Inwentaryzacja palet strefami pozwala policzyć nośniki bez zatrzymania całego magazynu. Studio PWS.net blokuje ruchy tylko na lokalizacjach, które wybrano do spisu, a dokumenty z tych lokalizacji czekają w buforze do zatwierdzenia albo usunięcia inwentaryzacji. Reszta magazynu pracuje normalnie.
Zakres spisu tworzą strefy (Plac, Hala, Rampa) albo pojedyncze lokalizacje, opcjonalnie wybrane typy palet. Blokada zaczyna się w chwili utworzenia arkusza i kończy po zatwierdzeniu albo usunięciu inwentaryzacji. Zatwierdzenie tworzy dokument INW, który ustawia stan na policzone ilości i nie zmienia salda. Program nie tworzy przy tym dokumentów PW ani RW, nie księguje i nie wycenia różnic. Opis dotyczy wersji 2.3.0, stan na 4 listopada 2026.
Co zatrzymuje spis, a co nadal pracuje
Spis zatrzymuje zatwierdzanie ruchów tylko na lokalizacjach z zakresu inwentaryzacji. Od utworzenia arkusza do zatwierdzenia albo usunięcia inwentaryzacji dokumenty dotyczące tych lokalizacji nie przejdą zatwierdzenia i czekają w buforze. Program podaje lokalizację jako powód odmowy.
Lokalizacje spoza zakresu nie są blokowane, więc przyjęcia i wydania na nich działają dalej. Można prowadzić dwie inwentaryzacje naraz, o ile ich zakresy się nie nakładają: lokalizacji z innego otwartego arkusza w buforze nie da się wybrać. Na pulpicie kafelek Inwentaryzacje do policzenia pokazuje otwarte spisy.
Schemat pokazuje spis jednej strefy. Plac jest w zakresie, więc dokument wydania na Plac czeka w buforze. Hala i Rampa nie są w zakresie i ich ruchy są zatwierdzane jak zawsze. Blokada włącza się po utworzeniu arkusza, trwa w czasie liczenia i znika po zatwierdzeniu inwentaryzacji.
Widok Lokalizacja, typ palety i klasa pokazuje stan, ilości w buforach oraz kolumny W inwentaryzacji i Zablokowana (do wydań).
Jak podzielić magazyn na strefy spisu
Zakres spisu wybiera się w kreatorze Nowa inwentaryzacja: zaznaczasz strefy albo pojedyncze lokalizacje, a opcjonalnie typy palet. Zaznaczenie strefy obejmuje wszystkie jej lokalizacje, także puste, bo na pustym miejscu też mogą stać palety, których program nie zna.
Co wchodzi do jednego spisu
Do jednego spisu warto wziąć lokalizacje, które policzy się w jednym dniu i w jednym przebiegu. Gdy liczysz tylko jeden typ palet, zaznacz go w kreatorze. Brak zaznaczenia oznacza wszystkie typy, a niezaznaczone typy można dopisać podczas liczenia.
Na zrzucie w nagłówku tej strony widać krok 1 kreatora: komunikat o wstrzymaniu ruchów, strefy Plac, Hala i Rampa oraz listę lokalizacji ze stanem.
Spis całego magazynu, strefami albo cyklicznie
Program nie narzuca rytmu spisów. Tabela porównuje trzy sposoby organizacji, które da się zrealizować przez dobór zakresu. To propozycja organizacyjna, a nie funkcja programu.
| Sposób | Zakres w kreatorze | Co się blokuje | Kiedy wybrać |
|---|---|---|---|
| Cały magazyn | Wszystkie strefy | Wszystkie lokalizacje | Spis roczny, początek wdrożenia, po dużej reorganizacji |
| Strefami po kolei | Jedna strefa na raz | Lokalizacje jednej strefy | Gdy magazyn nie może stanąć, a strefy da się liczyć w różne dni |
| Cyklicznie jedna strefa | Ta sama strefa w stałym rytmie | Lokalizacje tej strefy w dniu spisu | Strefa z dużym ruchem, w której różnice narastają szybko |
Kto zakłada spis, kto liczy i kto zatwierdza
W roli Magazyn spisu się nie zakłada, tylko się go liczy. Inwentaryzację zakłada biuro w roli biuro. Magazynier otwiera arkusz z rejestru Inwentaryzacje do policzenia, wpisuje policzone ilości, dopisuje palety spoza arkusza i zapisuje liczenie.
Zatwierdza kierownik albo rola z takim uprawnieniem. Uprawnienia ustala wdrożenie, więc dobrze rozdzielić liczenie od zatwierdzenia już na etapie konfiguracji. Szczegóły opisuje instrukcja: Inwentaryzacje do policzenia.
Arkusz spisowy: lokalizacja, typ palety i klasa
Arkusz spisowy to lista pozycji do policzenia: dla każdej kombinacji lokalizacji, typu palety i klasy, na której jest stan, program zakłada jedną pozycję. W polu Policzono wpisujesz liczbę całkowitą, a różnica to policzono minus stan z chwili utworzenia arkusza.
Klasa jest częścią pozycji, więc palety Nowe, klasy A, B, C, Nieposortowane, Uszkodzone i Do złomowania liczy się osobno. Palety znalezione na lokalizacji z zakresu, których program tam nie widział, dopisujesz przyciskiem Dodaj pozycję spoza arkusza. Domyślna klasa takiej pozycji to Nieposortowana. Brak palet na pozycji wpisujesz jako 0. Puste pole oznacza brak policzenia, a przycisk Uzupełnij zerami wpisuje 0 we wszystkich pustych wierszach, więc używaj go dopiero po fizycznym sprawdzeniu każdego z nich.
Zakresu po utworzeniu arkusza nie da się zmienić. Brakujące palety dopisujesz jako pozycje spoza arkusza albo usuwasz inwentaryzację i tworzysz nową. Opis ekranu jest w instrukcji: Liczenie arkusza.
Liczenie na ślepo i liczenie bez podglądu stanu
Opcja Liczenie na ślepo w kreatorze ma sprawić, że liczący nie widzi stanu z programu. Spis jest prawdziwie ślepy tylko wtedy, gdy osoba licząca nie ma przed oczami liczby z ewidencji, bo inaczej łatwo ją potwierdzić zamiast policzyć.
Przed pierwszym spisem sprawdź na swoim arkuszu, czy kolumna Stan jest ukryta. Jeśli nie jest, zastosuj metodę papierową: liczący zapisuje ilości dla lokalizacji, typu i klasy na pustej liście, a druga osoba wpisuje wyniki do arkusza po zakończeniu liczenia. Wydruk arkusza spisowego zawiera pole Policzono, osobną tabelę na pozycje spoza arkusza i informację o trybie liczenia na ślepo. Zgodnie z instrukcją wydruk pokazuje też stan księgowy, więc do liczenia na papierze daj liczącym pustą listę, a wydruk zostaw kierownikowi.
Zatwierdzenie spisu i co ono robi ze stanem
Zatwierdzenie inwentaryzacji ustawia stan lokalizacji na policzone ilości, nadaje numer INW/rok/numer i zdejmuje blokadę. Program pyta o potwierdzenie i podaje sumę nadwyżek i niedoborów. Nadwyżka zwiększa stan, niedobór go zmniejsza.
Zatwierdzenie nie zmienia salda, bo spis dotyczy palet w magazynie, a nie rozliczeń z podmiotami. Pustego arkusza nie da się zatwierdzić. Po zatwierdzeniu drukujesz protokół różnic z podsumowaniem według typu palety i miejscem na podpisy komisji. Zatwierdzonego spisu się nie edytuje. Błędy poprawia się dokumentami PW, RW lub ZL, a stornem po uzgodnieniu z kierownikiem. Szczegóły są w instrukcji: Zatwierdzenie i protokół.
Rejestr pokazuje numer, typ INW, rodzaj, status, datę operacji i stronę salda. Przy każdym spisie widnieje Bez salda.
Co zrobić z różnicą po liczeniu
Różnica po liczeniu nie zawsze oznacza zgubione palety, więc zanim zatwierdzisz spis, ustal, jaki dokument jest właściwy. Tabela zestawia typowe sytuacje z dokumentem i jego skutkiem.
| Sytuacja | Dokument | Stan | Saldo |
|---|---|---|---|
| Niedobór lub nadwyżka bez wyjaśnienia | Zatwierdzenie INW | Ustawiony na policzone ilości | Bez zmian |
| Palety stoją na innej lokalizacji | ZL (przesunięcie) | Maleje w źródle, rośnie w celu | Bez zmian |
| Zła klasa jakości | ZL (sortowanie, zmiana klasy) | Zmienia się podział na klasy | Bez zmian |
| Wcześniejszy dokument był błędny | Storno albo Koryguj, najlepiej przed spisem | Wraca do wartości sprzed dokumentu | Wraca do wartości sprzed dokumentu |
| Różnica dotyczy rozliczenia z kontrahentem | Uzgodnienie poza programem, potem odpowiedni dokument | Zależnie od dokumentu | Zmienia go dopiero dokument ze stroną salda |
| Zatwierdzony spis okazał się błędny | PW, RW lub ZL, storno INW po uzgodnieniu z kierownikiem | Poprawiany dokumentem | Bez zmian |
Najczęstszą przyczynę różnic, czyli dokument zapisany błędnie albo niezatwierdzony, omawia strona o inwentaryzacji palet. Spis nie rozstrzyga sporu o saldo, bo go nie zmienia. O tym, jak sprawdzić saldo przewoźnika, pisze artykuł o saldzie palet przewoźnika.
Lista kontrolna spisu strefą
Lista porządkuje pracę w trzech momentach: przed utworzeniem arkusza, w czasie liczenia i po zatwierdzeniu.
Przed utworzeniem arkusza
- zatwierdź albo usuń bufory dotyczące liczonych lokalizacji, bo w czasie spisu nie da się ich zatwierdzić,
- uruchom kontrolę zgodności stanu z ruchami i wyjaśnij rozbieżności,
- wybierz strefy lub lokalizacje i zdecyduj, czy liczysz wszystkie typy palet,
- uzgodnij, kto liczy, kto wpisuje i kto zatwierdza.
W czasie liczenia
- licz osobno każdy typ palety i każdą klasę,
- palety spoza arkusza dopisuj przyciskiem Dodaj pozycję spoza arkusza,
- zapisuj liczenie na bieżąco, bo zapis można powtarzać,
- przed użyciem Uzupełnij zerami sprawdź fizycznie puste pozycje.
Po zatwierdzeniu
- wydrukuj protokół różnic i zbierz podpisy komisji,
- poprawki ruchów wprowadzaj dokumentami ZL, PW lub RW albo stornem,
- zamknij okres rozliczeniowy, gdy bufory są obsłużone.
Planowanie okresów i zamknięcie miesiąca opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet.
Czego program nie robi
Inwentaryzacja w Studio PWS.net porównuje stan z ewidencji z policzonym. Nie zastępuje procedur firmy. Granice:
- nie księguje i nie wycenia różnic, a ich ujęcie w księgach zależy od polityki rachunkowości firmy,
- nie przeprowadza inwentaryzacji w rozumieniu ustawy o rachunkowości (ten tekst nie jest poradą prawną),
- nie tworzy dokumentów PW ani RW przy zatwierdzeniu spisu,
- nie skanuje kodów i nie ma aplikacji do liczenia, więc ilości wpisuje się w przeglądarce,
- nie liczy palet u kontrahentów, bo spis dotyczy lokalizacji magazynu.