Saldo palet przewoźnika - dlaczego Excel i system pokazują inne liczby

Saldo palet przewoźnika w Excelu i w systemie rozjeżdża się z kilku powtarzalnych powodów. Najczęstsze to dokument niezatwierdzony, dokument zapisany na saldo kontrahenta zamiast przewoźnika oraz data operacji różna od daty wpisu. W Studio PWS.net saldo przewoźnika to suma ruchów z zatwierdzonych dokumentów, więc każdą różnicę da się sprawdzić na poziomie dokumentu.

Saldo przewoźnika to suma ruchów z dokumentów

Saldo palet przewoźnika to różnica między paletami, które wydano przewoźnikowi, a paletami, które od niego przyjęto, liczona z zatwierdzonych dokumentów. Wydanie zwiększa saldo, przyjęcie je zmniejsza, a wynik zero oznacza pełne rozliczenie.

Saldo dodatnie oznacza, że przewoźnik jest nam winien palety. Ujemne oznacza, że to my jesteśmy winni przewoźnikowi. Program liczy je osobno dla przewoźnika i osobno dla kontrahenta, bo ta sama firma może pełnić obie role, a jej salda się nie mieszają.

Schemat pokazuje drogę palet między magazynem a przewoźnikiem. Dokument WZ w rodzajach WYP lub WYW zmniejsza stan magazynu i zwiększa saldo przewoźnika. Dokument PZ w rodzajach WYM lub ZWP robi odwrotnie. Dokument ZL zmienia tylko lokalizację albo klasę, więc saldo zostaje bez zmian. Kontrahent ma własne saldo, a dokument zmienia saldo jednej ze stron.

Przykład: wydanie, przyjęcie i zwrot w czterech dokumentach

Przykład pokazuje wymianę na rampie. Liczby są wymyślone i służą tylko do pokazania, jak powstaje saldo.

Po dwóch dokumentach przewoźnik jest winien 9 palet: wydano 33, przyjęto 24. Przesunięcie ZL nie zmienia salda. Zwrot 9 palet doprowadza saldo do zera. Rodzaje dokumentów i ich strony salda opisuje instrukcja: Rodzaje dokumentów, a wpływ każdego typu na stan i saldo instrukcja: Skutek dokumentu dla stanu i salda.

Sześć powodów, dla których Excel i system pokazują różne liczby

Poniżej sześć miejsc, w których saldo w arkuszu rozchodzi się z saldem w programie, razem z szybkim sposobem sprawdzenia każdego z nich.

1. Dokument jest w buforze

Bufor nie zmienia stanu ani salda. Jeśli wpis do arkusza zrobiono w dniu przyjęcia, a dokument czeka na zatwierdzenie, program go jeszcze nie liczy. Sprawdź rejestr Bufor (do zatwierdzenia) i kafelek Dokumenty w buforze na pulpicie. Saldo na dzień także nie uwzględnia buforów.

2. Dokument trafił na saldo kontrahenta zamiast przewoźnika

Dokument zmienia saldo jednej strony, a stronę wskazuje rodzaj dokumentu. Przyjęcie WYM i zwrot ZWP są ze stroną Przewoźnik, a dostawa DOS i zwrot ZWK ze stroną Kontrahent. Porównaj ekran Salda przewoźników z ekranem Salda kontrahentów, bo dokument wpisany po złej stronie zniknie z jednego salda i pojawi się w drugim.

3. Data operacji to nie data wpisu

Saldo na dzień uwzględnia dokumenty z datą operacji do wskazanego dnia włącznie. Kwit z soboty zatwierdzony w poniedziałek należy więc do soboty, jeśli taką datę operacji wpisano. W arkuszu bywa odwrotnie: wiersz ma datę wpisu. Wpisz w polu Saldo na dzień dzień uzgodnienia i porównaj ten sam dzień po obu stronach.

4. Kwit przewoźnika nie ma dokumentu w ewidencji

Numer kwitu partnera jest w dokumencie opcjonalny. Program go nie generuje i nie sprawdza powtórzeń, więc dokument bez numeru trudno zestawić z papierem. W Ruchach salda są kolumny Nr kwitu i Podpis. Ułóż kwity według numerów i sprawdź, który z nich nie ma wiersza.

5. Błąd poprawiono nadpisaniem zamiast stornem

W arkuszu komórkę nadpisuje się i ślad znika. W programie zatwierdzonego dokumentu się nie edytuje, tylko stornuje z powodem albo poprawia przyciskiem Koryguj. W Ruchach salda oryginał i storno widać obok siebie, a razem się znoszą. Jeśli saldo w programie różni się o dokładnie jedną pozycję, szukaj pary dokument i storno.

6. Typ palety, klasa i kierowca

Saldo rozkłada się na typy palet, a widok Podmiot, typ palety i klasa pokazuje je także według klas. Zmiana klasy dokumentem ZL nie zmienia salda, więc spór o jakość palet trzeba rozstrzygnąć z przewoźnikiem poza programem. Kierowca nie ma własnego salda: raport Obroty kierowców jest informacyjny, a saldo należy do przewoźnika. Do raportu trafiają tylko kierowcy z kartoteki.

Jak sprawdzić saldo przewoźnika krok po kroku

Sprawdzenie salda przewoźnika zajmuje sześć kroków i zawsze kończy się na dokumencie.

1. Otwórz Rozliczenia, Salda przewoźników i znajdź przewoźnika. Włącz Pokaż rozliczone, jeśli saldo jest zerowe.
2. Ustaw widok Podmiot i typ palety, a w razie potrzeby Podmiot, typ palety i klasa.
3. Wpisz w polu Saldo na dzień dzień uzgodnienia, jeśli rozmawiasz o stanie z przeszłości.
4. Zaznacz przewoźnika i otwórz Ruchy salda z dokładnym zakresem dat.
5. Porównaj kolumny Nr kwitu i Saldo narastająco z papierowymi kwitami. Przyciskiem Otwórz dokument sprawdź szczegóły wiersza.
6. Wydrukuj raport Obroty sald za okres: ma saldo początkowe, wydano, przyjęto, korekty (KS, ST), saldo końcowe i kolumnę Kontrola.

Zasady liczenia salda opisuje instrukcja: Ruchy salda oraz strona o saldach palet. Jak czytać raporty, wyjaśnia strona o raportach sald palet.

Excel czy system przy rozliczaniu przewoźników

Arkusz sprawdza się, gdy przewoźników jest niewielu. Przy większej liczbie dokumentów różnice zaczynają się od tego, skąd bierze się liczba. Tabela porównuje typowy arkusz prowadzony ręcznie z zachowaniem Studio PWS.net.

Co zrobić, gdy po sprawdzeniu liczby nadal się różnią

Jeśli po sprawdzeniu wszystkich sześciu miejsc różnica zostaje, zazwyczaj brakuje dokumentu albo kwit przewoźnika różni się od zapisu. Uzgodnienie z przewoźnikiem odbywa się poza programem, na podstawie raportów, Ruchów salda i kwitów.

• Brak dokumentu: wystaw brakujący PZ lub WZ z właściwą datą operacji i stroną Przewoźnik.
• Dokument z błędem: użyj Storno albo Koryguj, a nie edycji.
• Kwit przewoźnika bez pokrycia: ustal, czy palety w ogóle przyjechały, zanim wystawisz dokument.
• Okres zamknięty: wybierz datę w otwartym okresie albo uzgodnij otwarcie okresu z uprawnioną osobą.

Procedurę uzgodnienia z przewoźnikiem opisuje artykuł o potwierdzeniu salda paletowego z przewoźnikiem, a nieoddane palety artykuł o manku paletowym. Wymianę palet na rampie omawia artykuł jak sobie poradzić z wymianą palet.

Przed rozmową z przewoźnikiem

Krótka lista pomaga wejść w rozmowę z liczbami, które da się obronić dokumentami.

• zatwierdź albo usuń bufory dotyczące tego przewoźnika,
• ustal dzień uzgodnienia i sprawdź saldo na dzień,
• otwórz Ruchy salda z dokładnym zakresem dat,
• zestaw numery kwitów partnera z kwitami przewoźnika,
• przygotuj raport Obroty sald za okres w PDF,
• sprawdź, czy dokumenty zapisano na stronę Przewoźnik.

Czego program nie robi w rozliczeniach z przewoźnikiem

Studio PWS.net prowadzi saldo wewnętrznie i nie komunikuje się z przewoźnikiem. Granice:

• nie wycenia sald w złotych i nie wystawia not obciążeniowych,
• nie liczy terminów zwrotu palet,
• nie rozlicza palet finansowo ani nie fakturuje kaucji i najmu,
• nie ocenia jakości palet, więc klasę wpisuje człowiek,
• nie wysyła wyciągów sald i nie obsługuje sporów.

Cały dzień pracy z saldami, od bufora po zamknięcie miesiąca, opisuje artykuł dzień z życia specjalisty ds. rozliczeń palet. Kierunek rozwoju, w którym przewoźnik sam akceptuje saldo, opisuje strona o portalu przewoźnika, jest w planach i nie jest jeszcze dostępny.