumentów, więc zamknąć go nie można.
Kolumna W buforze pokazuje, co blokuje zamknięcie okresu: dopóki są w nim dokumenty robocze, okres pozostaje otwarty.
Zasady zamykania i ponownego otwierania opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet. Dla uzgodnień znaczenie ma jeden skutek: po zamknięciu nie można zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą w tym okresie, więc salda z uzgodnionego miesiąca przestają się zmieniać.
Korekta salda KS i storno po uzgodnieniu
Gdy uzgodnienie wykazuje różnicę, poprawkę wprowadza się dokumentem, nie edycją: brakujący ruch jako nowy dokument, błędny dokument stornem ST, a różnicę bez dokumentu źródłowego korektą salda KS. Edycji zatwierdzonego dokumentu w Studio PWS.net nie ma.
Storno wymaga powodu (co najmniej 5 znaków) i anuluje oryginał, który w Ruchach salda pozostaje widoczny razem ze stornem, a oba dokumenty się zerują. Korekta KS jest dostępna dla koordynatora rozliczeń i administratora, uruchamia się ją przyciskiem Korekta salda na liście sald i zmienia saldo, nie zmieniając stanu palet w magazynie. Dokument z datą w zamkniętym okresie nie zostanie zatwierdzony, dlatego poprawkę po zamknięciu datuje się w okresie otwartym albo, dla ostatniego zamkniętego okresu, prosi administratora o jego ponowne otwarcie.
Przyczyny rozbieżności, od brakującego kwitu po nierówną wymianę, omawia tekst o mankach paletowych, a zasady bufora, zatwierdzenia i storna strona o buforze dokumentu magazynowego.
Jak to ewidencjonuje Studio PWS.net
Studio PWS.net liczy salda przewoźników z zatwierdzonych dokumentów, pokazuje ich historię i drukuje raporty do PDF, a uzgodnienie z partnerem prowadzi pracownik. Poniższy podział pokazuje, gdzie kończy się praca systemu.
| Etap | Co robi system | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Przygotowanie | Liczy saldo przewoźnika z zatwierdzonych dokumentów, osobno od salda kontrahenta | Zatwierdza dokumenty z bufora, sprawdza stronę salda |
| Raport | Drukuje Salda bieżące albo Salda na dzień do PDF, udostępnia Ruchy salda | Wybiera parametry i pobiera plik |
| Dowód | Drukuje kwit w języku polskim, angielskim albo niemieckim z saldem po dokumencie | Wpisuje numer kwitu partnera i dołącza kwity do uzgodnienia |
| Uzgodnienie | Nie bierze udziału | Wysyła raport, zbiera potwierdzenie mailem lub podpisem i przechowuje je |
| Poprawka | Zapisuje storno ST albo korektę KS ze śladem w historii | Decyduje o poprawce po ustaleniach z partnerem |
| Zamknięcie | Blokuje zatwierdzanie i storno dokumentów z datą w zamkniętym okresie | Zamyka okres po uzgodnieniu |
Studio PWS.net nie wysyła wyciągów sald, nie obsługuje potwierdzania salda online ani rejestru sporów, nie wiekuje sald i nie liczy ich wartości w złotych. Nie uzgadnia też palet z wyciągiem operatora puli (CHEP, LPR) i nie wysyła kwitu e-mailem: pliki PDF przekazuje pracownik.
Jak często uzgadniać saldo z przewoźnikiem
Saldo najwygodniej uzgadniać raz na okres rozliczeniowy, po zamknięciu miesiąca, a przy przewoźnikach o dużym obrocie częściej. Częstotliwość ustalają strony, program jej nie narzuca. W jednym uzgodnieniu mieści się wtedy tylko to, co wydarzyło się od poprzedniego, więc lista dokumentów do sprawdzenia ogranicza się do ruchów od poprzedniego uzgodnienia.
Między uzgodnieniami sygnałem ostrzegawczym jest limit salda. Kolumna Limit salda w tabeli pokazuje, czy podmiot jest Ponad limit, W limicie albo Bez limitu, a na pulpicie jest kafelek Salda ponad limit. Przy zatwierdzaniu WZ program ostrzega albo blokuje wydanie, zależnie od akcji ustawionej przy limicie (Ostrzeżenie albo Blokada). Zasady opisuje strona o limitach sald paletowych, a pełen obraz modułu rozliczeń daje opis salda palet.
Przed wysłaniem raportu warto uruchomić ekran Zgodność stanu z ruchami. Kontroluje on, czy każdy ruch salda ma podmiot tej firmy, a dokument anulowany razem ze stornem zeruje saldo, i potwierdza komunikatem Salda zgodne z dokumentami. Raport wysłany partnerowi opiera się wtedy na ewidencji, której wewnętrzna spójność została sprawdzona - opisuje to strona o kontroli zgodności stanu i sald.