Śledzenie pojemników zwrotnych wymaga systemu, który prowadzi kartę nośnika, rejestruje zdarzenia, nadaje statusy techniczne, rozlicza kontrahenta i wymienia dane z ERP. Poniżej opisujemy te zasady projektowe ogólnie, bo dotyczą każdego systemu, a następnie wskazujemy, które z nich realizuje Studio PWS.net. Program jest ewidencją ilościową nośników i rozliczeniem sald, a nie systemem WMS, więc część zasad, na przykład tożsamość egzemplarza, leży poza jego zakresem.
W skrócie
System do śledzenia pojemników zwrotnych potrzebuje karty nośnika, rejestru zdarzeń, statusów technicznych, rozliczenia z kontrahentem i wymiany danych z ERP. Studio PWS.net nie jest systemem WMS, tylko ewidencją i rozliczeniem nośników: realizuje zdarzenia jako dokumenty, statusy jako klasy jakości, rozliczenie jako salda i kontrolę jako ekran Zgodność stanu z ruchami. Nie prowadzi karty pojedynczego egzemplarza, nie identyfikuje nośników tagami ani kodami i nie ma wbudowanej integracji z ERP.
Jakie funkcje powinien mieć system do śledzenia pojemników zwrotnych
System do śledzenia pojemników zwrotnych musi odpowiadać na trzy pytania: ile nośników firma ma, gdzie one są i kto za nie odpowiada. Dlatego opiera się na karcie nośnika albo typu, rejestrze zdarzeń, statusach technicznych i rozliczeniu z kontrahentem.
Karta nośnika zawiera unikalny identyfikator, status, lokalizację i historię wykorzystania. Przy pojemnikach o wysokiej wartości taka karta dotyczy konkretnego egzemplarza, a przy palecie i skrzynce zwykle wystarcza karta typu, bo nośniki są wymienne. Wybór poziomu szczegółowości jest pierwszą decyzją projektową i wpływa na wszystkie pozostałe: koszt identyfikacji, liczbę operacji do zarejestrowania i sposób inwentaryzacji.
Rejestr zdarzeń obejmuje wydanie do kontrahenta, przyjęcie zwrotu, przesunięcie między lokalizacjami, mycie, przegląd i wycofanie uszkodzonej jednostki. Każde zdarzenie powinno mieć datę, osobę i dokument, a zmiany powinny przechodzić przez kontrolę, która nie pozwala wydać więcej, niż jest w stanie. Dodatkowo system powinien pokazywać, ile nośników jest u poszczególnych kontrahentów i które salda rosną najszybciej, oraz pozwalać nadawać statusy techniczne, aby nośnik dostępny fizycznie nie wchodził do wydania, dopóki nie przejdzie czyszczenia albo naprawy.
Metoda identyfikacji: kod kreskowy, RFID albo ewidencja ilościowa
Metodę identyfikacji dobiera się do wartości nośnika i skali ruchu. Kod kreskowy lub QR na trwałej etykiecie jest najtańszym sposobem nadania numeru, ale wymaga skanowania każdej sztuki. RFID odczytuje wiele tagów naraz i opłaca się przy dużym przepływie albo przy nośnikach o wysokiej wartości. Ewidencja ilościowa nie identyfikuje egzemplarzy wcale i liczy typy, lokalizacje i klasy.
Każda z tych metod ma sens w innym miejscu i często łączy się je w jednym magazynie. Szczegóły wdrożenia tagów opisujemy w artykule o identyfikacji RFID pojemników, a kody na paletach i kartonach w artykule o etykiecie logistycznej. Studio PWS.net wybiera trzecią metodę: ewidencję ilościową, z informacyjnym polem Identyfikator nośnika na pozycji dokumentu.
Integracja z ERP i podział ról między systemami
System do śledzenia nośników współpracuje z ERP, ale nie powinien go zastępować: ERP odpowiada za kartotekę kontrahentów, zamówienia i faktury, a system nośników za stany, lokalizacje i salda opakowań. Wymiana danych odbywa się plikami, przez współdzieloną bazę albo przez interfejs programistyczny, a wybór zależy od architektury ERP i od tego, jak często dane mają się zgadzać.
Studio PWS.net nie ma wbudowanej integracji z ERP ani WMS. Dane wprowadza się w programie, a przenosi się je kreatorami importu w menu Kartoteki: kontrahentów i przewoźników, typów palet, lokalizacji oraz bilansu otwarcia. Raporty drukują się do PDF. Jeśli firma potrzebuje automatycznej wymiany z ERP, zakres prac ustala się przed wyceną i wycenia osobno. Szerzej piszemy o tym w artykule o integracji palet z ERP i WMS.
Saldo liczy się osobno dla roli kontrahenta i roli przewoźnika. W danych demonstracyjnych pięciu przewoźników ma saldo, przy czym łącznie winni są firmie 295 sztuk, a firma winna jest im 195 sztuk.
Jakie dane przygotować przed projektem
Przed konfiguracją warto zebrać cztery zestawy danych: spis typów nośników z wymiarami i obiegiem, listę kontrahentów i przewoźników, lokalizacje magazynowe z pojemnością oraz stany i salda początkowe. Kompletność tych danych decyduje o jakości całego wdrożenia, bo wszystkie dokumenty będą się do nich odwoływać.
W Studio PWS.net każdy z tych zestawów ma własną kartotekę: Typy palet, Kontrahenci i Przewoźnicy, Lokalizacje oraz Bilans otwarcia. Po wpisaniu numeru NIP program może pobrać dane podmiotu z rejestrów publicznych, a dla firm z innych krajów UE sprawdza numer VAT w systemie VIES. Pola kartotek opisujemy na stronie o kartotekach palet i podmiotów, a przeniesienie stanów i sald z arkusza na stronie o imporcie bilansu otwarcia palet. Dla każdego typu można dodatkowo ustawić progi stanu minimum, optimum i maksimum, a dla podmiotu limit salda.
Kontrola stanu technicznego nośników
Kontrola stanu technicznego polega na nadaniu każdemu zwróconemu nośnikowi statusu zależnego od jego kondycji i skierowaniu go do właściwej lokalizacji: do ponownego wydania, do mycia albo do naprawy. System powinien pokazywać, ile nośników jest w każdym statusie, i nie pozwalać wydać tych, które nie są gotowe.
W Studio PWS.net rolę statusów pełnią klasy jakości: Nowa, A, B, C, Nieposortowana, Uszkodzona i Do złomowania. Stan liczony jest osobno dla każdej pary lokalizacja, typ i klasa, a zmianę klasy rejestruje dokument ZL. Lokalizację na nośniki czekające na przegląd można zablokować do wydań, a wydanie w klasach Uszkodzona i Do złomowania program każe potwierdzić. Nie ma natomiast statusów czyszczenia ani terminów przeglądu egzemplarza. Klasy opisujemy na stronie o klasach jakości palet.
Pierwsza kontrola porównuje stan każdej pozycji z sumą ruchów zatwierdzonych dokumentów, druga sprawdza, czy każdy ruch salda ma podmiot tej firmy i czy anulowany dokument ze stornem zeruje saldo.
Co robi Studio PWS.net, a czego nie
Studio PWS.net realizuje zasady projektowe, które da się spełnić ewidencją ilościową, a pozostałe zostawia osobnym narzędziom. Tabela przypisuje każdą zasadę do programu albo do tego, czego w nim nie ma.
| Temat | Co jest w Studio PWS.net | Czego nie ma |
|---|---|---|
| Tożsamość nośnika | Kod i nazwa typu w kartotece; informacyjne pole Identyfikator nośnika w pozycji dokumentu | Karta egzemplarza, identyfikacja kodem lub tagiem |
| Zdarzenia | Dokumenty PZ, WZ, ZL, PW, RW i KS z cyklem bufor, zatwierdzony, anulowany | Rejestracja mycia, przeglądu i badań egzemplarza |
| Statusy techniczne | Klasy jakości i lokalizacje zablokowane do wydań | Statusy czyszczenia i terminy przeglądów |
| Rozliczenie z kontrahentem | Salda kontrahentów i przewoźników per typ, limit z akcją Ostrzeżenie lub Blokada, Ruchy salda | Potwierdzanie salda przez partnera, spory, wiekowanie sald |
| Kontrola spójności | Zgodność stanu z ruchami, inwentaryzacja z arkuszem liczenia | Alerty e-mail i SMS o rozbieżnościach |
| Integracja z ERP | Import kartotek i bilansu otwarcia z plików, raporty do PDF | Wbudowana integracja z ERP i WMS; prace ustalane osobno przed wyceną |
Od czego zacząć projekt systemu do śledzenia nośników
Projekt najlepiej zacząć od uporządkowania decyzji, a nie od konfiguracji. Cztery kroki wyznaczają kolejność, w której warto je podejmować.
- Inwentarz nośników i ich przepływ. Spisz typy palet, skrzynek i pojemników w obiegu oraz miejsca, przez które przechodzą, od przyjęcia po zwrot od kontrahenta.
- Lista problemów bieżącej ewidencji. Spory o saldo i godziny spędzone na uzgadnianiu danych wyznaczą priorytety projektu.
- Poziom szczegółowości. Rozstrzygnij, czy wystarczy ewidencja ilościowa, czy firma potrzebuje numerów egzemplarzy, bo od tego zależy wybór narzędzia.
- Dane i pilotaż. Przygotuj kartoteki i bilans otwarcia, uruchom system w jednym magazynie i dopiero po ocenie wyników rozszerz go na kolejne.
Dla ewidencji ilościowej Studio PWS.net wdraża się zwykle w ciągu od 3 do 8 tygodni od podpisania umowy, a koszt zależy od zakresu, co wyjaśnia strona cennika. Ewidencję samych pojemników opisuje artykuł o zarządzaniu pojemnikami magazynowymi, a miejsce programu wśród innych systemów magazynowych artykuł o oprogramowaniu do zarządzania logistyką.