Dzień specjalisty ds. rozliczeń palet w Studio PWS.net przebiega od bufora z rampy, przez spór o saldo przewoźnika, po kontrolę i zamknięcie miesiąca. W każdym kroku odpowiedź wynika z zatwierdzonych dokumentów, a nie z arkusza i stosu papierów.
Rozliczanie palet to codzienna praca na styku rampy, biura i przewoźników. Studio PWS.net trzyma stan i saldo wyłącznie w zatwierdzonych dokumentach, a dokument w buforze niczego nie zmienia. Opis dotyczy wersji 2.3.0. Program nie czyta kwitów ze skanu, nie wysyła wyciągów sald i nie zastępuje uzgodnienia z przewoźnikiem, a dane z papierowego kwitu wprowadza się do dokumentu ręcznie.
Z czym zmaga się rozliczeniowiec palet
Specjalista ds. rozliczeń palet zajmuje się zwykle nie planowaniem, tylko tłumaczeniem, skąd wzięła się liczba na saldzie. Pracuje na styku magazynu, finansów i firm transportowych, a chaos zaczyna się tam, gdzie dane przychodzą na papierze i z opóźnieniem.
- Papierowe kwity z nocnej zmiany czekają na przepisanie, a podpisy bywają nieczytelne.
- Kwit trudno powiązać ze zleceniem transportowym w innym systemie.
- Kierowca deklaruje inną klasę palet niż magazyn przy przyjęciu.
- Pod koniec miesiąca przewoźnik przysyła własne zestawienie i trzeba je uzgodnić z liczbami firmy.
Program nie zdejmie z pracownika wpisywania danych z papieru, ale porządkuje to, co dzieje się dalej: dokument, strona salda, ślad poprawki i raport. Pełny opis zasad znajdziesz na stronie o tym, jak działa rozliczanie palet.
Dzień w pięciu etapach
Dzień rozliczeniowca w Studio PWS.net składa się z pięciu etapów, a każdy ma swoje miejsce w programie i swój efekt w ewidencji.
Schemat czyta się od góry do dołu. Rano rozliczeniowiec sprawdza bufor, w ciągu dnia wprowadza nowe dokumenty i wyjaśnia sporne salda, po południu przegląda limity, a na koniec miesiąca uruchamia kontrolę i zamyka okres. Każdy etap opisuje osobna sekcja niżej.
| Etap | Zadanie | Gdzie w programie | Czego program nie zrobi |
|---|---|---|---|
| Rano | Sprawdzić i zatwierdzić dokumenty z rampy | Pulpit, rejestr Bufor (do zatwierdzenia) | Nie odczyta kwitu ze skanu, dane wpisuje człowiek. |
| Przed południem | Wprowadzić nowy dokument ze stroną salda | Nowy dokument PZ, WZ, ZL | Nie oceni jakości palet, klasę wpisuje człowiek. |
| Południe | Wyjaśnić kwestionowane saldo przewoźnika | Salda przewoźników, Ruchy salda | Nie wyśle wyciągu salda ani nie potwierdzi go z partnerem. |
| Popołudnie | Przejrzeć limity i salda ponad limit | Pulpit, Karta podmiotu | Nie wyśle alertu e-mail ani SMS. |
| Koniec miesiąca | Sprawdzić zgodność i zamknąć okres | Raporty - Kontrola, Okresy rozliczeniowe | Nie wyceni sald w złotych i nie wystawi noty. |
Rano: bufor i kwity z rampy
Poranek zaczyna się od Pulpitu i rejestru Bufor (do zatwierdzenia), bo dokumenty z rampy nie zmieniają stanu ani salda, dopóki ich nie zatwierdzisz.
Pulpit pokazuje kafelki w trzech grupach: Dokumenty (na przykład Dokumenty w buforze i Mój bufor), Magazyn i Rozliczenia (Salda kontrahentów, Salda przewoźników, Salda ponad limit). Kliknięcie kafelka przenosi do szczegółów.
Rejestr Bufor (do zatwierdzenia) zbiera wszystkie dokumenty czekające na decyzję. Nad listą są przyciski Otwórz, Drukuj, Kopiuj do nowego, Zatwierdź, Storno i Odśwież. Przed zatwierdzeniem warto porównać dokument z papierowym kwitem: numer kwitu partnera, rejestracje, typ palety, klasę i ilość. Zasady bufora opisuje strona o buforze dokumentu magazynowego, a kroki obsługi instrukcja: Bufor i zatwierdzanie.
Rejestr Bufor (do zatwierdzenia) pokazuje dokumenty w statusie Bufor, bez numeru. Filtry zawężają listę po dacie operacji i statusie, a przycisk Zatwierdź przenosi zaznaczony dokument do ewidencji.
Zatwierdzenie sprawdza pozycje, datę operacji, okres rozliczeniowy, stan na lokalizacjach, otwartą inwentaryzację i limit salda. Gdy coś się nie zgadza, program odmawia komunikatem „Dokumentu nie można zatwierdzić” z podaną przyczyną, a dokument zostaje w buforze. Po zatwierdzeniu dokument ma numer i nie da się go edytować.
Przed południem: nowy dokument ze stroną salda
Nowy dokument paletowy zmienia saldo tylko jednej strony, kontrahenta albo przewoźnika, i to rozliczeniowiec wskazuje ją przełącznikiem Strona salda.
W formularzu PZ lub WZ wybiera się rodzaj dokumentu, datę operacji i podmiot. Kierowcę wybiera się z kartoteki przewoźnika albo wpisuje jako kierowcę spoza kartoteki, a rejestracje ciągnika i naczepy oraz Nr kwitu partnera wpisuje się ręcznie. Pole Zlecenie / awizacja jest opcjonalne i służy do wyszukiwania dokumentów w rejestrach. Kierowca jest tylko polem dokumentu i nie ma własnego salda.
Spór o klasę palet rozstrzyga człowiek, bo program jej nie ocenia. Klasę wpisuje się na pozycji (Nowa, A, B, C, Nieposortowana, Uszkodzona, Do złomowania). Gdy palety trzeba przesortować, robi to dokument ZL, który zmienia klasę, a saldo zostaje bez zmian. Opis klas znajdziesz na stronie o klasach jakości palet.
Południe: przewoźnik kwestionuje saldo
Gdy przewoźnik kwestionuje saldo, rozliczeniowiec schodzi od liczby do dokumentów: z ekranu Salda przewoźników do Ruchów salda, a stamtąd do samego dokumentu.
Schemat pokazuje trzy kroki w programie i dwa wyniki. Jeśli dokument zgadza się z kwitem, raport PDF salda przekazuje się partnerowi poza programem. Jeśli dokument jest błędny, poprawia się go przyciskiem Storno albo Koryguj, a powód zostaje w ewidencji.
Ekran pokazuje liczbę podmiotów oraz sumy Winni nam razem i Winni im razem. Tabela ma kolumny Wydano, Przyjęto, Saldo, Kierunek, Limit i Limit salda, a przycisk Ruchy salda otwiera historię zaznaczonego podmiotu.
- Otwórz Rozliczenia - Salda przewoźników i zaznacz podmiot.
- Kliknij Ruchy salda i ustaw zakres dat oraz typ palety.
- Zaznacz ruch i kliknij Otwórz dokument, a potem porównaj numer kwitu partnera z papierem.
- Jeśli dokument jest błędny, użyj Storno albo Koryguj i wpisz powód.
- Pobierz raport PDF (Salda bieżące albo Obroty sald za okres) i wyślij go partnerowi własnym kanałem.
Saldo z wybranego dnia pokazuje pole Saldo na dzień: puste oznacza saldo bieżące, a wpisana data saldo z dokumentów do tego dnia włącznie. Ekrany opisuje strona o saldach palet, a uzgodnienie z partnerem strona o potwierdzeniu salda z przewoźnikiem. Instrukcja opisuje ekran krok po kroku: Ruchy salda.
Popołudnie: limity i salda ponad limit
Po południu rozliczeniowiec przegląda kafelek Salda ponad limit na Pulpicie i karty podmiotów, bo limit salda działa przy zatwierdzaniu wydań WZ.
Limit ustawia się w karcie podmiotu, w sztukach i łącznie dla wszystkich typów palet. Zależnie od ustawienia program pokazuje ostrzeżenie albo odmawia zatwierdzenia WZ. Przy odmowie pojawia się przycisk Zatwierdź mimo limitu, który wymaga podania powodu. Program nie wysyła alertów e-mail ani SMS, więc stan limitów widać na ekranie. Zasady opisuje strona o limicie salda palet.
Koniec miesiąca: kontrola i zamknięcie okresu
Na koniec miesiąca rozliczeniowiec uruchamia kontrolę zgodności, zatwierdza albo usuwa bufory i dopiero wtedy zamyka okres.
Lista okresów pokazuje status, osobę zamykającą, datę zamknięcia, liczbę dokumentów w buforze i powód ostatniej zmiany. Przycisk Szczegóły otwiera okno z historią okresu i przyciskiem Zamknij okres.
- Uruchom Raporty - Kontrola - Zgodność stanu z ruchami i sprawdź obie kontrole.
- Zatwierdź albo usuń dokumenty w buforze z datą w miesiącu.
- Odczytaj Salda na dzień dla ostatniego dnia miesiąca oraz Obroty sald za okres.
- Zamknij okres w Administracja - Okresy rozliczeniowe, jeśli poprzedni okres jest już zamknięty.
Po zamknięciu program nie pozwala zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą w tym miesiącu, a odczyt stanu, sald i raportów działa dalej. Reguły opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet, a dowody dla audytora artykuł o tym, jak przygotować ewidencję palet na audyt. Kroki zamknięcia opisuje instrukcja: Okresy rozliczeniowe.
Arkusz i papier kontra program w pracy rozliczeniowca
Największa różnica między arkuszem a programem dotyczy tego, co zostaje po poprawce i skąd wiadomo, kto jest dłużnikiem. Pierwsza kolumna opisuje typowy arkusz bez dodatkowych zabezpieczeń.
| Problem | Typowy arkusz i papier | Studio PWS.net |
|---|---|---|
| Kwit czeka na wpisanie | Przepisanie do arkusza po kilku dniach. | Wpis do dokumentu w buforze. Dane z kwitu nadal wpisuje człowiek, bo program nie czyta skanów. |
| Kto jest dłużnikiem | Jedna kolumna, trudno rozdzielić kontrahenta i przewoźnika. | Dokument zmienia saldo jednej strony, a salda kontrahenta i przewoźnika liczą się osobno. |
| Błąd w zatwierdzonym wpisie | Nadpisanie komórki, ślad zależy od dyscypliny. | Storno albo Koryguj, oryginał ma status Anulowany, powód zostaje w ewidencji. |
| Dowód dla partnera | Teczka kwitów i własne zestawienie. | Ruchy salda z saldem narastającym, kwit PDF i raport sald w PDF. |
| Saldo na koniec miesiąca | Zależy od momentu zapisania pliku. | Saldo na dzień z dokumentów zatwierdzonych i zamknięty okres. |
| Dostęp dla zespołu | Plik na dysku jednej osoby. | Program działa w przeglądarce na komputerze i tablecie dla wszystkich użytkowników z uprawnieniami. |
Jak przygotować dział rozliczeń do pracy w programie
Program wymaga kilku prostych zasad przy rampie, bo jakość salda zależy od jakości wpisanych dokumentów.
- Wpisuj kierowcę, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz numer kwitu partnera w każdym dokumencie PZ i WZ.
- Nie zatwierdzaj dokumentu bez sprawdzenia typu palety i klasy, bo po zatwierdzeniu poprawia się go storno.
- Używaj pola Zlecenie / awizacja, jeśli chcesz wyszukiwać dokumenty po numerze zlecenia.
- Drukuj raporty sald z tymi samymi parametrami co podgląd i przekazuj je przewoźnikom własnym kanałem.
- Uruchamiaj kontrolę Zgodność stanu z ruchami po większych korektach i przed zamknięciem miesiąca.
Co robi system, a co pracownik
System liczy stan i saldo z zatwierdzonych dokumentów, a pracownik odpowiada za treść dokumentów i za rozmowę z partnerem.
| Zadanie | Co robi system | Co robi pracownik |
|---|---|---|
| Liczenie salda | Wylicza je z zatwierdzonych dokumentów, osobno dla każdej strony. | Wskazuje stronę salda i zatwierdza dokument. |
| Wyjaśnienie różnicy | Pokazuje ruchy salda i przycisk Otwórz dokument. | Porównuje dokument z kwitem partnera. |
| Poprawa błędu | Tworzy storno i oznacza oryginał jako Anulowany. | Wpisuje powód i wprowadza poprawny dokument. |
| Uzgodnienie z partnerem | Drukuje raport sald i kwit w PDF. | Wysyła PDF własnym kanałem i prowadzi rozmowę. |
Czego program nie robi
Studio PWS.net ewidencjonuje ilości z dokumentów, a uzgodnienie z przewoźnikiem odbywa się poza programem.
- nie czyta kwitów ze skanu i nie ma podpisu składanego na ekranie;
- nie ocenia jakości palet, klasę wpisuje człowiek;
- nie wysyła wyciągów sald, nie potwierdza salda z partnerem i nie obsługuje sporów;
- nie wystawia not obciążeniowych i nie wycenia sald w złotych;
- nie liczy terminów zwrotu i nie ma wbudowanej integracji z ERP ani WMS.
Wyciągi sald z potwierdzeniem przez partnera są w planach i nie można ich jeszcze używać. Koncepcję opisuje strona o portalu przewoźnika.