Portal przewoźnika to planowany kierunek rozwoju Studio PWS.net, który nie jest dostępny w wersji 2.3.0: samoobsługowy panel, w którym przewoźnik widzi swoje saldo i dokumenty oraz akceptuje je albo zgłasza rozbieżność. Ta strona opisuje koncepcję i pokazuje, jak saldo uzgadnia się dziś.
Portal przewoźnika nie jest częścią wersji 2.3.0. Opis, makieta i schemat poniżej przedstawiają koncepcję z przykładowymi danymi, bez dat i obietnic. Dziś saldo uzgadnia się poza programem, na podstawie raportu PDF, ruchów salda i kwitów.
Czym jest portal przewoźnika
Portal przewoźnika to w koncepcji panel w przeglądarce, w którym przewoźnik widzi wyłącznie własne saldo i dokumenty z danego okresu, a uzgodnienie odbywa się bez wymiany e-maili z zestawieniami.
Pomysł wynika z codziennej pracy rozliczeniowca. Pod koniec miesiąca przewoźnik przysyła własne zestawienie, a firma odpowiada swoim raportem i kwitami. Portal miałby przenieść tę rozmowę do jednego miejsca: przewoźnik porównuje zestawienie ze swoimi kwitami, a potem akceptuje saldo albo wskazuje konkretny dokument. Jak taki dzień wygląda dziś, opisuje artykuł dzień z życia specjalisty ds. rozliczeń palet.
Jak saldo uzgadnia się dziś, w wersji 2.3.0
W wersji 2.3.0 saldo z przewoźnikiem uzgadnia się poza programem, a program dostarcza dowody: ruchy salda, kwit z numerem kwitu partnera i raport sald w PDF.
Ekran pokazuje liczbę podmiotów oraz sumy Winni nam razem i Winni im razem. Przycisk Ruchy salda otwiera historię zaznaczonego przewoźnika.
Ekran pokazuje dokumenty z saldem narastającym i przyciskiem Otwórz dokument. To na tej podstawie rozliczeniowiec porównuje liczby z kwitami partnera.
Raport PDF (Salda bieżące albo Obroty sald za okres) pobiera się z programu i przekazuje przewoźnikowi własnym kanałem. Program nie wysyła wyciągów sald i nie potwierdza salda z partnerem. Ekrany opisuje strona o saldach palet, a uzgodnienie strona o potwierdzeniu salda z przewoźnikiem. Kroki obsługi opisują instrukcje: Ruchy salda oraz Raporty sald.
Makieta ekranu portalu przewoźnika
Makieta pokazuje, co przewoźnik zobaczyłby na jednym ekranie: okres, saldo według typu nośnika, fragment rejestru dokumentów oraz dwa przyciski decyzji.
Ekran ma cztery części. Na górze są wybór okresu i status uzgodnienia. Niżej trzy kafelki pokazują saldo dla typów nośników, a rejestr listuje dokumenty z numerem kwitu partnera. Na dole są przyciski Zgłoś rozbieżność i Akceptuję saldo. Znak liczb jest taki jak w programie: wydanie zwiększa saldo, przyjęcie je zmniejsza, a saldo dodatnie oznacza, że przewoźnik jest winien palety.
Dane na makiecie są przykładowe. Saldo EPAL wynosi w nich 50 szt.: saldo na początek 120, wydano 380, przyjęto 450 (120 + 380 - 450 = 50).
Obieg uzgadniania salda w koncepcji
W koncepcji uzgodnienie salda przebiega w czterech krokach i kończy się jednym z trzech wyników.
- Po zamknięciu okresu powstaje zestawienie zatwierdzonych dokumentów przewoźnika.
- Przewoźnik dostaje powiadomienie z odnośnikiem do portalu i terminem na reakcję.
- Przewoźnik porównuje zestawienie ze swoimi kwitami i akceptuje saldo albo zgłasza rozbieżność.
- Dział rozliczeń sprawdza zgłoszenie, a błędny dokument poprawia stornem albo przyciskiem Koryguj.
Szczególnie ostrożnie trzeba podejść do braku reakcji. Skutek milczenia przewoźnika zależy od umowy lub regulaminu między stronami, a nie od programu. Ten tekst nie jest poradą prawną, a zapis o domniemanej zgodzie warto uzgodnić z prawnikiem firmy.
Zgłaszanie rozbieżności w koncepcji
Zgłoszenie rozbieżności miałoby dotyczyć konkretnego dokumentu z rejestru, z podaniem kategorii, własnej liczby sztuk, krótkiego uzasadnienia i załącznika.
- Niezgodność liczby sztuk - na przykład w ewidencji jest 30, a przewoźnik ma kwit na 33.
- Błędna klasa jakości - na przykład paleta zapisana jako Do złomowania mimo klasy A na kwicie.
- Brak dokumentu - przewoźnik twierdzi, że oddał palety, których nie ma w zestawieniu.
- Błędny numer pojazdu lub kierowcy w dokumencie.
Do zgłoszenia przewoźnik dołączałby skan lub zdjęcie własnego egzemplarza kwitu. Zgłoszenie wstrzymywałoby uzgodnienie okresu i zakładało zadanie po stronie działu rozliczeń. Korekta nadal odbywałaby się dokumentem, bo zatwierdzonego dokumentu w Studio PWS.net się nie edytuje. Zasady korekt opisuje strona o buforze, zatwierdzeniu i storno oraz instrukcja: Storno, Koryguj i Kopiuj do nowego.
Dla każdej kategorii istnieje już dziś droga poprawki w programie, niezależnie od portalu.
| Kategoria | Przykład | Poprawa w programie dziś |
|---|---|---|
| Liczba sztuk | W ewidencji 30, na kwicie przewoźnika 33. | Koryguj: storno oryginału i kopia w buforze do poprawy. |
| Klasa jakości | Klasa Do złomowania zamiast A. | Koryguj z poprawną klasą na pozycji. Klasę wpisuje człowiek. |
| Brak dokumentu | Przewoźnik oddał palety, których nie ma w zestawieniu. | Nowy dokument z prawdziwą datą operacji, jeśli okres jest otwarty. |
| Pojazd lub kierowca | Błędny numer rejestracyjny w dokumencie. | Koryguj, bo zatwierdzonego dokumentu nie edytuje się. |
Założenia bezpieczeństwa w koncepcji
Portal dla zewnętrznego partnera wymaga ścisłego rozdzielenia danych, dlatego koncepcja zakłada kilka zasad, które trzeba potwierdzić przy wdrożeniu.
- Przewoźnik widzi wyłącznie rekordy przypisane do własnego podmiotu w kartotece.
- Dostęp przez konto z hasłem albo przez jednorazowy odnośnik z powiadomienia.
- Każda akceptacja i każde zgłoszenie zapisuje czas, adres IP i identyfikator zestawienia, które przewoźnik potwierdził.
- Dane osobowe kierowców wymagają osobnej decyzji firmy co do zakresu i okresu przechowywania.
Dziś i w koncepcji - zestawienie
Poniższe zestawienie oddziela to, co działa w wersji 2.3.0, od tego, co jest tylko koncepcją.
| Obszar | Dziś (wersja 2.3.0) | Koncepcja portalu (w planach) |
|---|---|---|
| Źródło liczb | Zatwierdzone dokumenty, saldo kontrahenta i przewoźnika osobno. | To samo źródło, widoczne dla przewoźnika. |
| Przekazanie salda | Raport PDF pobiera rozliczeniowiec i wysyła własnym kanałem. | Zestawienie w panelu z odnośnikiem w powiadomieniu. |
| Reakcja przewoźnika | Odpowiedź e-mailem lub telefonem poza programem. | Akceptacja albo zgłoszenie rozbieżności w panelu. |
| Dowód z kwitu | Numer kwitu partnera wpisany w dokumencie, kwit PDF z programu. | Załącznik z kwitem przewoźnika przy zgłoszeniu. |
| Poprawa błędu | Storno albo Koryguj z powodem. | Bez zmian, korekta nadal dokumentem. |
| Ślad uzgodnienia | Historia dokumentu, ruchy salda, historia okresu. | Dodatkowo zapis akceptacji i zgłoszeń. |
Pytania do ustalenia przed takim wdrożeniem
Portal wymagałby kilku decyzji po stronie firmy, zanim ktokolwiek zacząłby go budować.
- Jaki termin na reakcję przewoźnika przewiduje umowa lub regulamin.
- Co ma oznaczać brak reakcji i czy umowa to dopuszcza.
- Którzy przewoźnicy dostaną dostęp i kto zakłada im konta.
- Jakie załączniki i jakiej wielkości firma przyjmuje.
- Kto w firmie rozstrzyga zgłoszone rozbieżności i w jakim czasie.
Czego tu nie obiecujemy
Portal przewoźnika jest koncepcją, więc ta strona nie podaje dat, cen ani zakresu, a zakres takich prac ustala się osobno przed wyceną. Granice programu i odpowiedzialność firmy za zgodność z przepisami opisuje instrukcja: Palety w prawie i w programie.
- nie ma portalu przewoźnika, wyciągów sald ani potwierdzania salda online w wersji 2.3.0;
- nie ma powiadomień e-mail ani SMS wysyłanych przez program;
- nie ma akceptacji salda ani zgłaszania rozbieżności w panelu partnera;
- nie ma podpisu składanego na ekranie ani odczytu kwitów ze skanu.