Przy drobnicy i doładunkach jeden pojazd zatrzymuje się w kilku punktach, a w każdym z nich palety zmieniają właściciela albo wracają do obiegu. Żeby ich nie zgubić, trzeba w każdym punkcie zapisać dokument, ustalić, czyje saldo się zmienia (kontrahenta czy przewoźnika), i po powrocie pojazdu zestawić kwity z saldem. Studio PWS.net od SoftwareStudio Group Sp. z o.o. ewidencjonuje to dokumentami PZ i WZ z polami transportu, a ten artykuł pokazuje, jak z nich korzystać w kursie z wieloma punktami.
Drobnica to ładunek, który nie wypełnia całego pojazdu, a doładunek to dołożenie ładunku w trasie. Oba zwiększają liczbę punktów, w których wymienia się palety. Obowiązuje prosta zasada: jeden punkt, jeden dokument, jeden kwit, jedna strona salda. W Studio PWS.net dokument zmienia saldo kontrahenta albo przewoźnika (pole Strona salda), a kierowca, numery rejestracyjne, Zlecenie / awizacja i Nr kwitu partnera opisują transport i wiążą dokumenty jednego kursu. Program nie planuje załadunku.
Dlaczego drobnica i doładunki mnożą rozbieżności w paletach
W kursie z jednym nadawcą i jednym odbiorcą palety przechodzą jedną wymianę, więc jest jeden kwit i jedna rozmowa o saldzie. W drobnicy wymian jest tyle, ile punktów, a wspólny jest tylko pojazd. Dlatego rośnie liczba miejsc, w których liczba palet może się rozjechać.
Doładunek dodatkowo miesza odpowiedzialność. Palety pobrane w pierwszym punkcie jadą tym samym pojazdem co palety z drugiego, a kierowca zdaje je w trzecim. Bez zapisu w każdym punkcie nie da się później ustalić, w którym miejscu liczba sztuk przestała się zgadzać, a spór o brakujące palety zamienia się w spór o to, kto miał je ostatni.
Studio PWS.net nie planuje załadunku, rozmieszczenia ładunku ani wykorzystania osi i nie liczy układu palet w przestrzeni ładunkowej, bo do tego służą narzędzia klasy TMS lub planowania załadunku. Program ewidencjonuje nośniki, a nie układ ładunku. Zasady wymiany opisuje osobny poradnik o wymianie palet.
Kto ma saldo: kontrahent czy przewoźnik
Saldo ma ta strona, którą wskazuje umowa i którą wpisano w dokumencie. W Studio PWS.net dokument zmienia saldo jednej strony, kontrahenta albo przewoźnika, a druga strona jest tylko informacją o transporcie.
Saldo kontrahenta wybiera się, gdy odbiorca albo nadawca odpowiada za palety wobec Ciebie: wydałeś mu nośniki i oczekujesz zwrotu albo przyjąłeś je od niego. Przewoźnik jest wtedy opisany na dokumencie, ale jego saldo się nie zmienia.
Saldo przewoźnika wybiera się, gdy to przewoźnik odpowiada za nośniki: zabiera je z Twojej rampy w trasę i ma je zwrócić albo wymienia je z Tobą na rampie. Taką sytuację odzwierciedla rodzaj dokumentu Wymiana na rampie - przyjęcie od przewoźnika, a po stronie wydania dokument WZ ze stroną salda Przewoźnik.
Jeśli palety mają obciążyć jednocześnie kontrahenta i przewoźnika, potrzebne są dwa dokumenty, bo jeden dokument nie dzieli się na dwie strony. Kogo obciążyć, rozstrzyga umowa przewozu albo klauzula paletowa, a nie program.
| Kryterium | Strona salda: Kontrahent | Strona salda: Przewoźnik |
|---|---|---|
| Kiedy wybrać | Odbiorca lub nadawca odpowiada za nośniki wobec Ciebie | Przewoźnik odpowiada za nośniki, które zabrał lub wymienia na rampie |
| Czyje saldo się zmienia | Kontrahenta | Przewoźnika |
| Rola drugiej strony | Przewoźnik opisuje transport | Kontrahent może być wskazany jako informacja |
| Gdzie widać saldo | Salda kontrahentów | Salda przewoźników |
| Raport Obroty kierowców | Dokument nie jest w nim ujęty | Dokument jest ujęty jako obrót kierowcy |
| Język kwitu | Język korespondencji kontrahenta | Język korespondencji przewoźnika |
Jeden punkt, jeden dokument, jeden kwit
W kursie z kilkoma punktami każdy punkt, w którym palety zmieniają ręce, dostaje własny dokument i własny kwit. Suma dokumentów kursu pozwala potem policzyć, ile palet powinno wrócić na rampę.
Przykład, w którym liczba punktów opisuje sytuację, a nie ograniczenie programu: pojazd zabiera palety z rampy, dowozi je do dwóch odbiorców i przywozi zwrotną partię od trzeciego kontrahenta. Powstają trzy dokumenty: WZ dla pierwszego odbiorcy, WZ dla drugiego i PZ od trzeciego. Każdy ma własnego kontrahenta, a przewoźnik i pojazd są wspólne. Salda trzech kontrahentów zmieniają się osobno, a saldo przewoźnika tylko wtedy, gdy któryś dokument ma stronę salda Przewoźnik.
Przy każdym punkcie wydrukuj kwit w dwóch egzemplarzach, czyli oryginał i kopię: w oknie Drukuj kwit wybiera się 1, 2 albo 3 egzemplarze. Jeden zostaje u partnera, drugi wraca z kierowcą do dokumentacji. Kwit drukuje się w języku korespondencji strony salda, po polsku, angielsku albo niemiecku, więc przy partnerze zagranicznym wydajesz Palettenschein bez tłumaczenia. Wzór i pola dokumentu opisuje strona o kwicie paletowym.
Palety, które wracają na rampę z kursu, powinny równać się sumie dokumentów PZ z tego kursu. Jeśli się nie równają, różnicę trzeba wyjaśnić jeszcze przy powrocie pojazdu, bo kierowca i kwity są wtedy pod ręką.
Pola dokumentu, które wiążą kurs
Kurs z wieloma punktami łączą pola transportu na dokumencie: przewoźnik, kierowca, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, Zlecenie / awizacja oraz Nr kwitu partnera. Dzięki nim dokumenty wpisane osobno dla każdego punktu da się później zestawić w jeden kurs.
Kierowcę wybiera się z kartoteki przewoźnika albo wpisuje jako Kierowcę spoza kartoteki, co przydaje się przy zastępstwie. Kierowca jest tylko polem dokumentu: saldo liczy się dla kontrahenta albo przewoźnika, nigdy dla kierowcy. Pola Nr rej. ciągnika i Nr rej. naczepy mają znaczenie przy doładunkach, bo naczepa może zmienić ciągnik w trakcie kursu, a numer pozwala powiązać dokumenty z pojazdem, którym jechały palety.
W polu Zlecenie / awizacja wpisujesz ten sam numer zlecenia przewozowego albo awizacji na dokumentach wszystkich punktów kursu, co daje im wspólny znacznik. Pole Nr kwitu partnera jest zwykłym polem tekstowym wypełnianym ręcznie: wpisujesz numer kwitu, który wystawił partner w punkcie, żeby zestawić papier z dokumentem.
Numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz Nr kwitu partnera opisują transport. Poniżej widać pozycję dokumentu: typ palety, klasę, lokalizację i ilość, a w danych demonstracyjnych suma ilości wynosi 15.
Skąd biorą się rozbieżności w drobnicy
Najczęstsze źródła rozbieżności to wymiana bez kwitu, dokument wpisany na złego partnera, palety przełożone między punktami bez zapisu oraz różnica klasy jakości przy zgodnej liczbie sztuk.
Kierowca zostawia palety w punkcie, a kwit zostaje w kabinie albo w ogóle go nie wystawiono. Bez papieru nie ma dowodu liczby.
Palety wpisano na kontrahenta, a umowa obciąża przewoźnika, albo odwrotnie. Saldo się zmienia, ale u niewłaściwej strony.
Przy doładunku palety przechodzą z jednego ładunku do drugiego albo na inny pojazd i nikt tego nie dokumentuje.
Kierowca przyjmuje palety gorszej jakości, a liczba się zgadza. Klasę zapisuje się na pozycji dokumentu, o czym mówi artykuł o klasach jakości palet.
Dwie dalsze przyczyny są organizacyjne: dokumenty wpisane z opóźnieniem i dokumenty z datą spoza właściwego okresu. W Studio PWS.net data operacji nie może być z przyszłości ani z okresu zamkniętego, co opisuje strona o okresach rozliczeniowych palet. Zatwierdzony dokument poprawia się stornem albo korektą salda, a nie edycją, więc błąd wpisu zostawia ślad. Zasady tego mechanizmu zebrano na stronie o buforze, zatwierdzeniu i storno.
Jak sprawdzić kurs po powrocie pojazdu
Po powrocie pojazdu zestawia się kwity z dokumentami w programie i sprawdza saldo przewoźnika oraz kontrahentów z kursu. Kolejność w Studio PWS.net jest prosta.
Dokumenty z kursu są w Buforze do czasu zatwierdzenia. Bufor nie zmienia stanu ani salda, więc kwity można porównać z wpisami, zanim saldo się zmieni. Po zatwierdzeniu otwierasz w Saldach przewoźników albo w Saldach kontrahentów przycisk Ruchy salda danego podmiotu. Widać wtedy historię z saldem narastającym i przycisk Otwórz dokument, który prowadzi do dokumentu źródłowego, z którego drukuje się kwit. Saldo na dzień pozwala sprawdzić stan z daty kursu, a nie z dnia rozmowy z kontrahentem.
Raport Obroty kierowców zestawia przyjęcia PZ i wydania WZ rozliczane z przewoźnikiem według kierowcy i okresu. To raport informacyjny: saldo należy do przewoźnika, a nie do kierowcy. Pozostałe zestawienia opisuje strona o raportach sald paletowych, a sposób prowadzenia sald strona o saldach palet. Jeśli przewoźnik ma ustalony limit salda, zatwierdzenie wydania WZ ponad limit kończy się ostrzeżeniem albo blokadą, zależnie od ustawienia, co opisuje strona o limitach sald paletowych.
Jak to ewidencjonuje Studio PWS.net: co robi program, a co pracownik
Studio PWS.net liczy salda i drukuje kwity, a pracownik wybiera stronę salda i zestawia papier z dokumentami. Podział wygląda tak:
| Co robi Studio PWS.net | Co robi pracownik |
|---|---|
| Liczy saldo kontrahenta albo przewoźnika po zatwierdzeniu dokumentu | Wybiera Stronę salda zgodnie z umową |
| Drukuje kwit po polsku, angielsku albo niemiecku w 1, 2 lub 3 egzemplarzach | Wydaje kwit w punkcie i zbiera podpisy na wydruku |
| Zapisuje kierowcę, numery rejestracyjne, zlecenie i numer kwitu partnera na dokumencie | Wpisuje te pola, w tym numer kwitu partnera ręcznie |
| Pokazuje ruchy salda z odnośnikiem do dokumentu źródłowego | Zestawia kwity z ruchami po powrocie pojazdu |
| Ostrzega albo blokuje wydanie ponad limit salda | Ustala limit w kartotece podmiotu |
| Nie planuje załadunku i nie śledzi pojazdów | Planuje załadunek w innym narzędziu, na przykład klasy TMS |
Studio PWS.net nie ma aplikacji mobilnej ani podpisu na ekranie. Kierowca nie wpisuje więc danych w trasie: dokumenty wprowadza biuro albo magazyn w przeglądarce, na komputerze lub tablecie, na podstawie kwitów i z datą operacji, którą jest dzień wymiany w punkcie, a nie dzień wpisu. Rolę łącznika między papierem a programem pełni wtedy Nr kwitu partnera. Pełny opis dokumentów, które opisują ruchy palet, znajdziesz w artykule o dokumentach magazynowych palet.