Intuicyjny interfejs skraca naukę programu i ogranicza błędy, jeśli opiera się na konkretnych mechanizmach, a nie na ogólnej obietnicy prostoty. W Studio PWS.net są to: Pulpit z klikalnymi kafelkami, menu boczne zależne od roli, bufor oddzielający wpisywanie dokumentu od jego skutku, komunikaty wyjaśniające zasady na ekranie oraz ekran kontroli zgodności. Poniżej opisujemy każdy z nich i pokazujemy, jak sprawdzić łatwość obsługi razem z zespołem.
W skrócie
Interfejs Studio PWS.net upraszcza pracę dzięki kilku konkretnym mechanizmom: Pulpitowi z klikalnymi kafelkami, menu zależnemu od roli, buforowi, który oddziela wpisywanie od skutku, komunikatom na ekranie i kontroli zgodności. Program działa w przeglądarce, ma język interfejsu do wyboru i motyw jasny albo ciemny. Nie obiecujemy konkretnego czasu nauki ani liczby kliknięć, bo zależą od zespołu, ale pokazujemy, gdzie ekrany ograniczają błędy i skracają szukanie danych.
Pulpit pokazuje, co wymaga uwagi
Pulpit to pierwszy ekran po zalogowaniu i zbiera w kafelkach liczby, które zwykle trzeba sprawdzać na początku zmiany. Są wśród nich Dokumenty w buforze, Mój bufor, Dokumenty dzisiaj, Zatwierdzone dzisiaj, Inwentaryzacje do policzenia, Stan magazynu, Typy poza progami, Lokalizacje przepełnione, Salda kontrahentów, Salda przewoźników i Salda ponad limit.
Każdy kafelek można kliknąć, aby przejść do szczegółów, więc Pulpit pełni rolę spisu treści pracy. Dwie tabele, Największe salda kontrahentów i Największe salda przewoźników, pokazują dziesięciu podmiotów z największym saldem dodatnim, a dwuklik w wierszu otwiera ruchy salda. W danych demonstracyjnych Pulpit pokazuje 3308 sztuk w magazynie, 8 dokumentów w buforze i 12 kontrahentów z saldem. Dzięki temu osoba, która pierwszy raz otwiera program, od razu widzi, gdzie jest praca do wykonania.
Menu zależy od roli i ma stały układ
Menu boczne ma siedem stałych grup: Start, Dokumenty, Magazyn, Rozliczenia, Kartoteki, Raporty i Administracja. Kto opanuje jedną grupę, odnajdzie się w pozostałych, bo ekrany mają wspólny układ: tytuł, krótki opis, filtry, tabela i przyciski nad nią. Zakres menu zależy od roli, więc użytkownik nie widzi ekranów, których nie potrzebuje. Rola PWS - biuro widzi całość.
Statusy są w tabelach oznaczone wyraźnie: dokument ma status Bufor, Zatwierdzony albo Anulowany, a kolumna Limit salda wyróżnia wartości Ponad limit, W limicie i Bez limitu. Przekroczenie widać więc bez porównywania liczb, a zatwierdzone i anulowane dokumenty nie mieszają się w jednej kolumnie.
Pasek u góry przypomina, w jakim kontekście użytkownik pracuje: rola, firma, oddział, magazyn i komórka. Zawiera też wyszukiwarkę transakcji, przycisk Pomoc, wybór języka interfejsu, przełącznik motywu jasnego i ciemnego oraz powiadomienia. Ekrany otwierają się w zakładkach, więc rejestr Bufor, formularz dokumentu i Stan magazynu można mieć otwarte równocześnie i przełączać się między nimi bez utraty miejsca. Zmiany względem poprzedniej wersji opisujemy na stronie o nowej wersji Studio PWS.net.
Bufor i komunikaty prowadzą przez operację
Bufor jest najważniejszym ułatwieniem w pracy z dokumentami. Dokument roboczy można zapisać, poprawić i usunąć, a stan i saldo zmienia dopiero przycisk Zatwierdź, więc pomyłka we wpisie nie wymaga storna. Formularz dokumentu dzieli się na sekcje Dokument, Strony, Transport, Uwagi, Pozycje i Historia, a przyciski Zapisz, Zatwierdź, Drukuj, Kopiuj do nowego, Usuń bufor i Zamknij stoją w jednym miejscu u dołu ekranu.
Ekrany wyjaśniają się same krótkimi komunikatami. Przy stanie magazynu program mówi, że ilości w buforze są informacyjne, a do wydania dostępny jest tylko stan zatwierdzony. Przy dokumencie wyjaśnia, że zmienia on saldo jednej strony, kontrahenta albo przewoźnika, a druga strona jest tylko informacją o transporcie. Przy inwentaryzacji ostrzega, że od utworzenia arkusza do zatwierdzenia nie można zatwierdzać ruchów w zakresie. Ekran kontroli kończy się komunikatami Stan zgodny z dokumentami i Salda zgodne z dokumentami.
Zdanie pod nagłówkiem sekcji Strony tłumaczy, czyje saldo zmieni dokument, zanim użytkownik go zatwierdzi. Pole Kierowca jest polem dokumentu, a saldo dla kierowcy nie powstaje.
Tabele z filtrami w kolumnach skracają szukanie
Rejestry i zestawienia mają filtry nad każdą kolumną oraz pola wyszukiwania, więc szukanie dokumentu albo salda sprowadza się do wpisania fragmentu numeru, nazwy lub NIP. Nad tabelą stoją przyciski działające na zaznaczonym wierszu: Otwórz, Drukuj, Kopiuj do nowego, Zatwierdź, Storno i Odśwież. Ekran Stan magazynu dodaje przyciski Wydaj z tej lokalizacji, Przesuń i Historia, a Salda kontrahentów przyciski Ruchy salda, Karta podmiotu i Korekta salda.
Formularze kartotek też ograniczają wpisywanie. W formularzu podmiotu przycisk Pobierz z rejestru uzupełnia po wpisaniu NIP nazwę, adres, REGON i status VAT z rejestrów publicznych, a dla firm z innych krajów UE numer VAT jest sprawdzany w systemie VIES. Kierowców wybiera się z kartoteki przewoźnika, a typ palety z listy, więc nazwy w dokumentach nie rozjeżdżają się przez literówki. Przycisk Kopiuj do nowego tworzy nowy dokument na podstawie istniejącego, co przy powtarzalnych dostawach oszczędza wpisywanie pozycji.
Filtry daty i statusu można zawęzić do okresu albo wrócić do widoku domyślnego przyciskiem Przywróć domyślne filtry. Raporty drukują się do PDF z tymi samymi parametrami co podgląd, więc to, co użytkownik widzi na ekranie, trafia na wydruk bez ponownego ustawiania filtrów.
Podsumowanie Wiersze, Stan razem, W buforze wydań i W buforze przyjęć przelicza się po zmianie filtra. Przycisk Historia otwiera pozycje dokumentów, które ten stan zbudowały.
Jak sprawdzić interfejs z zespołem
Łatwość obsługi najlepiej ocenić, zlecając zespołowi konkretne zadania na danych demonstracyjnych i sprawdzając, czy osoby znajdują drogę bez pomocy. Poniższa tabela zawiera sześć zadań ze ścieżką w menu, którą każde z nich zajmuje w Studio PWS.net.
| Zadanie | Ścieżka w menu |
|---|---|
| Sprawdzić saldo kontrahenta | Rozliczenia, Salda, Salda kontrahentów albo kafelek na Pulpicie |
| Założyć przyjęcie palet | Dokumenty, Nowy dokument, Przyjęcie PZ |
| Znaleźć dokumenty czekające na zatwierdzenie | Dokumenty, Rejestry, Bufor (do zatwierdzenia) albo kafelek Dokumenty w buforze |
| Wydrukować kwit paletowy | Rejestr dokumentów, zaznaczenie dokumentu, przycisk Drukuj, okno Drukuj kwit |
| Sprawdzić stan na lokalizacji | Magazyn, Stany, Stan magazynu |
| Sprawdzić zgodność stanu z dokumentami | Raporty, Kontrola, Zgodność stanu z ruchami |
Co robi Studio PWS.net, a czego nie
Interfejs Studio PWS.net jest zaprojektowany do pracy w przeglądarce na komputerze i tablecie. Poniższe zestawienie wskazuje, czego w nim nie ma, aby nikt nie szukał tych funkcji bez potrzeby.
| Temat | Co jest w Studio PWS.net | Czego nie ma |
|---|---|---|
| Urządzenia | Przeglądarka na komputerze i tablecie; układ responsywny | Aplikacja mobilna, praca offline; telefon nie jest głównym nośnikiem pracy |
| Wprowadzanie danych | Formularz dokumentu z wyborem typu palety z kartoteki | Skanowanie kodów, odczyt RFID, podpowiedzi z poprzednich dokumentów |
| Potwierdzenie | Wydruk kwitu z polami podpisów obu stron | Podpis na ekranie, zdjęcia uszkodzeń |
| Powiadomienia | Kafelki Pulpitu i kolumny w tabelach | Alerty e-mail i SMS o stanach i limitach |
Warto zapisać, ile czasu zajmuje każde zadanie osobom, które widzą program po raz pierwszy, i wrócić do pomiaru po tygodniu pracy. Różnica między pierwszym a drugim pomiarem pokazuje realny koszt nauki lepiej niż jakakolwiek deklaracja dostawcy.
Interfejs wpływa na efektywność pracy tylko wtedy, gdy zespół korzysta z niego na co dzień, dlatego warto połączyć test z krótkim szkoleniem wdrożeniowym. Wdrożenie trwa zwykle od 3 do 8 tygodni od podpisania umowy, a koszt zależy od zakresu, co wyjaśnia strona cennika. Rolę poszczególnych mechanizmów w ograniczaniu ręcznej pracy opisuje artykuł o automatyzacji procesów w ewidencji palet, a pracę poza biurem artykuł o ewidencji palet w przeglądarce. Cykl dokumentu od bufora do storno wyjaśnia strona o buforze, zatwierdzeniu i storno, a kwit, który użytkownik drukuje z dokumentu, artykuł o kwicie paletowym.