Ewidencja ilościowa zapisuje, ile sztuk danego typu nośnika jest w której lokalizacji i u którego kontrahenta, a ewidencja egzemplarzowa nadaje numer każdej sztuce i prowadzi jej historię. Dla Gitterboxów w obiegu wymiennym zwykle wystarcza pierwsze podejście, dla pojemników IBC z przeglądami i kontrolą zawartości często potrzebne jest drugie. Studio PWS.net od SoftwareStudio Group Sp. z o.o. prowadzi ewidencję ilościową, więc ten artykuł pokazuje także, gdzie kończy się jej zakres i co zrobić, gdy potrzebujesz więcej.
Ewidencja ilościowa odpowiada na pytanie, ile sztuk i u kogo, a egzemplarzowa na pytanie, który pojemnik i w jakim stanie. Ilościowa wystarcza, gdy sztuki są wymienne i nikt nie wymaga historii pojedynczego nośnika. Numeracja jest potrzebna przy przeglądach okresowych, kontroli zawartości i nośnikach, za które kontrahent odpowiada jako za konkretny egzemplarz. Studio PWS.net rozlicza Gitterboxy i pojemniki ilościowo: typ w kartotece, saldo kontrahenta per typ, stan per lokalizacja i klasa. Pole Identyfikator nośnika na pozycji dokumentu jest informacyjne i nie tworzy kartoteki egzemplarza.
Czym różni się ewidencja ilościowa od egzemplarzowej
Ewidencja ilościowa traktuje nośniki tego samego typu jak wymienne: system zna liczbę sztuk, a nie tożsamość każdej z nich. Ewidencja egzemplarzowa zapisuje każdą sztukę osobno - z numerem, historią i terminami, które do niej przypisano.
Różnicę widać najlepiej przy sporze z kontrahentem. W ewidencji ilościowej pytasz o liczbę: wydaliśmy dziesięć Gitterboxów, wróciło siedem, trzy są u was. W ewidencji egzemplarzowej pytasz o numery: pojemnik o tym numerze wyjechał do was i nie wrócił. Druga rozmowa jest pewniejsza dowodowo, ale wymaga, żeby numer był zapisany przy każdym ruchu tej sztuki.
Dlatego ewidencja egzemplarzowa kosztuje więcej pracy. Zamiast wpisać ilość na dokumencie, trzeba wpisać albo odczytać numer każdej sztuki, pilnować, żeby żaden nie został pominięty ani zdublowany, i utrzymywać historię, z której ktoś faktycznie korzysta. Ten koszt ma sens tylko tam, gdzie historia pojedynczego nośnika jest do czegoś potrzebna.
Kiedy wystarcza ewidencja ilościowa
Ewidencja ilościowa wystarcza, gdy sztuki danego typu są wymienne, a spór dotyczy liczby nośników, nie tożsamości konkretnego z nich.
Typowy Gitterbox, czyli stalowa skrzyniopaleta siatkowa, krąży w obiegu wymiennym podobnie jak paleta EUR. Dostawca i odbiorca oddają sobie tyle sztuk, ile przyjęli, w porównywalnym stanie, i żadna ze stron nie pyta, który egzemplarz wrócił. Numeracja nie wnosi wtedy nic do rozliczenia, a dodaje pracy przy każdym wydaniu i przyjęciu. To samo dotyczy skrzynek i pojemników, które nie wymagają okresowych badań i które właściciel puli odbiera bez wskazywania sztuk.
Pojemniki IBC też mogą pozostać w ewidencji ilościowej, jeżeli umowa nie wymaga wskazania konkretnych egzemplarzy, a przeglądy i regenerację prowadzi właściciel puli. Wtedy po Twojej stronie liczy się to, ile pojemników każdy kontrahent ma u siebie i kiedy je zwrócił.
Stan techniczny da się zapisać także bez numerów. Klasa jakości przy pozycji dokumentu mówi, ile sztuk jest w jakim stanie, bez wskazywania, które to sztuki. Szerzej opisuje to artykuł o klasach jakości palet.
Kiedy potrzebna jest numeracja egzemplarzy
Numeracja jest potrzebna, gdy z tożsamością sztuki wiąże się obowiązek, termin albo koszt, którego nie da się przypisać do samej liczby nośników. Cztery sytuacje są najczęstsze.
Pojemniki IBC używane do towarów niebezpiecznych podlegają okresowym kontrolom, których zasady opisuje ADR. Termin dotyczy konkretnego pojemnika, więc musi być przypisany do numeru. Wymagania sprawdź w aktualnej wersji umowy ADR.
Gdy kolejne napełnienie zależy od tego, co było w pojemniku wcześniej, potrzebna jest historia zawartości sztuki. Taką historię można przypisać wyłącznie do numeru.
Zbiornik i rama pojemnika IBC mogą mieć różną historię, bo zbiornik bywa wymieniany w odnowionej ramie. Bez numeru nie ustalisz, co i kiedy wymieniono.
Gdy kontrahent odpowiada za konkretny, drogi albo dedykowany nośnik, na przykład własny pojemnik klienta lub wynajęty egzemplarz, rozliczenie dotyczy numeru, a nie liczby.
W takich przypadkach potrzebny jest rejestr egzemplarzy: system klasy asset tracking, system utrzymania ruchu (CMMS) z kartoteką urządzeń albo moduł numerów seryjnych w systemie magazynowym. To inne narzędzia niż system ewidencji i rozliczania sald, a Studio PWS.net nie zastępuje żadnego z nich.
Model mieszany: ilości w obiegu, numery tam, gdzie wymagają ich przepisy
Oba podejścia nie wykluczają się. Najprostszy układ to rozliczanie z kontrahentami w sztukach, a numery egzemplarzy tylko dla tych pojemników, które mają obowiązek przeglądu, w osobnym rejestrze.
Łącznikiem między rejestrami może być numer zapisany na dokumencie ruchu. W Studio PWS.net służy do tego pole Identyfikator nośnika opisane niżej. Zaletą takiego układu jest to, że rejestr numerów obejmuje mały podzbiór pojemników, a Gitterboxy i palety zostają przy lekkiej ewidencji ilościowej.
| Kryterium | Ewidencja ilościowa | Ewidencja egzemplarzowa |
|---|---|---|
| Pytanie, na które odpowiada | Ile sztuk danego typu jest w lokalizacji i u kontrahenta | Który konkretnie egzemplarz jest gdzie i w jakim stanie |
| Identyfikacja nośnika | Typ z kartoteki; sztuki są wymienne | Numer przypisany do jednej sztuki (seryjny albo inwentarzowy) |
| Historia | Historia ruchów ilości: dokumenty i saldo narastające | Historia sztuki: napełnienia, przeglądy, naprawy, lokalizacje |
| Przeglądy okresowe | Poza ewidencją | Termin przypisany do numeru egzemplarza |
| Rozliczenie z kontrahentem | Saldo w sztukach per typ | Wykaz numerów, które kontrahent ma u siebie |
| Nakład pracy | Wpisanie ilości na dokumencie | Wpisanie lub odczyt numeru przy każdym ruchu każdej sztuki |
| Typowe zastosowanie | Palety EUR, Gitterboxy w obiegu wymiennym, skrzynki | Pojemniki IBC z obowiązkiem przeglądów, nośniki wysokiej wartości |
Jak Studio PWS.net ewidencjonuje Gitterboxy i pojemniki IBC
Studio PWS.net ewidencjonuje Gitterboxy i pojemniki ilościowo: typ nośnika jest pozycją kartoteki, a ruchy, stany i salda liczone są w sztukach per typ.
W kartotece Typy palet nośnik ma kod i nazwę, jednostkę (sztuka), kategorię oraz obieg. Dla Gitterboxa przewidziano kategorię Skrzyniopaleta (Gitterbox), dla pojemników kategorię Skrzynka / pojemnik, a obieg to Wymienna, Najmowana albo Własna, co opisuje artykuł o poolingu palet a wymianie palet. W danych demonstracyjnych typ GITTER ma wymiary 1240 x 835 x 970 mm i obieg wymienny. Pojemnik IBC zakłada się jako typ w kategorii Skrzynka / pojemnik, a jeśli chcesz odróżnić pojemniki nowe od regenerowanych, zakładasz dla nich osobne typy. Zasady kartotek opisuje strona o kartotece typów palet i kontrahentów.
Formularz opisuje typ nośnika, a nie pojedynczą sztukę. Pole Kod kreskowy / QR przechowuje kod typu, a obieg decyduje o tym, jak rozliczana jest ta kategoria nośników.
Formularz typu zawiera pole Kod kreskowy / QR na kod nośnika. To wartość opisowa typu, a nie moduł skanowania: Studio PWS.net nie odczytuje kodów przy przyjęciu i nie drukuje etykiet.
Stan liczony jest osobno dla każdej pary lokalizacja, typ i klasa, dlatego widać, ile Gitterboxów leży w hali, ile na placu i ile z nich ma klasę Uszkodzona. Lokalizację z uszkodzonymi nośnikami można zablokować do wydań, na przykład jako kwarantannę albo strefę napraw. Wydanie WZ z takiej lokalizacji nie przejdzie, a wyjście wymaga przesunięcia ZL albo rozchodu RW. Wiarygodność tych liczb potwierdza kontrola zgodności stanu i sald.
Saldo kontrahenta prowadzone jest per typ palety. W widoku Salda kontrahentów ze szczegółowością Podmiot i typ palety widać, ile Gitterboxów, a ile pojemników zalega u danego kontrahenta, a Ruchy salda pokazują historię ilości z saldem narastającym i dokumentem źródłowym. Zestawienia na wybrany dzień i za okres opisuje strona o raportach sald paletowych.
Na pozycji dokumentu jest kolumna Identyfikator nośnika. To pole informacyjne: możesz wpisać w nim numer z tabliczki albo etykiety, żeby ślad został na dokumencie. Studio PWS.net nie prowadzi pod tym numerem historii egzemplarza i nie pilnuje terminów przeglądów, a saldo liczy w sztukach per typ. Wydanie Gitterboxa kontrahentowi jest dokumentem WZ, zwrot dokumentem PZ, a zmiana klasy po sortowaniu dokumentem ZL. Każdy z nich przechodzi przez Bufor i zmienia stan oraz saldo dopiero po zatwierdzeniu, co opisuje strona o buforze, zatwierdzeniu i storno. Kwit paletowy drukuje się dla takiego dokumentu po polsku, angielsku albo niemiecku, z pozycjami: typ palety, klasa, lokalizacja i ilość.
Studio PWS.net nie prowadzi historii egzemplarza, terminów przeglądów i badań, rejestru napraw ani fakturowania kaucji. Nie obsługuje też RFID. Jeśli rozważasz znakowanie pojemników, zobacz tekst o identyfikacji RFID pojemników, który opisuje to rozwiązanie ogólnie i wprost zaznacza, że leży poza zakresem programu. Pozostałe nośniki w jednym systemie omawia poradnik o zarządzaniu pojemnikami magazynowymi.
Jak zdecydować, czy potrzebujesz numeracji
O wyborze rozstrzyga to, czy ktokolwiek skorzysta z historii pojedynczej sztuki. Cztery pytania do własnego obiegu pozwalają to sprawdzić.
- Czy kontrahent, audytor albo przepis wymaga wskazania konkretnego pojemnika, a nie liczby?
- Czy z numerem wiąże się termin, na przykład przegląd, którego ktoś musi pilnować?
- Czy kolejne napełnienie zależy od poprzedniej zawartości pojemnika?
- Czy sztuka jest na tyle droga lub dedykowana, że jej utrata ma być rozliczana jako konkretny egzemplarz?
Cztery odpowiedzi „nie” oznaczają, że ewidencja ilościowa wystarcza. Jedna odpowiedź „tak” dotyczy zwykle tylko części obiegu, na przykład pojemników IBC do towarów niebezpiecznych, i wtedy numeracja obejmuje tę część, a Gitterboxy i palety zostają przy ewidencji w sztukach.