Dane kierowców w ewidencji palet to imię, nazwisko, telefon, zgoda na SMS i numery rejestracyjne, które Studio PWS.net trzyma w kartotece przewoźnika i pokazuje w dokumencie oraz na kwicie. Program nie zapisuje numeru dowodu ani numeru PESEL, a podstawę przetwarzania i okres przechowywania ustala firma, nie program.
Kierowca ma w kartotece jednego przewoźnika. Jego dane trafiają na listę w dokumencie, na kwit paletowy w PDF i do raportu Obroty kierowców. Kierowca nie ma własnego salda, bo saldo należy do przewoźnika. Imię, nazwisko i telefon to dane osobowe, a kartoteka nie przechowuje numeru dowodu ani PESEL. Ten tekst nie jest poradą prawną, a zgodność z przepisami zapewnia firma użytkownika. Opis dotyczy wersji 2.3.0, stan na 4 listopada 2026.
Co zapisuje kartoteka kierowcy
Kartoteka kierowcy zawiera przewoźnika, imię, nazwisko, telefon, zgodę na powiadomienia SMS, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz znacznik Aktywny. Przewoźnik jest polem wymaganym, a znacznik Aktywny włącza kierowcę do listy w dokumentach.
Kierowca ma w kartotece jednego przewoźnika. Jeśli jeździ dla dwóch firm, dopisujesz go dwa razy. W tabeli kartoteki jest też kolumna Zanonimizowany, która pokazuje kierowców z zanonimizowanymi danymi. Zgoda SMS to znacznik, który odnotowuje zgodę kierowcy na kontakt, i nie jest wymagana. Pola opisuje instrukcja: Kierowcy.
| Dana | Gdzie w programie | Po co | Uwaga |
|---|---|---|---|
| Imię i nazwisko | Kartoteka, dokument, kwit PDF, rejestry | Wskazanie osoby przy rampie | Dane osobowe |
| Telefon | Kartoteka | Kontakt z kierowcą | Dane osobowe |
| Zgoda na SMS | Kartoteka | Odnotowanie zgody na kontakt | Znacznik, nie jest wymagany |
| Rejestracje ciągnika i naczepy | Kartoteka, dokument, kwit PDF | Identyfikacja pojazdu w dokumencie | Uzupełniają się po wyborze kierowcy |
| Numer dowodu i PESEL | Nie są zapisywane | Nie dotyczy | Kartoteka ich nie przechowuje |
Gdzie dane kierowcy pojawiają się dalej
Dane kierowcy przechodzą z kartoteki do dokumentu, z dokumentu na kwit i do raportu. Schemat pokazuje tę drogę i granice: czego program nie zapisuje i co rozstrzyga firma.
W dokumencie przewoźnika wybiera się w sekcji Strony, a lista kierowców pokazuje tylko kierowców tego przewoźnika, z numerem rejestracyjnym w nawiasie. Po wyborze kierowcy program wpisuje numery rejestracyjne ciągnika i naczepy z kartoteki. Rejestry pokazują kolumny Przewoźnik, Kierowca, Rejestracja i Nr kwitu partnera, a filtr Szukaj znajduje dokument po numerze, kwicie, zleceniu i rejestracji.
Zrzut w nagłówku tej strony pokazuje formularz dokumentu PZ: sekcja Strony z wyborem przewoźnika i sekcja Transport z polem Kierowca.
| Miejsce | Jakie dane kierowcy | Uwaga |
|---|---|---|
| Formularz dokumentu | Kierowca z listy, rejestracje | Lista zależy od wybranego przewoźnika |
| Rejestry dokumentów | Kolumny Kierowca i Rejestracja | Widoczne dla osób z dostępem do rejestru |
| Kwit paletowy PDF | Przewoźnik, kierowca, ciągnik i naczepa | W stopce klauzula RODO administratora |
| Raport Obroty kierowców | Przewoźnik i kierowca z kartoteki | Raport informacyjny, nie rozlicza palet |
Szczegóły transportu opisuje instrukcja: Transport i kierowca, a układ kwitu strona o kwicie paletowym.
Kierowca spoza kartoteki
Kierowcę spoza kartoteki wpisujesz w dokumencie ręcznie, na przykład przy zastępstwie. Dokument da się zapisać, ale kierowca nie jest wtedy powiązany z kartoteką i nie pojawia się osobno w raportach. Rejestracje także wpisujesz ręcznie.
Stałych kierowców warto dopisać do kartoteki, bo tylko wtedy trafiają do raportu Obroty kierowców. Ręczny wpis oznacza też, że dane kierowcy trafiają do dokumentu bez kontroli kartoteki. Ustal w firmie, kto wpisuje takie dane i w jakich sytuacjach.
Czego program nie zapisuje i czego nie ustala
Kartoteka nie przechowuje numeru dowodu ani numeru PESEL. Imię, nazwisko i telefon kierowcy są danymi osobowymi, więc ich przetwarzanie podlega przepisom o ochronie danych.
Program nie ustala za firmę podstawy przetwarzania, okresu przechowywania ani zakresu dostępu. Instrukcja zaznacza, że firma wybiera podstawę przetwarzania spośród przewidzianych w art. 6 ust. 1 RODO i sama określa, jak długo przechowuje dane. Szczegóły podaje instrukcja: Palety w prawie i w programie. Ten tekst nie jest poradą prawną.
| Decyzja | Kto decyduje | Co robi program |
|---|---|---|
| Podstawa przetwarzania | Firma, zwykle z udziałem inspektora ochrony danych | Nie ustala jej |
| Okres przechowywania | Firma | Nie ustala go |
| Zakres danych | Wdrożenie i firma | Zapisuje imię, nazwisko, telefon, rejestracje i zgodę SMS, bez dowodu i PESEL |
| Kto widzi kartotekę i rejestry | Wdrożenie (uprawnienia ról) | Pokazuje dane zgodnie z rolą |
| Treść klauzuli informacyjnej | Firma jako administrator | Drukuje klauzulę RODO w stopce kwitu |
Anonimizacja, zgoda SMS i klauzula na kwicie
Anonimizacja kierowcy jest widoczna w kartotece jako kolumna Zanonimizowany. Instrukcja odsyła do zasad ochrony danych na stronie o prawie, a okres, po którym dane trzeba zanonimizować lub usunąć, ustala firma.
Zgoda na SMS to w obecnej wersji znacznik w kartotece. Program zapisuje informację o zgodzie, ale nie wysyła kierowcom wiadomości SMS. Klauzulę RODO administratora program drukuje w stopce kwitu paletowego. Tekst klauzuli powinien odpowiadać zasadom przyjętym w firmie, bo kwit trafia do kierowcy i do przewoźnika.
Raport Obroty kierowców nie rozlicza palet
Raport Obroty kierowców pokazuje, ile palet przyjęto i wydano przy dokumentach danego kierowcy w okresie, pogrupowane według przewoźników. Parametry to okres, przewoźnik i kierowca, a kolumny to dokumenty, przyjęto, wydano i różnica.
Raport jest informacyjny. Saldo palet rozlicza się z przewoźnikiem, nie z kierowcą, a kierowca nie ma własnego salda. Do raportu trafiają tylko kierowcy z kartoteki. Opis wszystkich raportów jest na stronie o raportach sald w instrukcji i na stronie o raportach sald palet. O saldzie przewoźnika pisze artykuł o saldzie palet przewoźnika.
Pytania do inspektora ochrony danych przed wdrożeniem
Pięć pytań porządkuje decyzje, które zapadają przed wprowadzeniem pierwszego kierowcy do kartoteki.
- Na jakiej podstawie firma przetwarza dane kierowców przewoźników?
- Jak długo przechowujemy dane kierowców po ostatnim dokumencie?
- Kto w firmie ma dostęp do kartoteki kierowców i do rejestrów z ich danymi?
- Czy zaznaczamy zgodę na SMS i kto ją odnotowuje?
- Czy klauzula na kwicie odpowiada przyjętym w firmie zasadom informowania?
Kartoteki palet, podmiotów i kierowców omawia strona o kartotekach palet i podmiotów. Jak dane z dokumentów składają się na dowód w ewidencji, pokazuje artykuł o ewidencji palet na audyt.
Czego program nie robi z danymi kierowców
Studio PWS.net ewidencjonuje dane potrzebne do rozliczenia palet i nie zastępuje polityki ochrony danych firmy. Granice:
- nie zapisuje numeru dowodu ani numeru PESEL kierowcy,
- nie ustala podstawy przetwarzania ani okresu przechowywania,
- nie prowadzi salda kierowcy, bo saldo należy do przewoźnika,
- nie wysyła SMS-ów do kierowców, chociaż zapisuje zgodę,
- nie zastępuje klauzuli informacyjnej firmy, bo drukuje tylko jej stopkę na kwicie.