Ewidencja palet na audyt - pięć dowodów, które trzeba mieć pod ręką

Ewidencja palet na audyt jest wiarygodna wtedy, gdy każdą liczbę da się rozłożyć na dokumenty i pokazać, kto je zatwierdził. Studio PWS.net daje na to pięć dowodów: niezmienny zatwierdzony dokument, ruchy salda, kwit paletowy, kontrolę zgodności stanu z ruchami i okresy rozliczeniowe z historią.

Czego pyta audytor w ewidencji nośników

Audytor w ewidencji nośników sprawdza zwykle cztery rzeczy: skąd wzięła się liczba, kto ją zmienił, czy dokument mógł zniknąć i czy miesiąc był już zamknięty. Podstawy opisuje strona o tym, czym jest ewidencja palet. Poniżej widać, jak każde z tych pytań przekłada się na ekran programu.

• Skąd ta liczba? Saldo i stan mają dać się rozłożyć na dokumenty.
• Kto zmienił dokument po fakcie? Zmiana ma zostawić ślad i powód.
• Czy dokument mógł zniknąć? Każdy numer w serii powinien mieć wyjaśnienie.
• Czy miesiąc był zamknięty? Po zamknięciu nikt nie powinien dopisywać dokumentów wstecz.

Dowód w ewidencji palet to zapis, który audytor może sprawdzić bez polegania na słowie pracownika: zatwierdzony dokument, ruch salda, kwit z podpisami, wynik kontroli albo wpis w historii okresu.

Pięć dowodów w jednym łańcuchu

Pięć dowodów tworzy łańcuch: dokument zmienia saldo, z dokumentu powstaje kwit, kontrola porównuje liczby z dokumentami, a okres zamyka zmiany.

Schemat czyta się od góry. Bufor nie zmienia stanu ani salda. Po zatwierdzeniu dokument dostaje numer i zmienia saldo, z dokumentu drukuje się kwit, a kontrola porównuje liczby z dokumentami. Zamknięcie okresu blokuje zatwierdzanie i storno z datą w tym miesiącu. Błąd po zatwierdzeniu idzie bocznym torem: powstaje storno ST z powodem, a oryginał zostaje w rejestrze jako Anulowany.

Dowód 1: zatwierdzonego dokumentu nie da się cicho zmienić

Zatwierdzony dokument w Studio PWS.net ma numer, nie da się go edytować ani usunąć, a każdy błąd poprawia się osobnym dokumentem.

Co się dzieje po zatwierdzeniu

Dokument w buforze nie ma numeru i nie zmienia stanu ani salda, więc można go edytować, kopiować i usunąć przyciskiem Usuń bufor. Zatwierdzenie nadaje numer w formacie typ/rok/numer, na przykład PZ/rok/numer, i od tej chwili dokument wpływa na stan i saldo. Przed zatwierdzeniem program sprawdza pozycje, datę operacji, okres rozliczeniowy, stan na lokalizacjach źródłowych, otwartą inwentaryzację i limit salda. Gdy warunek nie jest spełniony, dokument zostaje w buforze. Zasady bufora opisuje strona o buforze dokumentu magazynowego.

Sekcja Historia na dole formularza pokazuje, kto utworzył dokument i kiedy, kto go ostatnio zmienił, kto go zatwierdził i anulował oraz źródło wprowadzenia (WEB). To pierwsze miejsce, do którego warto zaprowadzić audytora.

Storno, Koryguj i Kopiuj do nowego

Storno tworzy dokument ST o skutku przeciwnym do oryginału i zatwierdza go od razu. W oknie Storno dokumentu wpisuje się datę operacji storna oraz powód. Oryginał dostaje status Anulowany, zachowuje swój numer i pokazuje pola Dokument storna oraz Powód storna. Dokument ST dostaje własny numer w formacie ST/rok/numer.

• Storno - cofa skutek dokumentu bez usuwania go z rejestru.
• Koryguj - wykonuje storno oryginału i zapisuje jego kopię w buforze do poprawy, z odnośnikiem Otwórz dokument korygowany.
• Kopiuj do nowego - tworzy nowy bufor z tymi samymi polami i pozycjami, a dokument źródłowy zostaje bez zmian.

Data storna nie może być wcześniejsza niż data operacji dokumentu ani wypadać w zamkniętym okresie. Storno sprawdza też stan tak jak zwykłe zatwierdzenie. Przyciski i komunikaty opisuje instrukcja: Storno, Koryguj i Kopiuj do nowego.

Który przycisk wybrać, zależy od sytuacji. Zestawienie poniżej opisuje skutek i ślad każdej drogi.

Różnicę między zwykłym arkuszem a programem pokazuje następne zestawienie. Pierwsza kolumna opisuje typowy arkusz bez dodatkowych zabezpieczeń.

Dowód 2: ruchy salda rozkładają każdą liczbę na dokumenty

Ruchy salda pokazują, z jakich dokumentów powstało saldo podmiotu: dokument po dokumencie, z saldem narastającym.

Ekran otwiera się z listy Rozliczenia - Salda po zaznaczeniu podmiotu, przyciskiem Ruchy salda albo dwuklikiem. Filtry to Data operacji od (domyślnie początek roku), Data operacji do i Typ palety. Trzy liczby nad listą to Wydano w okresie, Przyjęto w okresie i Saldo na koniec okresu. Pierwszy wiersz listy to Saldo na początek okresu, od którego liczy się saldo narastająco. Przycisk Otwórz dokument przenosi z wybranego ruchu do samego dokumentu. Więcej o ekranie mówi instrukcja: Ruchy salda. Ekrany sald opisuje strona o saldach palet.

Zasada znaku jest stała: wydanie (Wydano +) zwiększa saldo, a przyjęcie (Przyjęto -) je zmniejsza. Saldo dodatnie oznacza, że podmiot jest winien nam palety. Dokument zmienia saldo jednej strony, kontrahenta albo przewoźnika, więc salda obu stron liczą się osobno. Na liście są tylko dokumenty zatwierdzone. Bufor w ruchach salda się nie pojawia.

Poniższy przykład jest wymyślony i uproszczony. Pokazuje, jak błędny dokument i jego storno znoszą się w saldzie narastającym. Saldo na początek okresu wynosi w przykładzie 0.

Po czterech dokumentach saldo wynosi 9 palet i przewoźnik jest winien nam 9 sztuk. Błędny PZ i jego storno widać obok siebie, ale razem dają zero. Audytor widzi więc zarówno błąd, jak i sposób jego poprawienia.

Dowód 3: kwit paletowy z podpisami i saldem po dokumencie

Kwit paletowy to wydruk PDF z dokumentu, który magazynier i kierowca podpisują na papierze, a program uzupełnia go numerem dokumentu i saldem po dokumencie.

• Nagłówek - nazwa firmy, magazyn, tytuł, typ i numer dokumentu, data operacji oraz oznaczenie ORYGINAŁ albo KOPIA.
• Strony i transport - dane podmiotu salda, przewoźnik, kierowca, ciągnik, naczepa oraz numer kwitu partnera.
• Pozycje - typ palety, klasa, lokalizacja i ilość z sumą Razem.
• Saldo po dokumencie - saldo strony wraz z kierunkiem, na przykład podmiot jest winien magazynowi.
• Podpisy - pola dla magazynu i dla kierowcy, a pod nimi osoba, która zatwierdziła dokument, i data zatwierdzenia.
• Stopka - identyfikator dokumentu i klauzula informacyjna RODO administratora.

Kwit drukuje się w 1, 2 albo 3 egzemplarzach, w języku korespondencji strony salda: po polsku, angielsku lub niemiecku. Wydruk z bufora jest roboczy, więc po zatwierdzeniu trzeba wydrukować kwit ponownie. Po przycisku Koryguj kwit pochodzi z nowego dokumentu, a oryginał zostaje w rejestrze jako anulowany. Numer kwitu partnera wpisuje się ręcznie, dzięki czemu kwit można zestawić z dokumentem drugiej strony. Układ pól opisuje strona o kwicie paletowym.

Kwit jest dokumentem handlowym i nie zastępuje dokumentów księgowych. Podpis odręczny na papierze nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a program nie ma podpisu na ekranie. Papierowe kwity archiwizuje firma. Ten tekst nie jest poradą prawną. Zasady prawne opisuje instrukcja: Palety w prawie i w programie.

Dowód 4: kontrola zgodności stanu z ruchami

Kontrola zgodności to ekran Zgodność stanu z ruchami w menu Raporty - Kontrola, który wykrywa rozbieżności między liczbami a zatwierdzonymi dokumentami, ale niczego nie poprawia.

• Stan a ruchy dokumentów - stan każdej pozycji (lokalizacja, typ palety, klasa) ma równać się sumie ruchów zatwierdzonych dokumentów. Korekty salda KS nie zmieniają stanu i w tej kontroli nie uczestniczą.
• Salda a dokumenty - każdy ruch salda ma mieć podmiot z tej firmy, a dokument anulowany razem ze swoim storno ma zerować saldo.

Wynik to komunikaty „Stan zgodny z dokumentami” i „Salda zgodne z dokumentami”, a obok data i godzina w polu Sprawdzono. Przycisk Sprawdź ponownie powtarza kontrolę, a pole Wszystkie magazyny firmy obejmuje ją całą firmę. Przy rozbieżności program wypisuje pozycje i salda, które się nie zgadzają. Rozbieżność jest błędem danych: wyjaśnia się ją dokumentem, a nie ręczną poprawką.

Instrukcja zaleca uruchomić kontrolę po imporcie danych początkowych i bilansów otwarcia, po większych korektach i stornach oraz przed zamknięciem okresu. Zakres opisuje strona o kontroli zgodności stanu i sald. Kontrola porównuje liczby z dokumentami, a nie z paletami na placu, bo z rzeczywistością porównuje je dopiero inwentaryzacja. Instrukcja nie opisuje wydruku PDF tego ekranu, więc dowód do teczki zapisz własnym sposobem, na przykład zrzutem ekranu z widoczną datą i godziną sprawdzenia.

Dowód 5: okresy rozliczeniowe z historią

Okres rozliczeniowy w Studio PWS.net to miesiąc z własnym statusem, a po jego zamknięciu program nie pozwala zatwierdzać ani stornować dokumentów z datą operacji w tym miesiącu.

Lista Okresy rozliczeniowe w dziale Administracja obejmuje ostatnie 24 miesiące. Statusy to Otwarty, Zamknięty oraz Zamknięty (przed startem). Kolumny pokazują, kto zamknął okres i kiedy, ile dokumentów czeka w buforze i jaki był Powód ostatniej zmiany. Okres można zamknąć, gdy się zakończył, nie ma w nim dokumentów w buforze, a poprzedni okres jest już zamknięty. O przynależności dokumentu do okresu decyduje data operacji, a nie dzień wpisania. Zamknięcie nie blokuje odczytu stanu, sald ani raportów.

Dla audytora najważniejsza jest tabela Historia okresu w oknie Szczegóły. Zapisuje każde zamknięcie i ponowne otwarcie: kiedy, kto i z jakiego powodu. Nowe wpisy nie zmieniają wcześniejszych. Ponowne otwarcie wymaga podania powodu i odpowiednich uprawnień, a uprawnienia ustala wdrożenie. Instrukcja nie mówi, czy wpisy historii można edytować, więc to pytanie warto zadać wdrożeniowcowi przed audytem. Szczegóły zamykania opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet oraz instrukcja: Okresy rozliczeniowe.

Przed zamknięciem miesiąca instrukcja zaleca trzy kroki: uruchomić Zgodność stanu z ruchami, zatwierdzić albo usunąć bufory, sprawdzić salda z kontrahentami. Saldo i stan na koniec miesiąca odczytuje się potem na wskazany dzień, w polu Saldo na dzień albo w raporcie Salda na dzień.

Protokół inwentaryzacji jest szóstym dokumentem w teczce

Protokół różnic inwentaryzacyjnych dokumentuje spis palet w magazynie i ma miejsce na podpisy komisji, ale nie jest księgowaniem.

Przycisk Drukuj arkusz tworzy arkusz spisowy do liczenia na papierze, a przycisk Drukuj protokół tworzy Protokół różnic inwentaryzacyjnych. Protokół zawiera datę, zakres i status zatwierdzenia, tabelę różnic według lokalizacji (stan księgowy, policzono, nadwyżki, niedobory, różnica) oraz podsumowanie według typu palety. Protokół z niezatwierdzonej inwentaryzacji ma znak wodny „PROJEKT - inwentaryzacja niezatwierdzona”, bo różnice są wtedy wstępne. Przebieg spisu opisuje strona o inwentaryzacji palet.

Zatwierdzenie inwentaryzacji tworzy dokument INW z numerem INW/rok/numer, ustawia stan lokalizacji na policzone ilości i zdejmuje blokadę lokalizacji. Saldo zostaje bez zmian, bo INW dotyczy palet w magazynie. Program nie wycenia różnic i nie księguje ich w księgach, a ich ujęcie należy do polityki rachunkowości firmy. Program nie przeprowadza inwentaryzacji w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Ten tekst nie jest poradą prawną.

Pytania audytora i odpowiedzi z programu

Sześć typowych pytań audytora ma w programie konkretne miejsce odpowiedzi, a w ostatniej kolumnie widać, czego program nie daje.

Ewidencja palet na audyt - teczka na jeden dzień

Teczkę audytową przygotowuje się z raportów i wydruków, które program tworzy z zatwierdzonych dokumentów, z datą na każdym. Zestawienia opisuje strona o raportach sald palet.

• Salda bieżące (PDF) - sumy po podmiotach, z oznaczeniem „ponad limit”.
• Salda na dzień dla ostatniego dnia okresu - ekran lub wydruk.
• Obroty sald za okres (PDF) - saldo początkowe, wydano, przyjęto, korekty i kolumna Kontrola.
• Stan na dzień - widok liczony z zatwierdzonych dokumentów do wskazanej daty.
• Wynik kontroli Zgodność stanu z ruchami - zrzut ekranu z datą i godziną sprawdzenia.
• Historia okresu - zrzut okna Szczegóły dla zamykanego miesiąca.
• Protokół różnic inwentaryzacyjnych (PDF) po zatwierdzeniu spisu.
• Wybrane kwity paletowe (PDF) z podpisami na papierze.

Kolumna Kontrola w raporcie Obroty sald za okres potwierdza, że saldo końcowe wynika z wyliczenia: saldo początkowe plus wydano, minus przyjęto, plus korekty. Raport Obroty kierowców jest informacyjny, bo saldo palet rozlicza się z przewoźnikiem, a nie z kierowcą.

Trzy rzeczy zawsze zostają po stronie firmy:

1. Zgodność dokumentów z rzeczywistością - ktoś musi policzyć palety i podpisać kwity.
2. Księgi i prawo - polityka rachunkowości, ujęcie różnic oraz archiwizacja dokumentów zgodna z przepisami.
3. Uzgodnienie salda z partnerem - program nie wysyła wyciągów ani nie potwierdza salda.

Co robi system, a co pracownik

System pilnuje reguł i zapisuje ślad, a pracownik odpowiada za to, żeby dokumenty odzwierciedlały rzeczywistość.

Czego program nie robi

Studio PWS.net ewidencjonuje ilości z dokumentów, a zgodność z przepisami zapewnia firma użytkownika.

• nie archiwizuje dokumentów zgodnie z przepisami o rachunkowości;
• nie jest narzędziem podpisu kwalifikowanego i nie ma podpisu składanego na ekranie;
• nie przeprowadza inwentaryzacji w rozumieniu ustawy, nie wycenia ani nie księguje różnic;
• nie wysyła wyciągów sald, nie potwierdza salda z partnerem i nie obsługuje sporów;
• nie sprawdza, czy palety fizycznie stoją tam, gdzie wskazuje dokument.